Hướng dẫn chi tiết cách ship COD đơn giản và nhanh chóng trong 5 bước

1. Các hình thức ship COD phổ biến hiện nay 

Ship COD (Cash on Delivery) là hình thức người mua nhận hàng mới thanh toán. Đây là phương thức phù hợp với tâm lý người mua hàng trực tuyến, đặc biệt là khách mới. Để lựa chọn phương thức phù hợp, người bán cần hiểu rõ các hình thức ship COD phổ biến. Mỗi hình thức sẽ có ưu điểm riêng về chi phí, thời gian và mức độ tiện lợi.

1.1. Ship COD tự giao

Đây là hình thức mà người bán tự mình liên hệ với khách hàng để giao hàng và thu tiền một cách trực tiếp. Người bán sẽ không sử dụng dịch vụ từ bên thứ ba mà tự mình vận chuyển hàng hóa đến khách hàng. 

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí vận chuyển: Việc tự giao hàng giúp người bán có thể giảm thiểu chi phí vận chuyển. Lý do vì không phải trả phí cho các dịch vụ giao hàng bên ngoài.
• Dễ kiểm soát hàng hóa và dòng tiền: Người bán có thể trực tiếp theo dõi và kiểm soát quá trình giao nhận hàng. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình giao hàng và thu tiền.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Khi người bán giao hàng trực tiếp, họ có thể tương tác trực tiếp với khách hàng, tạo được mối quan hệ gần gũi và nâng cao mức độ tin cậy.

1.2. Ship COD thuê shipper

Ship COD thuê shipper này là hình thức người bán sẽ thuê một cá nhân hoặc một đơn vị vận chuyển nhỏ lẻ để thực hiện việc giao hàng và thu tiền khách hàng. Người bán không tự mình thực hiện giao hàng mà sẽ hợp tác với một bên thứ ba để làm việc này.

Ưu điểm:

• Nhanh chóng: Việc thuê shipper giúp cho người bán tiết kiệm thời gian và nhanh chóng hoàn thành việc giao hàng.
• Linh hoạt theo nhu cầu của từng đơn hàng: Hình thức này mang lại sự linh hoạt khi mà người bán có thể dễ dàng lựa chọn đơn vị phù hợp với từng đơn hàng cụ thể, có thể lựa chọn theo khoảng cách, trọng lượng hàng hóa hoặc các yếu tố khác.
• Giảm bớt gánh nặng logistics: Người bán không cần phải lo lắng về việc quản lý kho bãi, phương tiện vận chuyển hay nhân viên giao hàng. Điều này giúp họ tập trung vào các công việc khác như chăm sóc khách hàng và phát triển sản phẩm.

1.3. Ship COD qua sàn TMĐT

Đây là hình thức sử dụng dịch vụ ship COD của các sàn thương mại điện tử (TMĐT) như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop… Cách ship COD cho phép người bán tích hợp sẵn chức năng giao hàng và thu tiền qua hệ thống của sàn TMĐT mà không cần phải lo lắng về khâu vận chuyển.

Ưu điểm: 

• Quy trình hoàn toàn tự động: Các sàn TMĐT cung cấp quy trình giao hàng và thu tiền COD hoàn toàn tự động, giúp người bán không cần phải lo lắng về việc theo dõi từng đơn hàng và thu tiền.
• Tiết kiệm chi phí vận chuyển và phí dịch vụ: Nhiều sàn TMĐT thường xuyên có các chính sách ưu đãi về phí vận chuyển, đồng thời giúp người bán giảm thiểu chi phí và thời gian quản lý các đơn hàng.
• An toàn và đáng tin cậy: Vì là dịch vụ của các nền tảng thương mại điện tử lớn, người bán và khách hàng đều có thể yên tâm về độ tin cậy, vấn đề về thanh toán hay giao hàng sẽ được xử lý thông qua hệ thống sàn.

2. Cách gửi ship COD GHTK đơn giản và nhanh chóng 

Để giúp người mới bắt đầu dễ dàng thao tác, dưới đây là quy trình gửi hàng ship COD qua GHTK với từng bước cụ thể. Chỉ cần thực hiện đầy đủ cách ship COD này, bạn có thể tạo và gửi đơn đầu tiên một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.

2.1. Tải app GHTK và đăng ký dịch vụ 

Trước khi có thể sử dụng dịch vụ giao hàng của GHTK, người dùng cần cài đặt ứng dụng GHTK và đăng ký tài khoản để bắt đầu quá trình gửi hàng.

Bước 1: Tải ứng dụng GHTK

Người dùng có thể tải dễ dàng tải ứng dụng trên cả 2 hệ điều hành iOS và Android

Bước 2: Đăng ký tài khoản

Truy cập ứng dụng GHTK, chọn "Đăng ký", bạn cần cập nhật đầy đủ các thông tin sau:

• Tên cửa hàng/Tên doanh nghiệp.
• Số điện thoại.
• Địa chỉ để Shipper tới lấy hàng.
• CCCD/CMT.

Doanh nghiệp đọc kỹ "Điều khoản & Quy định", chọn "Tôi đã đọc hiểu và đồng ý với Điều khoản, Quy định và Chính sách dịch vụ", ấn "Đăng ký"

Mẹo nhỏ: Nên sử dụng tài khoản ngân hàng có Internet Banking để bạn có thể tiện theo dõi giao dịch COD.

2.2. Tạo đơn hàng

Để bắt đầu gửi hàng qua GHTK, bạn cần tạo đơn hàng bằng cách điền đầy đủ thông tin về người gửi và người nhận, sau đó lựa chọn dịch vụ vận chuyển phù hợp. Bạn có thể tạo đơn hàng dễ dàng thông qua ứng dụng và website của GHTK.

2.2.1. Tạo đơn hàng qua app

Các bước tạo đơn hàng trên ứng dụng GHTK dành cho doanh nghiệp:

• Bước 1: Đăng nhập tài khoản trên App của GHTK.
• Bước 2: Tại màn hình "Đơn hàng", doanh nghiệp lựa chọn loại đơn phù hợp:

• Với đơn hàng cân nặng dưới 20kg, chọn "EXP <20KG"
• Với đơn hàng nặng từ 20kg trở lên, chọn "BBS>=20KG"
• Với đơn hàng trong nội thành, chọn "XFAST Nội thành".

• Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin của người nhận và thông tin đơn hàng.
• Bước 4: Nhấn "Tạo đơn hàng" để hoàn thành.

2.2.2. Tạo đơn hàng qua website

Người dùng có thể dễ dàng tạo đơn hàng trên website GHTK thông qua các bước:

• Bước 1: Truy cập website chính thức tại https://ghtk.vn/.
• Bước 2: Đăng nhập tài khoản Doanh nghiệp ở trên website.
• Bước 3: Lựa chọn mục "Tạo đơn hàng".
• Bước 4: Điền đầy đủ thông tin người nhận và thông tin đơn hàng.
• Bước 5: Nhấn "Đăng đơn" để hoàn thành.

2.3. Cập nhật thông tin đơn hàng 

Khi tạo đơn hàng trên GHTK, việc cập nhật thông tin chi tiết cho từng đơn là vấn đề quan trọng để đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra suôn sẻ và chính xác. Các thông tin bạn chính bạn cần điền bao gồm:

• Giá trị đơn hàng: Nhập chính xác số tiền thu hộ (COD) mà bạn yêu cầu thu từ người nhận. Việc này rất quan trọng để đảm bảo không có sai sót trong việc thu tiền và giao dịch được thực hiện đúng theo yêu cầu của người bán/người mua.
• Thông tin sản phẩm: Điền đầy đủ các thông tin về hàng hóa bao gồm tên sản phẩm, số lượng và giá trị khai báo. Cung cấp thông tin chi tiết giúp GHTK xử lý đơn hàng một cách chính xác và nhanh chóng.
• Hình ảnh sản phẩm (nếu có): Việc đính kèm hình ảnh sản phẩm sẽ giúp giảm thiểu rủi ro khi có tranh chấp về tình trạng hàng hóa. Đặc biệt đối với những sản phẩm dễ bị hư hỏng hoặc có giá trị cao. Đây cũng là một trong số những cách ship COD giúp đảm bảo quyền lợi của cả người bán và người mua.
• Phí ship: Chọn người trả phí vận chuyển là một bước quan trọng trong việc hoàn thiện đơn hàng. Bạn có thể chọn người gửi hoặc người nhận thanh toán phí vận chuyển. 

2.4. Hoàn tất đơn hàng và in phiếu gửi

Sau khi bạn đã điền đầy đủ thông tin và xác nhận các chi tiết của đơn hàng, bước cuối cùng là hoàn tất đơn và chuẩn bị phiếu gửi để GHTK có thể tiến hành giao hàng cho người nhận.

• • Hoàn tất đơn: Trước khi xác nhận đơn hàng, hãy kiểm tra kỹ tất cả các thông tin đã nhập, bao gồm địa chỉ người gửi, người nhận, thông tin sản phẩm, dịch vụ vận chuyển và phí ship. 

• In phiếu gửi: Sau khi hoàn tất đơn hàng, bạn có thể in phiếu gửi trực tiếp từ ứng dụng GHTK. Phiếu gửi sẽ có mã QR và mã vạch cần thiết cho quá trình vận chuyển. Lưu ý: Phiếu gửi cần phải được dán bên ngoài gói hàng sao cho không che mất mã vạch hoặc mã QR. 

2.5. Đối soát và nhận tiền COD

Khi sử dụng cách ship COD của GHTK, việc đối soát và nhận tiền từ các đơn hàng là một bước quan trọng để người bán có thể nhận lại số tiền thu hộ từ khách hàng. 

GHTK sẽ thực hiện đối soát dựa trên lịch trình mà doanh nghiệp đã thiết lập trên hệ thống.

• Các phiên đối soát có số dư thu hộ dưới 50.000đ sẽ không được thực hiện. Chỉ các phiên đối soát có giá trị tối thiểu từ 50.000đ trở lên mới được xử lý.
• Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo về đối soát cho doanh nghiệp vào buổi sáng của ngày đã được chỉ định trong lịch đối soát.
• Sau khi gửi thông tin đối soát, GHTK cam kết chuyển khoản số tiền thu hộ vào tài khoản của doanh nghiệp trong vòng 24 giờ.
• Phí dịch vụ đối soát thường dao động khoảng 5.500đ cho mỗi phiên đối soát.

Lịch đối soát COD

Hiện tại, lịch đối soát của GHTK mặc định là các ngày chẵn trong tuần: Thứ 2, Thứ 4, Thứ 6. Doanh nghiệp có thể tùy chọn lịch đối soát phù hợp với mô hình kinh doanh của mình như sau:

• Đối soát 1 lần/tuần vào thứ 6.
• Đối soát 2 lần/tuần vào thứ 4 và thứ 6.
• Đối soát 3 lần/tuần vào thứ 2, thứ 4 và thứ 6.
• Đối soát 1 lần/tháng vào ngày 30 hàng tháng.
• Đối soát 2 lần/tháng vào ngày 15 và 30 hàng tháng.
• Hoặc chỉ đối soát khi đã tích lũy đủ số tiền (tùy chọn).

Hướng dẫn cài đặt đối soát tự động trên hệ thống GHTK

Dưới đây là hướng dẫn cách cài đối soát tự động dễ dàng trên app/ web GHTK

• Bước 1: Truy cập vào trang Tài khoản trên ứng dụng GHTK hoặc website, sau đó chọn mục Quản lý tiền và đối soát.

• Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin yêu cầu và nhấn Lưu thông tin hoặc Cập nhật:

• Tài khoản đối soát (tài khoản nhận tiền).
• Lịch đối soát và số tiền tối thiểu cho mỗi phiên đối soát.
• Thông tin xuất hóa đơn VAT (nếu có yêu cầu).

3. Ưu điểm khi shop lựa chọn ship COD qua GHTK 

GHTK không chỉ cung cấp dịch vụ vận chuyển mà còn mang lại những giải pháp tối ưu giúp shop cải thiện hiệu quả kinh doanh, tiết kiệm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Dưới đây là các lợi thế nổi bật mà GHTK mang lại:

• Chi phí hợp lý: GHTK cung cấp dịch vụ thu hộ COD miễn phí, giúp bạn tiết kiệm chi phí và dễ dàng quản lý tài chính. Bên cạnh đó, phí vận chuyển của GHTK luôn được duy trì ở mức cạnh tranh. Cách ship COD này giúp shop tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.

>> Xem chi tiết về phí dịch vụ của GHTK tại đây.

• Tốc độ giao hàng nhanh: Mạng lưới giao nhận của GHTK phủ sóng tại 34 tỉnh thành, giúp vận chuyển COD một cách nhanh chóng. Đặc biệt, với dịch vụ XFast nối điểm, các đơn hàng nội thành Hà Nội và TP.HCM sẽ được giao trong vòng 3 giờ, mang đến trải nghiệm giao hàng cực kỳ nhanh chóng. Các đơn hàng giao nhanh giữa các tỉnh có thể được giao trong 1-2 ngày, giúp shop tăng khả năng phục vụ và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
• Tăng tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng: Hình thức COD là giải pháp hoàn hảo để tăng tỷ lệ chuyển đổi, bởi nhiều khách hàng thường do dự khi phải thanh toán trước. Khi áp dụng cách ship COD, khách hàng sẽ cảm thấy yên tâm hơn khi chỉ thanh toán khi nhận hàng, từ đó chốt đơn dễ dàng hơn. Điều này giúp các shop gia tăng doanh thu và giảm tỷ lệ hủy đơn.
• Thời gian lưu kho lâu: GHTK hỗ trợ lưu kho các đơn hàng chưa thể giao trong 7 ngày, giúp shop không phải lo lắng về việc đơn hàng bị trả lại do không thể giao kịp. Đặc biệt, GHTK còn miễn phí giao lại 3 lần, giúp đơn hàng được giao tới tay khách hàng một cách linh hoạt và thuận tiện nhất.
• Quản lý dòng tiền hiệu quả: GHTK hỗ trợ đối soát nhanh, chuyển tiền thu hộ tự động vào tài khoản của shop tối đa 3 lần mỗi tuần. Điều này giúp các shop thu hồi vốn kịp thời, tái đầu tư vào kinh doanh mà không phải chờ đợi lâu. Hệ thống đối soát linh hoạt cũng cho phép shop chủ động trong việc lựa chọn lịch chuyển tiền phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

4. Chi tiết bảng giá ship COD tại GHTK

Trước khi gửi hàng, người bán cần tham khảo bảng giá để chủ động tính toán chi phí. GHTK công khai bảng giá minh bạch, hỗ trợ nhiều dịch vụ khác nhau.

4.1. Bảng giá dịch vụ Express gửi hàng từ HN và TPHCM 

4.1.1. Khu vực nội tỉnh 

6.1.2. Khu vực liên tỉnh 

Lưu ý: 

(1) Nội/Cận xã phường: ĐH được lấy/giao trong cùng 1 xã/phường hoặc 2 xã/phường liền kề nhau.

(2) Liên xã phường: ĐH được lấy/giao ở 2 xã/phường không liền kề nhau.

(3) Liên miền gần: ĐH lấy từ Hà Nội giao đến miền Trung & các tỉnh miền Nam trước TP. HCM và ĐH lấy từ TP. HCM giao đến miền Trung & các tỉnh miền Bắc trước Hà Nội.

(4) Liên miền xa: ĐH lấy từ Hà Nội giao đến các tỉnh miền Nam còn lại và ĐH lấy từ TP. HCM giao đến các tỉnh miền Bắc còn lại.

(5) Đặc biệt Tiêu chuẩn: ĐH đi đường bộ.

(6) Đặc biệt Nhanh: ĐH đi đường bay (Trừ Đà Nẵng).

4.2. Bảng giá dịch vụ Express gửi hàng từ các tỉnh thành khác trừ HN và TPHCM 

4.2.1. Khu vực nội tỉnh 

4.2.2. Khu vực liên tỉnh 

Lưu ý:

(1) Nội/Cận xã phường: ĐH được lấy/giao trong cùng 1 xã/phường hoặc 2 xã/phường liền kề nhau.

(2) Liên xã phường: ĐH được lấy/giao ở 2 xã/phường không liền kề nhau.

(3) Liên miền gần: ĐH lấy từ miền Bắc & miền Trung giao đến miền Trung & các tỉnh miền Nam trước TP. HCM và ĐH lấy từ miền Nam & miền Trung giao đến miền Trung & các tỉnh miền Bắc trước Hà Nội.

(4) Liên miền xa: ĐH lấy từ miền Bắc & miền Trung giao đến các tỉnh miền Nam còn lại và ĐH lấy từ miền Nam & miền Trung giao đến các tỉnh miền Bắc còn lại.

4.3. Bảng giá dịch vụ Xfast nối điểm nội thành Hà Nội & TP. Hồ Chí Minh

Lưu ý:

• Phí điểm dừng: 5.000đ/điểm dừng
• Phí sẽ tính trên đơn lấy thành công trong lần đăng đơn
• Quy tắc làm tròn tính phụ phí km:

  • Mốc km < 0.5: làm tròn xuống
  • Mốc km = 0.5: giữ nguyên
  • Mốc km > 0.5: làm tròn lên

• Phí cân nặng:

  • Đối với cân nặng > 5kg: 1.000đ/kg
  • Đối với gói đơn có cân nặng > 5kg: tính phụ phí 1.000đ/kg cho phần vượt quá

• Phí tối thiểu: áp dụng cho những đơn có phí giao hàng theo bảng giá niêm yết <10.000đ; hệ thống sẽ tự động tính mức giá tối thiểu 10.000đ cho từng đơn

4.4. Bảng giá dịch vụ BBS - Giao hàng nặng, hàng cồng kềnh 

Lưu ý: 

• Khối lượng quy đổi theo công thức: Số đo (cm) Dài x Rộng x Cao/5000
• Phí hoàn đơn BBS = 100% phí Dịch vụ chiều đi.

5. Một số lưu ý quan trọng khi ship COD

Để hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển, người bán cần chú ý khâu đóng gói, điền thông tin và đối soát thanh toán. Các lưu ý dưới đây sẽ giúp cách ship COD diễn ra thuận lợi hơn.

5.1. Chú ý đóng gói hàng hóa

Sản phẩm thông thường (Quần áo, vải vóc, đồ khô...)

• Sản phẩm không có hộp riêng: Cho sản phẩm vào túi nilon khí vào dán băng keo xung quanh.
• Sản phẩm đã có hộp của nhà sản xuất: Cho hộp carton vào túi nilon thường và dán băng keo bên ngoài.

Hàng hóa giá trị cao, điện tử, điện lạnh (Điện thoại, laptop, máy tính bảng, tivi, máy lạnh...)

• Dùng bao bì chuyên dụng: Đóng gói sản phẩm trong hộp carton chắc chắn, có lớp đệm chống va đập ở bên trong (xốp, giấy bọt biển, túi khí).
• Dán nhãn hàng hóa cẩn thận: Ghi rõ thông tin bảo quản trên bao bì, chẳng hạn như "hàng dễ vỡ".
• Kiểm tra tình trạng sản phẩm: Đảm bảo sản phẩm không bị trầy xước, móp méo trước khi đóng gói.

Đối với hàng hóa đặc biệt (Mỹ phẩm, chất lỏng, đồ dễ vỡ...) 

• Cố định sản phẩm chắc chắn: Dùng băng keo dán chặt phần nắp chai, lọ để đảm bảo chất lỏng không bị rò rỉ ra ngoài.
• Quấn thêm lớp chống sốc: Quấn sản phẩm bằng 2-3 lớp túi bóng khí hoặc xốp mềm, sau đó dùng băng keo dán chặt lại.
• Đóng hộp cẩn trọng: Đặt sản phẩm đã bọc chống sốc vào hộp carton. Chèn thêm các vật liệu như xốp hoặc giấy báo vò nhàu vào các khoảng trống để sản phẩm không bị xê dịch khi vận chuyển.

>> Xem thêm  Danh sách hàng hoá cấm vận chuyển GHTK

Quy tắc về cách ship COD cho mọi loại hàng

• Luôn lấp đầy các khoảng trống bên trong hộp để hàng hóa được cố định chắc chắn.
• Dán băng keo chắc chắn tất cả các mép của gói hàng/hộp carton.

5.2. Cung cấp đầy đủ thông tin trên đơn hàng 

Thông tin mà bạn cần cung cấp đầy đủ trên đơn hàng bao gồm:

• Thông tin người nhận.
• Thông tin người gửi.
• Thông tin sản phẩm: Tên hàng hóa, số lượng, giá trị đơn hàng.
• Chi phí vận chuyển và COD: Ai là người trả phí ship và số tiền COD cần thu hộ.

5.2. Chọn khung giờ gửi hàng phù hợp 

GHTK làm việc từ 8 đến 18 giờ tất cả các ngày từ thứ 2 đến thứ 7. Tuy nhiên, vào cuối tuần, số lượng shipper có thể hạn chế hơn tùy theo khu vực và thời gian giao hàng linh hoạt hơn. Trong trường hợp khách hàng cần nhận hàng gấp và đơn hàng chưa được giao kịp, bạn có thể liên hệ bưu cục đích nơi hàng hoá đang ở đó và đến nhận hàng trực tiếp.

5.3. Tra cứu vận đơn thường xuyên

Doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng vận chuyển của đơn hàng GHTK thông qua 2 phương thức sau:

Cách 1: Truy cập vào website ghtk.vn.

• Vào website ghtk.vn từ bất kỳ trình duyệt web nào.
• Chọn mục "Tra cứu đơn hàng" tại trang chủ.
• Nhập mã đơn hàng vào ô tìm kiếm và nhấn "Tra cứu" để xem thông tin chi tiết về tình trạng đơn hàng của bạn, bao gồm vị trí hiện tại, lịch trình giao hàng và thời gian ước tính giao hàng.

Cách 2: Tải ứng dụng của GHTK để có thể theo dõi đơn hàng mọi lúc mọi nơi.

Để thuận tiện theo dõi tình trạng đơn hàng mọi lúc mọi nơi, bạn có thể tải ứng dụng GHTK trên điện thoại di động của mình. Ứng dụng giúp bạn tra cứu đơn hàng, nhận thông báo về trạng thái đơn hàng và cập nhật tình hình giao hàng một cách nhanh chóng.

5.4. Đối soát COD kỹ càng 

Khi đăng ký sử dụng dịch vụ GHTK cho dịch vụ ship COD của cửa hàng, bạn cần cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng. Đây sẽ là tài khoản nhận tiền định kỳ từ mọi đơn hàng được giao COD. Việc cài đặt đối soát giúp bạn quản lý dòng tiền và thu hồi vốn một cách nhanh chóng và hiệu quả.

>> Hướng dẫn cài đối soát tự động GHTK

Lịch đối soát của GHTK mặc định là các ngày chẵn trong tuần: Thứ 2, Thứ 4, Thứ 6. Doanh nghiệp có thể tùy chọn lịch đối soát phù hợp với mô hình kinh doanh của mình như sau:

• Đối soát 1 lần/tuần vào thứ 6
• Đối soát 2 lần/tuần vào thứ 4 và thứ 6
• Đối soát 3 lần/tuần vào thứ 2, thứ 4 và thứ 6
• Đối soát 1 lần/tháng vào ngày 30 hàng tháng
• Đối soát 2 lần/tháng vào ngày 15 và 30 hàng tháng
• Hoặc chỉ đối soát khi đã tích lũy đủ số tiền (tùy chọn)

Bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết cách ship COD đơn giản, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí với GHTK. Với dịch vụ giao hàng phủ khắp 34 tỉnh thành, miễn phí thu hộ COD và đối soát tự động 3 lần/tuần, GHTK là lựa chọn tối ưu cho các shop online.

Đăng ký GHTK ngay hôm nay để trải nghiệm dịch vụ giao hàng nhanh, an toàn và tiện lợi!