Dịch vụ kho bãi là gì? Giải pháp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

1. Dịch vụ kho bãi là gì?  

Dịch vụ kho bãi là giải pháp doanh nghiệp ủy thác toàn bộ hoặc một phần các hoạt động liên quan đến lưu trữ, quản lý và xử lý đơn hàng cho một đơn vị logistics chuyên nghiệp. Các nhà cung cấp dịch vụ này (thường là các công ty 3PL - Third-Party Logistics) sẽ chịu trách nhiệm về cơ sở hạ tầng, hệ thống quản lý kho bãi (WMS), quy trình vận hành và nhân sự. Cụ thể:

• Quản lý lưu trữ hàng hóa: Tiếp nhận, nhập kho và bảo quản hàng hóa trong điều kiện môi trường lưu trữ phù hợp (kho thường, kho lạnh, kho mát...).
• Quản lý tồn kho: Sử dụng các hệ thống quản lý kho (WMS) để theo dõi số lượng hàng hóa xuất - nhập - tồn kho theo thời gian thực, đảm bảo sự chính xác và minh bạch.
• Xử lý đơn hàng: Bao gồm toàn bộ quy trình từ lấy hàng, đóng gói đến dán nhãn và sẵn sàng xuất kho.
• Quản lý vận chuyển và phân phối: Kết nối với các đơn vị vận chuyển để giao hàng đến tay người tiêu dùng cuối cùng. 
• Báo cáo, quản lý hàng hoá: Cung cấp hệ thống báo cáo và tích hợp phần mềm để khách hàng có thể theo dõi và quản lý hàng hóa từ xa một cách thuận tiện.

Dịch vụ kho bãi cho phép doanh nghiệp thuê không gian lưu trữ cùng các dịch vụ đi kèm

2. Lợi ích vượt trội khi sử dụng dịch vụ kho bãi chuyên nghiệp

2.1. Tiết kiệm chi phí vận hành

Thay vì phải bỏ ra một khoản vốn lớn để đầu tư cơ sở hạ tầng, doanh nghiệp chỉ cần trả phí dịch vụ dựa trên nhu cầu sử dụng. Các đơn vị chuyên nghiệp không chỉ cung cấp không gian lưu trữ mà còn có sẵn quy trình được thiết kế tối ưu theo từng ngành hàng như mỹ phẩm, thời trang, thực phẩm khô, điện tử,...

Doanh nghiệp cũng tối ưu được chi phí nhân sự và các thiết bị đắt tiền như xe nâng, băng tải mà không cần tự đầu tư hay lo lắng về khấu hao. Đặc biệt, việc kết hợp dịch vụ kho bãi với các giải pháp tài chính như thu hộ COD miễn phí như tại GHTK sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền, tập trung nguồn vốn vào bán hàng thay vì phải xoay vốn ngắn hạn.

Dịch vụ kho bãi trong logistics cho phép doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành

2.2. Tiết kiệm thời gian, tập trung vào kinh doanh cốt lõi

Khi ủy thác hoạt động kho bãi cho một đối tác chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể giải phóng nguồn lực khỏi các công việc vận hành phức tạp như kiểm kê, đóng gói, giám sát xuất nhập kho. Toàn bộ quy trình này sẽ được đội ngũ chuyên gia xử lý một cách hiệu quả.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thêm thời gian và nhân sự để tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị cao hơn như phát triển sản phẩm, xây dựng chiến lược marketing và đẩy mạnh bán hàng để thúc đẩy sự phát triển bền vững.

2.3. Gia tăng hiệu suất vận hành và dễ dàng mở rộng quy mô

Khi hàng hóa được lưu trữ tại các kho trung tâm của nhà cung cấp dịch vụ, đơn hàng được xử lý ngay tại nơi đóng gói, giúp rút ngắn đáng kể thời gian giao hàng. Quy trình chuyên nghiệp và hệ thống quản lý hiện đại giúp giảm thiểu tối đa các sai sót như giao nhầm hay thiếu hàng.

Giải pháp này cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoạt động ra nhiều tỉnh thành mà không cần đầu tư thêm cơ sở vật chất, lý tưởng cho các thương hiệu đang trong giai đoạn tăng trưởng (scale-up) hoặc triển khai mô hình nhượng quyền (franchise).

Đơn hàng được xử lý bởi đội ngũ chuyên nghiệp

2.4. Tăng sự hài lòng của khách hàng 

Tất cả những lợi ích trên đều hướng tới mục tiêu cuối cùng: nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách kết hợp kho bãi hiệu quả với các dịch vụ giao hàng tốc độ cao như XFAST (giao trong 2 giờ), Express (giao siêu tốc toàn quốc) hay BBS (dịch vụ giao hàng nặng, cồng kềnh) tại GHTK, doanh nghiệp có thể mang đến cho khách hàng một trải nghiệm "giao nhanh như các sàn TMĐT lớn".

Trải nghiệm mua sắm liền mạch, nhanh chóng và đáng tin cậy chính là cách hiệu quả nhất để xây dựng uy tín thương hiệu và tăng tỷ lệ khách hàng trung thành cho doanh nghiệp.

3. Các loại hình dịch vụ kho bãi phổ biến hiện nay

Hiện nay có 3 loại hình dịch vụ kho bãi phổ biến là: thuê kho chung, thuê kho xưởng riêng và thuê kho thương mại điện tử.

3.1. Thuê kho chung

Đây là mô hình mà nhiều doanh nghiệp cùng chia sẻ không gian, nhân sự và trang thiết bị trong một nhà kho lớn do một bên thứ ba vận hành. Nhà cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ về việc quản lý kho, từ bốc xếp, lưu trữ, quản lý tồn kho đến xử lý đơn hàng. Doanh nghiệp sẽ trả phí dựa trên diện tích (m², pallet, khối) và các dịch vụ thực tế sử dụng.

• Ưu điểm: Chi phí ban đầu thấp, linh hoạt cao, cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô lưu trữ theo nhu cầu. Doanh nghiệp không cần lo lắng về vận hành, được hưởng lợi từ quy trình chuyên nghiệp có sẵn.
• Nhược điểm: Ít quyền kiểm soát trực tiếp đối với hàng hóa và quy trình. Khó tùy chỉnh các yêu cầu đặc thù về lưu trữ hoặc xử lý đơn hàng so với kho riêng.
• Quy trình đăng ký: Doanh nghiệp liên hệ với nhà cung cấp, trao đổi về nhu cầu lưu trữ và dịch vụ, sau đó nhận báo giá và ký kết hợp đồng dịch vụ.

Mô hình thuê kho chung cho phép nhiều doanh nghiệp cùng chia sẻ không gian lưu trữ

3.2. Thuê kho xưởng riêng (kho tự quản)

Đây là mô hình mà doanh nghiệp thuê trọn gói một kho xưởng riêng biệt và tự chịu trách nhiệm toàn bộ việc quản lý, vận hành. Doanh nghiệp sẽ kiểm soát từ cơ sở hạ tầng, trang thiết bị đến nhân sự và quy trình làm việc bên trong kho.

• Ưu điểm: Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát quy trình, bố trí không gian và bảo mật hàng hóa, đặc biệt phù hợp với các sản phẩm có yêu cầu bảo quản đặc thù. 
• Nhược điểm: Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về các chi phí thuê mặt bằng, trang bị cơ sở vật chất và nhân sự. Việc mở rộng hay thu hẹp diện tích kho khi nhu cầu kinh doanh biến động sẽ trở nên khó khăn và tốn kém hơn.
• Quy trình đăng ký: Doanh nghiệp sẽ làm việc trực tiếp với chủ sở hữu kho xưởng hoặc các công ty môi giới. Sau khi lựa chọn được vị trí phù hợp, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng thuê dài hạn.

3.3. Thuê kho thương mại điện tử

Đây là mô hình chuyên biệt được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp thương mại điện tử. Nhà cung cấp dịch vụ không chỉ cho thuê không gian kho bãi mà còn chịu trách nhiệm xử lý toàn bộ quy trình hoàn tất đơn hàng, từ khi khách đặt mua cho đến khi nhận được sản phẩm.

• Ưu điểm: Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình từ lưu kho, lấy hàng, đóng gói đến vận chuyển mà không cần đầu tư hệ thống riêng. Tốc độ xử lý đơn hàng được đảm bảo ngay cả trong các mùa cao điểm.
• Nhược điểm: Mức phí thường cao hơn so với thuê kho chung, do dịch vụ bao gồm nhiều khâu chuyên sâu. Doanh nghiệp phụ thuộc vào quy trình và nền tảng công nghệ của nhà cung cấp.
• Quy trình đăng ký: Doanh nghiệp tích hợp hệ thống bán hàng của mình (ví dụ: Shopify, Haravan...) với phần mềm quản lý của nhà cung cấp dịch vụ. Sau đó, nhà cung cấp sẽ tự động nhận đơn hàng và xử lý toàn bộ quy trình logistics.

Kho thương mại điện tử là loại hình dịch vụ kho bãi tích hợp

4. 5 yếu tố cần xem xét trước khi chọn dịch vụ kho bãi

1. Nhu cầu lưu kho của doanh nghiệp: Xác định dựa vào loại hàng hóa, số lượng, thời gian lưu kho và điều kiện bảo quản đặc thù để chọn dịch vụ phù hợp. Hàng thực phẩm cần kho lạnh, hàng điện tử cần môi trường khô ráo, chống ẩm.
2. Vị trí kho: Nên ưu tiên vị trí gần trung tâm phân phối hoặc thị trường tiêu thụ chính, thuận tiện kết nối giao thông đường bộ, cảng, sân bay, giúp rút ngắn thời gian giao hàng và giảm chi phí logistics tổng thể.
3. Hạ tầng và công nghệ quản lý kho: Lựa chọn nhà cung cấp có hạ tầng hiện đại, hệ thống an ninh đầy đủ, camera giám sát, phòng cháy chữa cháy. Quy trình xuất – nhập – lưu trữ cần rõ ràng, minh bạch và có hệ thống WMS hỗ trợ.
4. Chi phí và dịch vụ gia tăng: So sánh chi phí lưu kho giữa các đơn vị, bao gồm cả dịch vụ bốc xếp, đóng gói, phân loại, fulfillment. Cần chú ý tính minh bạch trong báo giá và tránh các phụ phí phát sinh.
5. Độ uy tín và chính sách cam kết: Ưu tiên chọn đơn vị có thương hiệu mạnh, nhiều năm kinh nghiệm, hợp đồng rõ ràng và chính sách bồi thường khi xảy ra rủi ro. Hãy tham khảo đánh giá từ khách hàng cũ để đưa ra quyết định chính xác.

Doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị có thương hiệu mạnh

5. Dịch vụ kho bãi thông minh GHTK – Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp

GHTK mang đến giải pháp "Tối ưu lưu trữ – tăng tốc vận hành – kiểm soát chặt chẽ" với các ưu thế vượt trội:

1 - Mạng lưới kho bãi hiện đại – Nền tảng vững chắc cho mọi doanh nghiệp: Với hơn 800 kho trên toàn quốc và tổng diện tích lên đến 300.000m², GHTK cung cấp nền tảng kho vận vững chắc, giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô không giới hạn. Mỗi kho bãi là một giải pháp chuyên biệt, được thiết kế riêng cho từng ngành hàng (F&B, dược phẩm, thời trang), cam kết bảo quản hàng hóa trong điều kiện tối ưu nhất ở mọi công đoạn.

2 - Nền tảng công nghệ vượt trội – Tối ưu hóa hiệu suất cho doanh nghiệp:

• Quản lý chính xác tuyệt đối: Hệ thống WMS đảm bảo mọi SKU được kiểm soát với độ chính xác >99,5%.
• Minh bạch trong từng thao tác: Công nghệ IoT cho phép giám sát hành trình hàng hóa 24/7.
• Xử lý đơn hàng thần tốc: Hệ thống chia chọn tự động giúp hàng hóa được xử lý nhanh hơn, chính xác hơn.
• Vận hành thông minh: Chúng tôi dùng Big Data & AI để dự báo và đưa ra quyết định tối ưu, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian.
• Kết nối liền mạch: API mở giúp tự động hóa việc đồng bộ đơn hàng từ nền tảng bán hàng, loại bỏ các thao tác thủ công.
• Hoạt động không gián đoạn: Hạ tầng Hybrid Cloud đảm bảo hệ thống luôn ổn định, ngay cả trong các chiến dịch khuyến mãi lớn.

3 - Tư duy vận hành lấy hiệu quả làm trung tâm: GHTK cam kết mang đến một quy trình vận hành vượt trội, đảm bảo:

• Chính xác cao: Kiểm soát chặt chẽ đến từng đơn vị sản phẩm (SKU).
• Linh hoạt không giới hạn: Dễ dàng mở rộng quy mô để đáp ứng các đợt tăng trưởng đơn hàng đột biến hay các chiến dịch flash sale.
• Thích ứng nhanh nhạy: Phản ứng tức thì trước những biến động của thị trường dựa trên phân tích dữ liệu thực.
• Tầm nhìn toàn cảnh: Quản lý kho bãi như một phần không thể tách rời của chuỗi cung ứng, đảm bảo dòng chảy hàng hóa luôn thông suốt và hiệu quả.

4 - GHTK Fulfillment – Giải pháp kho vận toàn diện cho thương mại điện tử: Giải pháp của GHTK bao trọn mọi khâu vận hành, giúp doanh nghiệp tập trung vào tăng trưởng kinh doanh:

1. Lưu kho & Quản lý: Hàng hóa được lưu trữ an toàn, phân loại khoa học theo đúng tiêu chuẩn.
2. Xử lý đơn hàng: Đơn hàng được tiếp nhận và xử lý tự động ngay khi phát sinh trên hệ thống bán hàng.
3. Hoàn tất & Giao nhận: Quy trình đóng gói, giao hàng và xử lý hàng hoàn được thực hiện đồng bộ, khép kín.

Với các trung tâm Fulfillment chiến lược tại Hà Nội, TP.HCM và Đà Nẵng, GHTK kết nối trực tiếp với mạng lưới giao hàng phủ sóng 34 tỉnh thành, cam kết mang đến tốc độ vượt trội và chi phí cạnh tranh nhất.

GHTK là nền tảng hậu cần chuyên nghiệp cho mọi mô hình kinh doanh

6. FAQs - Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Nên sử dụng dịch vụ kho bãi khi nào?

Doanh nghiệp nên cân nhắc dịch vụ kho bãi khi: thiếu không gian lưu trữ nội bộ; cần giải pháp bảo quản hàng hóa chuyên biệt; muốn tối ưu chi phí logistics; hoặc đang có kế hoạch mở rộng kinh doanh sang nhiều khu vực.

Câu 2: Chi phí thuê dịch vụ kho bãi được tính như thế nào?

Chi phí thường dựa trên phí nhập kho ban đầu, phí lưu kho theo diện tích hoặc thể tích hàng hóa và phí xử lý trên mỗi đơn hàng. Mức phí cụ thể phụ thuộc vào loại hàng hóa và dịch vụ gia tăng đi kèm.

Câu 3: Shop nhỏ có nên sử dụng dịch vụ kho bãi không?

Hoàn toàn nên, đặc biệt đối với shop online vừa khởi nghiệp. Dịch vụ kho bãi logistics giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu và cho phép chủ shop tập trung hoàn toàn vào hoạt động bán hàng và phát triển thương hiệu.

Câu 4: Làm thế nào để bắt đầu sử dụng dịch vụ kho của GHTK?

Doanh nghiệp có thể đăng ký dịch vụ trực tuyến tại website GHTK hoặc liên hệ hotline 1900-6092 để được tư vấn. Quy trình thường bao gồm khảo sát nhu cầu, ký hợp đồng và triển khai dịch vụ trong vòng 3 - 5 ngày làm việc.

Dịch vụ kho bãi đã đang trở thành một giải pháp chiến lược toàn diện cho doanh nghiệp. Từ việc tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian, đến nâng cao hiệu quả vận hành và gia tăng sự hài lòng của khách hàng, việc thuê ngoài kho bãi chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để bài toán hậu cần phức tạp. 

Đừng để gánh nặng vận hành kho bãi cản trở bước tiến của doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với GHTK để được tư vấn miễn phí và tìm ra giải pháp kho bãi tối ưu nhất, giúp tập trung nguồn lực vào những gì doanh nghiệp làm tốt nhất: Kinh doanh và Tăng trưởng