Đối soát là gì? Khám phá quy trình đối soát COD chuẩn trong kinh doanh online

1. Đối soát COD là gì? 

Đối soát vận chuyển là một quy trình quan trọng nhằm đối chiếu các đơn hàng đã giao thành công cùng với số tiền thu hộ (COD) giữa chủ cửa hàng/doanh nghiệp (shop) và đơn vị vận chuyển. Quá trình được thực hiện sau khi đã trừ đi các khoản chi phí liên quan đến đơn hàng đã hoàn thành trước đó theo lịch đối soát định kỳ. Mục tiêu là đảm bảo sự minh bạch, chính xác về dòng tiền giữa hai bên.

Đối với bất kỳ chủ shop kinh doanh online nào, việc đảm bảo sự minh bạch tài chính và kiểm soát chặt chẽ các giao dịch vận chuyển là yếu tố sống còn. Quá trình đối soát vận chuyển chính là công cụ then chốt thực hiện điều này.

• Đảm bảo số tiền thu hộ chính xác, minh bạch: Quy trình đối chiếu giúp chủ shop xác nhận rằng số tiền thực nhận từ đơn vị vận chuyển hoàn toàn khớp với số tiền thu hộ của các đơn hàng đã giao thành công, tránh thất thoát hoặc sai sót.
• Hỗ trợ chủ shop kiểm soát dòng tiền kinh doanh: Thông qua việc đối soát định kỳ, chủ shop có thể nắm rõ dòng tiền ra (chi phí vận chuyển, hoàn hàng) và dòng tiền vào (doanh thu từ COD), từ đó quản lý tài chính hiệu quả hơn.
• Giúp phát hiện và xử lý sai sót kịp thời: Đối soát là cơ hội để phát hiện các trường hợp sai lệch về phí, sai số lượng đơn hàng, hoặc các vấn đề khác liên quan đến quá trình vận chuyển. Việc phát hiện sớm giúp chủ shop kịp thời liên hệ với đơn vị vận chuyển để điều chỉnh, đảm bảo quyền lợi.

Đối soát là khâu quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa 

GHTK cung cấp các hình thức đối soát linh hoạt, giúp các chủ shop dễ dàng quản lý dòng tiền và rút tiền COD về tài khoản một cách tiện lợi nhất. Tùy thuộc vào nhu cầu về tốc độ và tần suất, bạn có thể lựa chọn một trong hai loại đối soát sau:

• Đối soát nhanh (Rút COD nhanh): Đây là hình thức cho phép shop rút tiền từ số dư hiện có về tài khoản ngân hàng đã đăng ký với GHTK. Hạn mức rút tiền lên tới 50 triệu VNĐ/giao dịch và tối đa 200 triệu VNĐ/ngày. Tiền sẽ về tài khoản ngân hàng gần như ngay lập tức khi giao dịch được thực hiện thành công. Dịch vụ này hoạt động tất cả các ngày trong tuần, trừ các ngày lễ, Tết. 
• Đối soát thường: Với hình thức này, GHTK sẽ tiến hành đối soát và thanh toán toàn bộ số dư COD đã chốt của shop về tài khoản ngân hàng theo lịch đối soát mà shop đã chủ động lựa chọn và cài đặt trên hệ thống (ví dụ: Thứ 2, 4, 6 hàng tuần). Hình thức đối soát này không có giới hạn hạn mức rút tiền.

Các đơn vị vận chuyển thường thực hiện đối soát từ 2-3 lần/tuần

2. Các nội dung đối soát trong vận chuyển hàng hoá

Quá trình đối soát không chỉ đơn thuần là so sánh số tiền, mà là việc kiểm tra toàn diện nhiều yếu tố liên quan đến hành trình của một đơn hàng. Để đảm bảo sự minh bạch và chính xác tối đa, chủ shop cần chú ý đối chiếu các nội dung chính sau đây:

• Đơn hàng và trạng thái giao nhận: Chủ shop cần đối chiếu với đơn vị vận chuyển để xác nhận số lượng đơn hàng đã giao thành công, đối chiếu số lượng đơn hoàn, đối chiếu số lượng đơn hủy.
• Chi phí vận chuyển (Phí ship): Mỗi đơn hàng đều có một mức phí vận chuyển cố định hoặc thay đổi tùy theo khoảng cách, trọng lượng, kích thước. Chủ shop cần đối chiếu phí ship đã tính và kiểm tra các yếu tố ảnh hưởng.
• Tiền thu hộ (COD - Cash On Delivery): Các shop cần đối chiếu tổng số tiền mà shipper đã thu từ khách hàng với tổng số tiền mà đơn vị vận chuyển cần trả lại cho shop sau khi trừ đi các chi phí liên quan.

• Các chi phí phát sinh và khoản bồi thường khác: Ngoài phí ship và COD, có thể có nhiều khoản phí hoặc bồi thường khác cần được đối soát:

  • Phí khai giá: Nếu shop dụng dịch vụ khai giá hàng hóa, cần đối chiếu khoản phí này.
  • Phí chuyển hoàn: Kiểm tra phí cho các đơn hàng không giao thành công và phải trả lại shop.
  • Phí thay đổi địa chỉ/thông tin: Nếu có yêu cầu thay đổi địa chỉ giao hàng hoặc thông tin khách hàng trong quá trình vận chuyển.
  • Phí đồng kiểm: Chi phí phát sinh nếu khách hàng yêu cầu kiểm tra hàng trước khi nhận.

Chủ shop cần đối chiếu với ĐVVC để xác nhận số lượng đơn hàng đã giao

3. Quy trình đối soát chi tiết với đơn vị vận chuyển

Để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý dòng tiền cho các chủ shop, Giao Hàng Tiết Kiệm đã xây dựng quy trình đối soát rõ ràng, được chia thành hai luồng chính tùy thuộc vào việc shop sử dụng ví GHTKPay/tài khoản kỹ thuật hay không.

3.1. Đối với shop sử dụng ví GHTKPay/tài khoản kỹ thuật

Quy trình này được tự động hóa cao, mang lại sự tiện lợi và tốc độ cho các shop tích hợp GHTKPay.

• Bước 1: Ngay khi đơn hàng được giao thành công và thu COD, số tiền thu hộ của đơn hàng sẽ được tự động cộng vào ví GHTKPay hoặc số dư chốt của shop trên hệ thống.
• Bước 2: Đến lịch đối soát mà shop đã đăng ký (ví dụ: Thứ 2, 4, 6), hệ thống GHTK sẽ tự động chạy đối soát với tất cả các đơn hàng đã hoàn thành việc thanh toán COD. Hệ thống sẽ thu thêm hoặc hoàn lại tiền chênh lệch giữa số tiền đối soát thực tế và số tiền đã thanh toán vào ví/tài khoản kỹ thuật của shop. 
• Bước 3: Số dư trong ví GHTKPay/tài khoản kỹ thuật của shop sẽ được hệ thống tự động rút về tài khoản ngân hàng mà shop đăng ký, theo đúng lịch đối soát đã chọn.
• Bước 4: Đội ngũ kế toán của GHTK sẽ đối chiếu các giao dịch thanh toán vào ví/tài khoản kỹ thuật, nếu phát hiện chênh lệch so với số tiền đối soát thực tế, sẽ tiến hành tìm nguyên nhân và xử lý kịp thời để đảm bảo tính chính xác.

Quy trình đối soát thường gồm nhiều bước

3.2. Đối với shop sử dụng luồng đối soát sinh bill (không có ví GHTKPay/tài khoản kỹ thuật)

Quy trình này bao gồm các bước kiểm tra và phê duyệt chặt chẽ hơn, đảm bảo mọi giao dịch được thực hiện chính xác.

• Bước 1: Hệ thống GHTK sẽ tự động chạy đối soát trên hệ thống theo lịch mà shop đã đăng ký.
• Bước 2: Lập lệnh chuyển tiền

  • Đối với đối soát API: Kế toán kiểm tra và đẩy lệnh chuyển tiền thông qua các API kết nối với từng ngân hàng đối tác.
  • Đối với đối soát Excel: Áp dụng cho các giao dịch của các ngân hàng chưa kết nối API, hoặc các shop có tài khoản ngân hàng chưa được xác minh trên hệ thống/thông tin ngân hàng bị sai. Kế toán sẽ lập bảng kê chuyển tiền và upload lên các ngân hàng.

• Bước 3: Đội ngũ kế toán sẽ rà soát kỹ lưỡng các thông tin trên lệnh chuyển tiền, bao gồm thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền và số tiền cần chuyển. Đồng thời, kiểm tra tổng số tiền trên các lệnh chuyển tiền với số tiền hiển thị trên màn hình đối soát để đảm bảo khớp nhau.
• Bước 4: Sau khi rà soát, các lệnh chuyển tiền sẽ được thanh toán và phê duyệt thông qua hệ thống Internet Banking của ngân hàng.
• Bước 5: Xử lý các lệnh chờ, hoàn trả (nếu có)

  • Trong trường hợp các lệnh chuyển tiền bị pending (chờ xử lý) hoặc bị hoàn trả, kế toán sẽ kiểm tra lại với ngân hàng.
  • Nếu lỗi do ngân hàng, kế toán sẽ bổ sung và xử lý.
  • Nếu lỗi do shop cung cấp sai thông tin số tài khoản, GHTK sẽ liên hệ với bộ phận Chăm sóc khách hàng (CSKH) để cập nhật thông tin tài khoản chính xác từ shop.

Chủ shop cần phát hiện sai sót kịp thời và thông báo cho đơn vị vận chuyển

4. Tiện ích đối soát tự động của GHTK – Nhanh, chuẩn, tiện lợi

Trong bối cảnh kinh doanh online ngày càng phát triển, Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK) đã mang đến giải pháp đối soát tự động vượt trội, giúp chủ shop quản lý dòng tiền một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác. Đây là những tiện ích nổi bật mà GHTK cung cấp:

Rút tiền COD nhanh chóng 

Tiền thu hộ (COD) sẽ được GHTK chuyển khoản về tài khoản của shop trong vòng 24 giờ kể từ khi gửi thông tin đối soát. Điều này giúp chủ shop nhanh chóng luân chuyển vốn, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn. 

Lịch đối soát được GHTK cũng được thiết lập sẵn, giúp shop nhận tiền đều đặn 2 - 3 lần/tuần, cụ thể:

• Đối với Shop đối soát 1 lần/tuần: Nhận tiền đối soát 1 ngày bất kỳ trong tuần.
• Đối với Shop đối soát 2 lần/tuần: Nhận tiền đối soát vào thứ 3 và thứ 5 hàng tuần.
• Đối với Shop đối soát 3 lần/tuần: Nhận tiền đối soát vào thứ 2, thứ 4 và thứ 6 hàng tuần.
• Đối với Shop đối soát 2 lần/tháng: Nhận tiền đối soát vào ngày 15 và ngày cuối cùng của tháng.
• Đối với Shop đối soát 1 lần/tháng: Nhận tiền vào ngày cuối cùng hàng tháng.
• Đối soát nhanh: Với khách hàng sử dụng ví GHTKPay, GHTK hỗ trợ đối soát realtime, cho phép nhận tiền nhanh chóng ngay khi đơn hàng được giao thành công, giúp tăng tính chủ động về tài chính và tối ưu vòng quay vốn.

Với tần suất này, chủ shop hoàn toàn có thể chủ động về tài chính, không còn lo lắng về tình trạng chậm trễ tiền hàng.

GHTK đối soát COD đều đặn trung bình 3 lần/tuần

Đảm bảo chính xác, minh bạch

GHTK áp dụng công nghệ hiện đại Big Data (Dữ liệu lớn) và AI (Trí tuệ nhân tạo) để xử lý hàng tỷ tương tác, giao dịch mỗi ngày, giúp giảm thiểu sai sót tối đa và thực hiện hiệu quả việc tổng hợp, so khớp mọi dữ liệu liên quan đến đơn hàng, bao gồm trạng thái đơn thành công, đơn hoàn, các khoản phí ship và số tiền COD thu được. 

Vào sáng sớm ngày đối soát, GHTK sẽ gửi email thông báo chi tiết đến shop. Bản sao kê đối soát rõ ràng giúp chủ shop dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và nắm bắt chính xác dòng tiền, đảm bảo sự minh bạch tối đa.

Thao tác tự động, tiện lợi

Shop chỉ cần cài đặt đối soát tự động 1 lần duy nhất, hệ thống GHTK sẽ tự động xử lý theo chu kỳ và không cần thao tác thủ công. Từ đó, tiết kiệm đáng kể thời gian quản lý. GHTK cung cấp dịch vụ đối soát với mức phí hợp lý là 5.500/giao dịch, giúp chủ shop tối ưu chi phí vận hành. 

>> Tham khảo thêm cách thay đổi lịch nhận tiền thu hộ tại đây: Đổi lịch nhận tiền thu hộ như thế nào?

Mọi thao tác đối soát GHTK đều được tối ưu, tự động

5. Một số câu hỏi thường gặp về đối soát

Dưới đây là tổng hợp các câu hỏi thường gặp cùng với lời giải đáp chi tiết:

5.1. Điều kiện để được đối soát là gì?

Để đảm bảo các khoản tiền COD của bạn được đối soát và chuyển về tài khoản một cách suôn sẻ, chủ shop cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản. Dưới đây là những yêu cầu chính để quy trình đối soát diễn ra thành công đối với đơn vị vận chuyển là GHTK. 

• Thiết lập lịch đối soát: Bạn cần cài đặt lịch đối soát trên hệ thống của GHTK theo thời gian mong muốn.
• Đạt giá trị tối thiểu: Số dư thu hộ của các đơn hàng trong phiên đối soát phải đạt tối thiểu 50.000 VNĐ.

5.2. Cần lưu ý gì khi thực hiện đối soát?

Để quá trình đối soát diễn ra chính xác, nhanh chóng và bảo vệ tối đa quyền lợi của shop, hãy ghi nhớ những lưu ý quan trọng sau:

• Kiểm tra trạng thái đơn hàng kỹ lưỡng: Luôn kiểm tra lại trạng thái của từng đơn hàng trước khi đối soát để tránh sót hoặc nhầm lẫn đơn đã giao thành công, đơn hoàn hay đơn hủy.
• Cập nhật đúng thông tin tài khoản: Đảm bảo rằng thông tin tài khoản nhận tiền (ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản) luôn chính xác và đầy đủ. Sai thông tin có thể khiến tiền bị treo hoặc chuyển nhầm.
• Nắm rõ lịch chuyển khoản đối soát: Mỗi đơn vị vận chuyển có lịch chuyển khoản COD riêng. Việc nắm rõ lịch này giúp bạn chủ động về dòng tiền và tránh lo lắng khi tiền chưa về.
• So sánh báo cáo đối soát và số tiền thực nhận: Luôn đối chiếu kỹ lưỡng báo cáo đối soát từ đơn vị vận chuyển với số tiền thực tế bạn nhận được trong tài khoản ngân hàng. Nếu phát hiện chênh lệch, cần gửi yêu cầu tra soát ngay lập tức.
• Theo dõi các khoản bị giữ hoặc chậm đối soát: Một số đơn hàng có thể bị giữ hoặc chậm đối soát vì lý do nhất định (ví dụ: đang tra soát, cần xác minh). GHTK và các đơn vị khác thường có ghi chú rõ ràng trên hệ thống, hãy kiểm tra kỹ.
• Lưu trữ lịch sử đối soát: Luôn lưu giữ các biên bản đối soát và sao kê ngân hàng để dễ dàng đối chiếu về sau nếu có bất kỳ tranh chấp hay cần kiểm tra lại thông tin.
• Chủ động liên hệ hỗ trợ: Khi có bất thường hoặc thắc mắc, đừng ngần ngại chủ động liên hệ bộ phận hỗ trợ của đơn vị vận chuyển (ví dụ: sử dụng tính năng “Tra soát đối soát” trên app GHTK hoặc gọi tổng đài CSKH).

Để biết cách cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng trên app GHTK, bạn có thể tham khảo tại đây: Đổi thông tin tài khoản ngân hàng trên app GHTK như thế nào? 

Các shop cần theo dõi kỹ lịch đối soát của đơn vị vận chuyển

5.3. Nếu số dư COD dưới mức quy định thì sẽ tính như thế nào?

Nếu tổng số dư COD của shop trong một kỳ đối soát chưa đạt mức tối thiểu mà đơn vị vận chuyển quy định để thực hiện chuyển khoản, số tiền này sẽ được cộng dồn và đối soát ở kỳ tiếp theo. Điều này đảm bảo rằng chủ shop sẽ nhận được tiền khi đạt đến ngưỡng quy định, tránh các khoản phí chuyển khoản nhỏ lẻ không hiệu quả.

5.4. Lịch đối soát tại GHTK?

GHTK cung cấp lịch đối soát linh hoạt để phù hợp với nhu cầu và mô hình kinh doanh đa dạng của các shop. Lịch đối soát mặc định thường là 3 ngày/tuần vào thứ 2, thứ 4, thứ 6 hàng tuần.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tùy chọn lịch đối soát phù hợp với mô hình kinh doanh của mình như sau:

• Đối soát 1 lần/tuần vào thứ 6.
• Đối soát 2 lần/tuần vào thứ 4 và thứ 6.
• Đối soát 3 lần/tuần vào thứ 2, thứ 4 và thứ 6
• Đối soát 1 lần/tháng vào ngày 30 hàng tháng.
• Đối soát 2 lần/tháng vào ngày 15 và 30 hàng tháng
• Hoặc chỉ đối soát khi đã tích lũy đủ số tiền (tùy chọn)

5.5. Cách cài đặt đối soát tự động trên hệ thống GHTK

Để cài đặt và tận dụng tối đa tiện ích đối soát tự động của GHTK, chủ shop chỉ cần thực hiện theo các bước đơn giản sau:

Bước 1: Truy cập vào trang Tài khoản trên GHTK App hoặc Website, sau đó chọn mục Quản lý tiền & đối soát.

Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào các trường sau và ấn Lưu thông tin hoặc Cập nhật:

• Tài khoản đối soát (tài khoản ngân hàng bạn muốn nhận tiền).
• Lịch đối soát và số tiền tối thiểu cần đối soát.
• Thông tin xuất hóa đơn VAT (nếu shop có nhu cầu xuất hóa đơn).

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ đối soát là gì, quy trình đối soát COD chi tiết. Việc nắm vững cách đối soát đơn hàng không chỉ giúp bạn tránh thất thoát, minh bạch tài chính mà còn tối ưu hóa vận hành. Hãy áp dụng ngay các kiến thức này và tận dụng tiện ích đối soát tự động để công việc kinh doanh của bạn luôn hiệu quả và an tâm nhất!

Để biết thêm thông tin khác về các tiện ích, dịch vụ giao hàng, ghé ngay website chính của GHTK tại https://ghtk.vn/ .