Tìm hiểu quy trình chuyển phát nhanh 7 bước chuyên nghiệp tại GHTK

Bước 1: Đăng ký/Đăng nhập tài khoản GHTK

Để bắt đầu gửi chuyển phát nhanh, shop cần tải và đăng ký tài khoản GHTK. Shop có thể quét mã QR trên ảnh để tải phiên bản GHTK phù hợp một cách nhanh chóng.

Sau khi tải app GHTK, shop thực hiện đăng ký tài khoản GHTK. Hướng dẫn chi tiết tại đây. 

Bước 2. Tiếp nhận đơn hàng

Khi shop có nhu cầu vận chuyển, GHTK sẽ cung cấp nhiều kênh tiếp nhận đơn hàng linh hoạt như app, website hoặc trực tiếp tại các bưu cục. Việc xác nhận thông tin đầy đủ và chính xác từ khách hàng về người gửi, người nhận, loại hàng hóa và dịch vụ yêu cầu là bước quan trọng để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.

Người gửi đưa ra yêu cầu vận chuyển

Shop có thể gửi yêu cầu vận chuyển thông qua nhiều kênh khác nhau như ứng dụng di động, website, hotline hoặc trực tiếp tại các bưu cục của GHTK. Tuy nhiên, GHTK luôn khuyến khích mọi khách hàng áp dụng cách tạo đơn hàng trên app GHTK.

>> Hướng dẫn tạo đơn hàng trên app GHTK chi tiết tại đây.

Xác nhận thông tin đơn hàng

Thông qua hệ thống tự động, GHTK sẽ kiểm tra và xác nhận các thông tin cần thiết ngay khi khách hàng nhập đơn hàng vào hệ thống (ví dụ: nếu khách chọn dịch vụ EXPRESS nhưng nhập cân nặng vượt quá quy định của EXPRESS, hệ thống sẽ tự động báo lỗi). Khi khách điền xong hết thông tin, hầu như 100% hệ thống tự động xác nhận đơn hàng mà không cần phải thực hiện thao tác thủ công. Việc xác nhận thông tin tự động giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

Thông tin cần xác nhận bao gồm:

• Thông tin người gửi và người nhận: Họ tên, số điện thoại và địa chỉ của cả người gửi lẫn người nhận để đảm bảo không có sự nhầm lẫn khi giao hàng.
• Loại hàng hóa: Xác định rõ loại hàng hóa cần vận chuyển (hồ sơ, quà tặng, hàng hóa thương mại, …) để chọn lựa gói dịch vụ cho phù hợp.
• Khối lượng hàng hóa: Việc xác định khối lượng hàng hóa chính xác giúp cho GHTK tính toán chi phí và thời gian vận chuyển hợp lý.
• Hình thức dịch vụ: Chọn hình thức dịch vụ phù hợp như GHTK Express, Xfast nối điểm, BBS tùy theo nhu cầu và tốc độ cần gửi đơn của khách hàng.

Bước 3. Lấy hàng

Sau khi hoàn tất việc tiếp nhận đơn hàng, GHTK sẽ tổ chức lấy hàng theo yêu cầu của khách hàng. Tùy vào hình thức dịch vụ và quy trình chuyển phát nhanh, nhân viên sẽ đến lấy hàng tại địa chỉ người gửi hoặc khách hàng có thể mang hàng ra bưu cục gần nhất.

Nhân viên đến lấy hàng

Đối với dịch vụ lấy tận nơi, nhân viên GHTK sẽ đến địa chỉ của người gửi theo khung giờ đã hẹn trước. Trong trường hợp người gửi lựa chọn tự mang hàng đến bưu cục, nhân viên sẽ hỗ trợ kiểm tra và tiếp nhận hàng ngay tại điểm gửi.

Kiểm tra hàng hóa

Trước khi nhận hàng, nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra để xác minh tính hợp lệ và an toàn của hàng hóa. Mọi kiện hàng phải tuân thủ các quy định về kích thước, trọng lượng và quy tắc vận chuyển (không chứa hàng cấm, dễ vỡ, dễ cháy,...). Điều này giúp bảo vệ lợi ích của khách hàng và đảm bảo an toàn cho quy trình chuyển phát nhanh.

Quét mã vận đơn

Sau khi kiểm tra, mỗi kiện hàng sẽ được dán một mã vận đơn duy nhất. Mã này không chỉ giúp theo dõi quá trình vận chuyển mà còn là công cụ quản lý, giúp nhân viên GHTK dễ dàng tra cứu và cập nhật thông tin về đơn hàng, đảm bảo quá trình giao hàng được thực hiện chính xác.

Bước 4. Xử lý hàng hóa

Ngay từ khi hàng hóa được tiếp nhận tại bưu cục/kho, GHTK sẽ tiến hành phân loại hàng hóa theo lộ trình vận chuyển và yêu cầu dịch vụ. Quá trình phân loại này giúp xác định chính xác tuyến đường và phương thức vận chuyển, từ đó tối ưu hóa thời gian và chi phí vận chuyển.

Phân loại tại bưu cục/kho

Khi hàng hóa được tiếp nhận tại bưu cục/kho, GHTK sẽ tiến hành phân loại các kiện hàng theo các tiêu chí như loại hàng hóa, điểm đến, hình thức dịch vụ và các yêu cầu đặc biệt khác. Việc phân loại ngay tại bưu cục giúp rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển theo đúng lộ trình.

Quét qua trụ cân

Trước khi phân loại chi tiết, hàng hóa sẽ được quét qua trụ cân để xác định lại cân nặng và kích thước chuẩn của đơn hàng. Điều này giúp đảm bảo việc tính toán phí vận chuyển chính xác và tránh sai sót trong quá trình giao hàng.

Phân loại theo tuyến

Tại kho, hàng hóa sẽ được phân loại một cách tự động hóa dựa trên các yếu tố như khu vực, tỉnh thành của người nhận. Quy trình này giúp tối ưu hóa quy trình chuyển phát nhanh, đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng và chính xác. Hệ thống tự động sẽ quét mã vận đơn và sắp xếp hàng hóa vào các khu vực phù hợp với tuyến đường giao hàng.

Bước 5. Vận chuyển

Sau khi hàng hóa được phân loại, quá trình vận chuyển bắt đầu để đưa hàng đến tay người nhận trong thời gian ngắn nhất. GHTK sử dụng nhiều phương tiện khác nhau để đảm bảo hàng hóa được giao đúng hẹn một cách an toàn.

Điều phối phương tiện

GHTK sẽ điều phối các phương tiện vận chuyển phù hợp với khoảng cách và yêu cầu dịch vụ. Đối với các đơn hàng trong thành phố, xe máy có thể được sử dụng để giao hàng nhanh chóng. Với các đơn liên tỉnh hoặc có khối lượng lớn, GHTK sử dụng xe tải hoặc máy bay để đảm bảo thời gian giao hàng chính xác và hiệu quả.

Quy trình vận hành riêng biệt cho các loại đơn hàng

• Đơn hàng XFast nối điểm: Đơn hàng XFast nối điểm sẽ có luồng vận hành riêng biệt và không chung với các đơn hàng khác. Cụ thể, đơn hàng này sẽ được lấy từ điểm gửi và mang đến bưu cục, sau đó từ bưu cục sẽ tiếp tục vận chuyển đến nơi giao hàng.
• Đơn hàng thông thường: Các đơn hàng thông thường sẽ được đưa tiếp đến trung tâm phân loại hàng hóa để tiếp tục xử lý, phân loại và giao đến đúng địa chỉ nhận hàng.
• Đơn hàng hỏa tốc: Các đơn hàng hỏa tốc sẽ có luồng vận hành riêng, được vận chuyển bằng máy bay để đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng và chính xác.

Luân chuyển giữa các kho

Khi vận chuyển liên tỉnh, hàng hóa có thể cần qua nhiều kho tập kết khác nhau. Quá trình luân chuyển giữa các kho giúp tối ưu quy trình chuyển phát nhanh và điều phối hàng hóa một cách hợp lý. Từ đó đảm bảo đơn hàng đến tay người nhận một cách an toàn.

Bước 6. Giao hàng

Khi hàng hóa đã đến kho đích (gần địa chỉ người nhận), nhân viên GHTK sẽ thực hiện các bước cuối cùng để đảm bảo hàng được giao tận tay người nhận một cách chính xác và nhanh chóng.

Nhân viên giao hàng liên hệ người nhận

Trước khi giao hàng, nhân viên GHTK sẽ liên hệ với người nhận để hẹn giờ và xác minh các thông tin như địa chỉ, số điện thoại, điều kiện nhận hàng. Việc này giúp đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra suôn sẻ và người nhận có thể sắp xếp thời gian nhận hàng thuận tiện nhất.

Giao hàng

Hàng hóa sẽ được giao tận nơi đến khách hàng. Với một số đơn hàng đặc biệt hoặc giá trị cao, người nhận có thể được yêu cầu ký nhận, eKyc để đảm bảo tính chính xác và an toàn cho quá trình giao hàng. Quy trình giao nhận này giúp GHTK đảm bảo hàng hóa đến tay khách đúng thời gian và đúng tình trạng.

Thu hộ COD (nếu có)

Đối với các đơn hàng chưa thanh toán trước, nhân viên giao hàng sẽ thu tiền COD trực tiếp từ khách hàng khi giao hàng. Việc thu hộ COD đảm bảo rằng số tiền thanh toán được chuyển về đúng người gửi một cách nhanh chóng, an toàn và minh bạch.

Bước 7. Kết thúc đơn hàng

Sau khi đơn hàng được giao thành công, GHTK sẽ thực hiện các bước cuối cùng để hoàn tất quy trình chuyển phát nhanh. Điều này giúp đảm bảo mọi thông tin được cập nhật chính xác và thanh toán COD được xử lý đúng hạn.

Cập nhật trạng thái “đã giao”

Ngay khi hàng hóa được giao đến người nhận, trạng thái đơn hàng sẽ được cập nhật “đã giao” trên hệ thống GHTK. Người gửi và người nhận đều có thể kiểm tra tình trạng đơn hàng qua ứng dụng hoặc website để xác nhận quá trình giao hàng đã hoàn tất.

Đối soát COD

Nếu đơn hàng có hình thức COD, GHTK sẽ thực hiện đối soát COD, kiểm tra số tiền thu hộ và thanh toán lại cho người gửi theo kỳ hạn đã thỏa thuận. Việc thanh toán COD được thực hiện nhanh chóng và minh bạch, bảo vệ đầy đủ quyền lợi của người gửi.

Bước 8. Hỗ trợ sau giao hàng (nếu cần)

Sau khi giao hàng, GHTK luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong trường hợp có vấn đề phát sinh trong quy trình chuyển phát. Những vấn đề này có thể kể đến như giao hàng không thành công, hàng hóa bị hư hỏng hoặc khiếu nại liên quan đến dịch vụ.

Khiếu nại, hỗ trợ đổi trả, hoàn hàng nếu giao không thành công

Nếu giao hàng không thành công hoặc khách hàng không nhận được hàng vì lý do nào đó, GHTK sẽ hỗ trợ giải quyết, bao gồm việc đổi trả hoặc hoàn hàng cho người gửi. Mọi khiếu nại sẽ được xử lý nhanh chóng, với sự hỗ trợ của đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

Hỗ trợ khi hàng bị hư hỏng

Trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, GHTK cam kết hoàn tiền hoặc bồi thường theo chính sách bảo vệ quyền lợi khách hàng. Khách hàng có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ để được hướng dẫn làm thủ tục khiếu nại và giải quyết vấn đề.

>> Tham khảo thêm về quy định bồi thường của GHTK tại đây.

Bí quyết giúp người bán tối ưu quy trình chuyển phát nhanh

Tối ưu quy trình chuyển phát nhanh không chỉ giúp người bán tiết kiệm thời gian, giảm chi phí mà còn nâng cao trải nghiệm mua sắm cho khách hàng. Một trong những yếu tố quan trọng nhất là chọn đúng đối tác vận chuyển uy tín.

Chọn đối tác vận chuyển phù hợp, uy tín

Việc lựa chọn một đối tác vận chuyển uy tín và chuyên nghiệp là bước quan trọng để tối ưu quy trình chuyển phát nhanh. Những đơn vị có mạng lưới bưu cục rộng khắp toàn quốc, số lượng shipper đông đảo và đội xe đa dạng như GHTK sẽ giúp các doanh nghiệp/shop linh hoạt trong việc gửi hàng, kể cả với các đơn hàng khối lượng lớn hay yêu cầu giao nhanh..

Điều này mang lại lợi ích trực tiếp cho người bán:

• Đảm bảo giao hàng đúng hạn: Nhờ hệ thống bưu cục và đội ngũ giao nhận chuyên nghiệp, đơn hàng được xử lý và vận chuyển kịp thời.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Quy trình tối ưu giúp các shop không phải lo lắng về việc chờ đợi shipper hay xử lý sự cố ngoài dự kiến.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Giao hàng nhanh chóng, đúng hẹn sẽ tạo ấn tượng tích cực, tăng độ tin cậy và tỷ lệ mua lại của khách.
• Hỗ trợ nhanh chóng khi phát sinh sự cố: Đối tác uy tín luôn có hệ thống chăm sóc khách hàng sẵn sàng giải quyết các vấn đề như thất lạc, hư hỏng hàng hóa hay điều chỉnh đơn hàng.

Vì vậy, chọn đối tác vận chuyển phù hợp không chỉ là lựa chọn về tốc độ hay chi phí, mà còn là chiến lược giúp người bán tối ưu toàn bộ quy trình chuyển phát nhanh, từ chuẩn bị đơn hàng đến giao tận tay khách, đảm bảo hiệu quả và chuyên nghiệp.

Đóng gói đúng tiêu chuẩn

Việc đóng gói đúng cách là rất quan trọng để bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Đảm bảo sử dụng các vật liệu đóng gói chất lượng như thùng carton, bọc nilon chống sốc và băng keo dán chắc chắn. Một gói hàng đóng gói đúng tiêu chuẩn sẽ giúp đơn hàng được giao an toàn và tránh các sự cố phát sinh.

Ngoài ra, mỗi mặt hàng nên được đóng gói riêng biệt để đảm bảo an toàn, các shop/doanh nghiệp có thể tham khảo chi tiết cách đóng gói hàng hóa tại đây.

>> Tham khảo Quy định đóng gói hàng GHTK

Ghi thông tin rõ ràng, chính xác

Đảm bảo rằng các thông tin về người gửi, người nhận và chi tiết hàng hóa được ghi rõ ràng, chính xác. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong quy trình chuyển phát nhanh, giúp nhân viên vận chuyển dễ dàng xác nhận và xử lý đơn hàng. Đặc biệt, hãy chú ý đến việc ghi đúng địa chỉ, số điện thoại và mã vận đơn của đơn hàng.

Lựa chọn dịch vụ phù hợp với tốc độ và ngân sách

Khi gửi hàng với GHTK, việc chọn gói dịch vụ phù hợp sẽ giúp tối ưu cả thời gian và chi phí:

• Nếu cần giao hàng gấp trong ngày, nên chọn Xfast để shipper có thể lấy và giao hàng trong khung giờ nhanh nhất.
• Với đơn hàng trọng lượng lớn (trên 30kg) hoặc số lượng nhiều, dịch vụ BBS sẽ giúp vận chuyển an toàn và tiết kiệm chi phí.
• Nếu đơn hàng nhỏ và nhẹ, Express là lựa chọn hợp lý, vừa tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo đơn hàng đến tay khách đúng hẹn.

Đơn hàng nên được gửi trước 12h trưa để được xử lý nhanh chóng trong luồng cùng ngày, giúp các shop chủ động kiểm soát lịch trình và tối ưu chi phí vận chuyển.

Theo dõi đơn hàng để kịp thời xử lý nếu có vấn đề

Hệ thống theo dõi đơn hàng trực tuyến là một công cụ quan trọng giúp người bán kiểm soát và giám sát quy trình chuyển phát nhanh. Việc theo dõi giúp các shop kịp thời phát hiện các vấn đề như trễ giao hàng hoặc hàng bị hư hỏng, từ đó có thể xử lý ngay lập tức. Điều này đảm bảo rằng khách hàng luôn nhận được hàng đúng hẹn và trong tình trạng tốt nhất.

GHTK ứng dụng công nghệ hiện đại trong quy trình chuyển phát nhanh

GHTK là một trong những đơn vị tiên phong trong việc áp dụng công nghệ vào quy trình chuyển phát nhanh tại Việt Nam. Từ việc tiếp nhận đơn hàng cho đến khi giao tận tay khách hàng, GHTK tự chủ hoàn toàn về công nghệ, giúp tối ưu hóa các bước và mang lại hiệu quả cao cho cả người gửi lẫn người nhận.

Ứng dụng công nghệ phần mềm

GHTK luôn chủ động trong việc áp dụng công nghệ vào quy trình vận hành, giúp tối ưu hóa tốc độ, chính xác và hiệu quả trong việc giao hàng. Dưới đây là các công nghệ phần mềm nổi bật mà GHTK sử dụng để mang đến dịch vụ chuyển phát nhanh chất lượng cao.

• Số hóa toàn bộ quy trình vận hành

GHTK đã hoàn toàn số hóa quy trình vận hành, từ tiếp nhận đơn hàng đến giao hàng, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và tăng tốc độ xử lý. Quá trình này giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, đồng thời nâng cao khả năng quản lý đơn hàng hiệu quả.

• AI và Big Data tối ưu lộ trình

Ứng dụng AI và Big Data giúp GHTK tối ưu hóa quy trình chuyển phát nhanh thông qua phân tích dữ liệu lớn. Hệ thống có thể tự động chọn tuyến giao nhanh nhất, đồng thời tính toán tuyến đường tiết kiệm chi phí, giúp giảm thiểu thời gian vận chuyển và chi phí cho cả người gửi/người nhận.

• GHTK Maps (bản đồ số nội bộ)

Hệ thống GHTK Maps là một bản đồ số do GHTK tự phát triển, giúp xác định vị trí lấy và giao hàng chính xác. Nhân viên vận chuyển có thể dễ dàng tìm được địa chỉ giao nhận và rút ngắn lộ trình di chuyển, đảm bảo không gặp phải sai sót khi giao hàng.

• Real-time tracking

Với tính năng Real-time tracking, khách hàng có thể theo dõi trạng thái đơn hàng của mình trong thời gian thực. Hệ thống cung cấp thông tin chi tiết về hành trình của đơn hàng, từ khi được tiếp nhận đến khi giao đến tay người nhận. Việc này giúp cho khách hàng luôn nắm bắt tình hình đơn chính xác.

• Hệ thống cảnh báo và thông báo tự động

Hệ thống cảnh báo và thông báo tự động giúp GHTK phát hiện, xử lý kịp thời các sự cố như chậm trễ hoặc thay đổi trạng thái đơn hàng. Khi có sự cố xảy ra, hệ thống sẽ gửi cảnh báo ngay lập tức đến các bộ phận liên quan để nhanh chóng đưa ra giải pháp, đảm bảo đơn hàng được giao đúng quy trình chuyển phát nhanh.

• Gchats – nền tảng giao tiếp nội bộ

Gchats là nền tảng giao tiếp nội bộ giúp các bộ phận của GHTK phối hợp hiệu quả, xử lý nhanh chóng các tình huống phát sinh trong quá trình vận chuyển. Nhân viên giao nhận, chăm sóc khách hàng và các bộ phận liên quan có thể trao đổi thông tin kịp thời, giúp giải quyết sự cố nhanh chóng.

Hạ tầng và thiết bị hiện đại

GHTK không chỉ ứng dụng công nghệ phần mềm hiện đại mà còn đầu tư mạnh mẽ vào hạ tầng và thiết bị để tối ưu hóa quy trình chuyển phát nhanh. Công nghệ hiện đại đảm bảo hàng hóa được xử lý và giao tận tay khách hàng một cách an toàn, chính xác.

• Hệ thống phân loại tự động (Lego Sorting)

GHTK sử dụng hệ thống phân loại tự động (Lego Sorting), giúp chia chọn nhanh chóng và chính xác các kiện hàng theo các tiêu chí như khu vực, tuyến đường hay loại dịch vụ. Công nghệ này giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình phân loại, tăng hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian, đồng thời đảm bảo hàng hóa được giao đúng lộ trình.

• Kho bãi thông minh

Với hệ thống kho bãi thông minh, GHTK đảm bảo rằng hàng hóa luôn được lưu trữ an toàn và dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Hệ thống hơn 20.000 camera an ninh hoạt động 24/24 giúp giám sát chặt chẽ toàn bộ quá trình lưu kho, từ khi nhận hàng cho đến khi hàng hóa được vận chuyển. Điều này đảm bảo sự an toàn tuyệt đối cho hàng hóa và giảm thiểu được rủi ro trong quá trình lưu trữ.

• Đội vận chuyển hơn 2.000 xe tải

GHTK sở hữu một đội xe vận tải 2.500+ đầu xe, phủ sóng rộng khắp các khu vực từ thành phố lớn đến toàn bộ huyện xã trên toàn quốc. Sự hiện diện của đội xe rộng khắp giúp GHTK rút ngắn thời gian giao hàng, tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng ở các khu vực xa xôi và đảm bảo mọi đơn hàng được giao tận tay người nhận đúng thời gian.

GHTK đã và đang không ngừng cải tiến quy trình chuyển phát nhanh của mình bằng việc ứng dụng công nghệ hiện đại, từ phần mềm quản lý thông minh đến hạ tầng và thiết bị tối ưu. Những sáng kiến này không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo sự an toàn tuyệt đối cho hàng hóa.

Đăng ký ngay hôm nay để bắt đầu gửi hàng một cách dễ dàng, hiệu quả và tận hưởng những lợi ích vượt trội mà GHTK mang lại!