Câu hỏi thường gặp về GHTK

1. Để đăng ký nhận hóa đơn VAT (hóa đơn điện tử) hàng tháng, Doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập App/Web GHTK → chọn “Thông tin tài khoản”. 

Bước 2: Chọn “Quản lý tiền và đối soát”. 

Bước 3: Tại mục “Thông tin xuất hóa đơn”, Shop điền đầy đủ thông tin xuất hóa đơn và tích chọn “Đăng ký nhận hóa đơn điện tử hàng tháng”. 

Bước 4: Chọn “Cập nhật thông tin xuất hóa đơn” để lưu thông tin. 

Lưu ý:

• Đối với Shop là Công ty/Doanh nghiệp/...: Tài khoản nhận tiền đối soát phải trùng với thông tin xuất hóa đơn.
• Đối với Shop là Hộ kinh doanh: Tài khoản nhận tiền đối soát phải trùng với thông tin đăng ký lấy hóa đơn hoặc thông tin chủ hộ kinh doanh.
• Không áp dụng các yêu cầu trên đối với Shop đăng ký lấy hóa đơn về cá nhân.

2. Để xem và tải Hóa đơn, Bảng kê đã phát hành, Doanh nghiệp vui lòng thao tác trên hệ thống GHTK bằng trang web theo một trong hai cách sau: 

Cách 1: Đối với Shop đã liên kết ví điện tử

Doanh nghiệp truy cập hệ thống GHTK → chọn “Dòng tiền” → “Báo cáo chi tiết” → chọn “Quản lý hóa đơn VAT” ở góc phải trên màn hình → chọn khoảng thời gian cần tra cứu → nhấn “Tìm kiếm”.

Doanh nghiệp có thể xem và tải Hóa đơn, Bảng kê đã phát hành về máy.

Cách 2: Đối với Shop chưa liên kết ví điện tử

Doanh nghiệp  truy cập hệ thống GHTK → chọn “Thông tin tài khoản” → “Quản lý hóa đơn VAT” → chọn khoảng thời gian cần tra cứu → nhấn “Tìm kiếm”.

Doanh nghiệp  có thể xem và tải Hóa đơn, Bảng kê đã phát hành tương tự như Cách 1.

3. Để hỗ trợ thêm thông tin về hóa đơn hoặc thay đổi thông tin xuất hóa đơn, Doanh nghiệp cần thực hiện như sau:

Tính năng cấn trừ dịch vụ trên ứng dụng GHTK

Tính năng cấn trừ dịch vụ cho phép GHTK tự động trừ các khoản phí dịch vụ và nợ tồn (nếu có) của các đơn hàng trả trước vào số dư Ví GHTKPay của doanh nghiệp, thay vì doanh nghiệp phải thanh toán tiền mặt trực tiếp cho Shipper khi lấy hàng.

Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và kiểm tra các thông tin liên quan đến cấn trừ, bao gồm phí dịch vụ và số dư Ví GHTKPay, ngay trên màn hình quản lý dòng tiền trong ứng dụng.

Trường hợp số dư Ví GHTKPay của doanh nghiệp không đủ để chi trả phí dịch vụ trả trước, Shipper GHTK sẽ thu các khoản phí này cùng nợ tồn (nếu có) bằng tiền mặt trực tiếp từ doanh nghiệp.

Đối soát là quá trình Giao Hàng Tiết Kiệm chuyển số tiền thu hộ từ các đơn hàng đã vận chuyển và hoàn thành trước lịch đối soát mà doanh nghiệp đã đăng ký, đồng thời khấu trừ các khoản phí dịch vụ tương ứng.

Đối soát tự động (Rút tiền thu hộ tự động)

• GHTK sẽ thực hiện đối soát theo lịch đối soát mà doanh nghiệp thiết lập trên hệ thống.

• Các phiên đối soát có số dư thu hộ < 50.000đ sẽ không được thực hiện. Phiên đối soát cần có giá trị tối thiểu từ 50.000đ trở lên.

• Hệ thống tự động gửi email thông báo đối soát cho doanh nghiệp vào sáng sớm ngày có lịch đối soát.

• GHTK sẽ chuyển khoản số tiền thu hộ vào tài khoản doanh nghiệp trong vòng 24 giờ sau khi gửi thông tin đối soát.

• Phí dịch vụ đối soát thường là 5.500đ/phiên đối soát.

Lịch đối soát mặc định

Hiện tại, lịch đối soát của GHTK mặc định là các ngày chẵn trong tuần:
Thứ 2, Thứ 4, Thứ 6

Doanh nghiệp có thể tùy chọn lịch đối soát phù hợp với mô hình kinh doanh của mình như sau:

• Đối soát 1 lần/tuần vào thứ 6

• Đối soát 2 lần/tuần vào thứ 4 và thứ 6

• Đối soát 3 lần/tuần vào thứ 2, thứ 4 và thứ 6

• Đối soát 1 lần/tháng vào ngày 30 hàng tháng

• Đối soát 2 lần/tháng vào ngày 15 và 30 hàng tháng

• Hoặc chỉ đối soát khi đã tích lũy đủ số tiền (tùy chọn)

Hướng dẫn cài đặt đối soát tự động trên hệ thống GHTK

Bước 1: Vào trang Tài khoản trên GHTK App hoặc Website, chọn mục Quản lý tiền & đối soát

Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin sau và ấn Lưu thông tin hoặc Cập nhật:

• Tài khoản đối soát (tài khoản nhận tiền)

• Lịch đối soát và số tiền tối thiểu cần đối soát

• Thông tin xuất hóa đơn VAT (nếu có nhu cầu)

       

1. Quy trình tiếp nhận, xử lý khiếu nại, bồi thường

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, khiếu nại từ khách hàng và hướng dẫn khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu cần thiết để xử lý khiếu nại (nếu có).
Bước 2: Xác minh và xử lý khiếu nại: Trong vòng 8 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ thông tin, GHTK sẽ phản hồi sơ bộ về nội dung khiếu nại.
Bước 3: Trả lời kết quả giải quyết khiếu nại cho khách hàng. Trong trường hợp phát sinh trách nhiệm bồi thường, GHTK sẽ liên hệ khách hàng để thỏa thuận và tiến hành bồi thường thiệt hại (việc thỏa thuận sẽ được ghi nhận bằng văn bản hoặc dưới dạng dữ liệu điện tử như Email, số điện thoại, Chat GHTK, v.v.). Tiền bồi thường sẽ được thanh toán cùng phiên đối soát hoặc thanh toán độc lập cho khách hàng.

2. Quy định bồi thường giá trị hàng hóa của GHTK

• GHTK cam kết bồi thường 100% giá trị hàng hóa được khai báo trên hệ thống khi xảy ra mất hàng. Đối với trường hợp mất mát, hư hỏng hoặc giảm giá trị một phần, GHTK sẽ bồi thường theo phần thiệt hại, tối đa đến 20.000.000 VNĐ, với điều kiện người gửi (doanh nghiệp) cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh nguồn gốc và giá trị hàng hóa (hóa đơn, chứng từ hợp lệ và phù hợp với thông tin sản phẩm khai báo trên hệ thống GHTK).

• Trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng, giảm sút giá trị hoặc bị tráo đổi một phần (không thể khôi phục, thay thế hoặc sử dụng được), doanh nghiệp cần chứng minh thiệt hại hoàn toàn do lỗi của GHTK. Căn cứ vào khối lượng bưu gửi đã bàn giao, GHTK sẽ bồi thường phần giá trị tương ứng với khối lượng bị ảnh hưởng.

• Nếu người gửi không cung cấp được chứng minh về nguồn gốc và/hoặc giá trị hàng hóa, GHTK sẽ bồi thường tối đa bằng 4 lần cước phí vận chuyển.

• Giá trị hàng hóa được bồi thường trong trường hợp tranh chấp được xác định dựa trên thông tin sản phẩm khai báo trên đơn hàng GHTK, hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc trong một số trường hợp đặc biệt, GHTK có thể chấp nhận căn cứ theo giá bán công bố trên trang bán hàng của doanh nghiệp.

• Khách hàng thừa nhận và đồng ý rằng trong mọi trường hợp, khoản tiền bồi thường do GHTK chi trả đã bao gồm hoàn trả cước phí dịch vụ và phí khai giá hàng hóa (nếu có). Khách hàng đồng thời cam kết không thực hiện bất kỳ quyền hay hành động nào (bao gồm cả quyền khiếu nại với cơ quan nhà nước) đối với GHTK trong các trường hợp: (1) GHTK đã hoàn tất việc bồi thường theo quy định; (2) tổn thất vượt quá giới hạn trách nhiệm bồi thường của GHTK.

Doanh nghiệp cần đổi địa chỉ giao hàng do nhầm lẫn hoặc theo yêu cầu của khách hàng chỉ cần thực hiện 2 bước đơn giản:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp trên GHTK App
Bước 2: Tại đơn hàng cần đổi địa chỉ, chọn mục Chats yêu cầu, sau đó chọn Sửa thông tin đơn hàng và tiếp tục chọn Sửa địa chỉ giao hàng

• Phạm vi đổi địa chỉ: Trong cùng tỉnh với địa chỉ cũ

• Phí đổi địa chỉ:

- Đơn express: 10.000VNĐ/01 lần thay đổi.

- Đơn BBS: 100% cước phí nội tỉnh.

Có 2 cách để doanh nghiệp theo dõi tình trạng vận chuyển đơn hàng GHTK:

Cách 1: Truy cập website ghtk.vn, chọn mục "Tra cứu đơn hàng" và nhập mã đơn hàng cần tra cứu.

Cách 2: Tải ứng dụng iGHTK tại đây:

- Link tải app GHTK với iOS tại đây

Để tra cứu địa chỉ bưu cục GHTK gần Doanh nghiệp, vui lòng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập website ghtk.vn
Bước 2: Chọn mục "Tra cứu bưu cục" và nhập địa chỉ của Doanh nghiệp.

Các bước tạo đơn hàng trên App GHTK dành cho doanh nghiệp:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản trên App GHTK.
Bước 2: Tại màn hình "Đơn hàng", Doanh nghiệp lựa chọn loại đơn phù hợp:

• Với đơn hàng dưới 20kg, chọn "EXP <20KG"

• Với đơn hàng từ 20kg trở lên, chọn "BBS>=20KG"

• Với đơn hàng nội thành, chọn "XFAST NỘI THÀNH"

Cách quy đổi kích thước để tính khối lượng và cước phí vận chuyển tại GHTK:

Đơn hàng Express:
Khối lượng quy đổi dùng để tính phí vận chuyển được tính theo công thức:
Khối lượng quy đổi (kg) = (Dài x Rộng x Cao) / 6000

Hàng hóa cồng kềnh (BBS):
Cước phí được tính dựa trên khối lượng quy đổi theo công thức:
Khối lượng quy đổi (kg) = (Dài x Rộng x Cao) / 4000

(Chiều dài, rộng, cao tính theo đơn vị cm)

GHTK sẽ so sánh giữa khối lượng thực tế và khối lượng quy đổi, mức phí vận chuyển sẽ được tính theo giá trị lớn hơn.