Đồng kiểm là gì? Tìm hiểu quy trình, quy định đồng kiểm khi giao hàng

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ đồng kiểm là gì, quy trình thực hiện ra sao, và quy định cụ thể của Giao Hàng Tiết Kiệm, để mỗi lần giao hàng, người nhận đều yên tâm và chủ động hơn.

1 . Đồng kiểm là gì?

Đồng kiểm là quá trình mà người nhận và người giao hàng cùng nhau mở gói hàng, kiểm tra sơ bộ sản phẩm ngay tại thời điểm giao, trước khi người mua tiến hành thanh toán. Toàn bộ quá trình đồng kiếm sẽ được ghi lại bằng hình ảnh/video để làm bằng chứng nếu sản phẩm có lỗi hay sai sót. 

Khác với việc thử hàng, đồng kiểm chỉ dừng lại ở việc mở gói hàng và kiểm tra sơ bộ sản phẩm. Trong quá trình này, khách hàng không được sử dụng thử, không kiểm tra tính năng hay vận hành của sản phẩm, mà chỉ xác nhận hàng hóa còn nguyên vẹn và đúng cam kết.

Tuỳ theo chính sách bán hàng của từng shop/doanh nghiệp sẽ cho phép đơn hàng được đồng kiểm hay không. Nếu người bán không cho phép, khách không được mở hàng. Theo đó, shipper chỉ giao hàng và thu tiền theo chính sách shop. 

Đồng kiểm giúp người mua xác nhận sản phẩm có đúng với thông tin đặt hàng, bao gồm số lượng, kích thước và màu sắc hay không. Nhờ quá trình kiểm tra này, rủi ro nhận phải hàng sai hoặc kém chất lượng được giảm thiểu đáng kể, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cả hai bên và hạn chế tối đa những tranh chấp hay khiếu nại sau khi giao nhận.

2. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ đồng kiểm hàng

Đồng kiểm hàng mang đến những lợi ích vô cùng quan trọng đối với cả người mua và người bán.

Đối với người bán:

• Hạn chế hoàn đơn do hiểu nhầm của khách hàng: Việc đồng kiểm giúp khách xác nhận đúng sản phẩm trước khi nhận, từ đó giảm thiểu tình trạng từ chối hàng hoặc trả hàng không cần thiết.
• Tránh tranh cãi và khiếu nại sau giao hàng: Khi cả hai bên cùng kiểm tra hàng tại chỗ, mọi thông tin về số lượng, tình trạng và sản phẩm được xác nhận công khai, đảm bảo trách nhiệm rõ ràng giữa người bán – người mua – đơn vị vận chuyển.
• Tăng uy tín và củng cố lòng tin từ khách hàng: Việc cho phép đồng kiểm thể hiện sự minh bạch, chuyên nghiệp và tôn trọng người mua, giúp người bán tạo dựng hình ảnh đáng tin cậy hơn.
• Nâng cao tỷ lệ chốt đơn và giao hàng thành công: Khi khách hàng được kiểm tra hàng và cảm thấy yên tâm, họ có xu hướng hoàn tất đơn hàng nhanh hơn và đánh giá tích cực hơn cho shop.

Đối với khách hàng:

• Được kiểm tra hàng trước khi thanh toán: Đồng kiểm cho phép khách hàng mở gói hàng, đối chiếu sản phẩm thực tế với thông tin đã đặt, tránh rủi ro nhận sai hàng hoặc hàng lỗi.
• Cảm thấy an tâm khi mua sắm online: Việc được trực tiếp kiểm hàng ngay khi nhận tạo cảm giác tin tưởng, đặc biệt hữu ích với những người mua lần đầu hoặc đơn hàng có giá trị cao.
• Có quyền từ chối nhận hàng nếu sản phẩm không đúng mô tả: Nếu hàng bị lỗi, hư hại hoặc khác với đơn đặt, khách hàng có thể từ chối nhận ngay tại chỗ, bảo vệ quyền lợi chính đáng mà không phải mất công đổi trả sau đó.

Đối với đơn vị vận chuyển:

• Tăng tính minh bạch trong quá trình giao nhận: Việc có sự chứng kiến của cả người giao và người nhận giúp đơn vị vận chuyển dễ dàng xác minh trách nhiệm nếu có tranh chấp phát sinh.
• Giảm thiểu khiếu nại và sai sót: Quá trình đồng kiểm hạn chế tình trạng mất mát, nhầm lẫn hoặc hư hại hàng hóa, giúp các đơn vị vận chuyển tối ưu hiệu suất và uy tín dịch vụ.
• Cải thiện trải nghiệm dịch vụ cho cả hai bên: Khi người mua, người bán và đơn vị vận chuyển đều cảm thấy yên tâm và hài lòng, toàn bộ quy trình giao hàng trở nên trơn tru, đáng tin cậy hơn.

3. Quy trình đồng kiểm của GHTK

GHTK áp dụng quy trình đồng kiểm minh bạch, rõ ràng với 4 bước, bao gồm:

Bước 1: Xác định yêu cầu đồng kiểm

Đơn hàng chỉ được đồng kiểm khi người bán đã bấm chọn dịch vụ đồng kiểm trên hệ thống và trên hoá đơn của đơn hàng ghi chú “được đồng kiểm”. 

Bước 2: Mở gói hàng

Người vận chuyển GHTK hỗ trợ mở lớp bao bì ngoài của kiện hàng. Đảm bảo hàng sản phẩm bên trong còn nguyên vẹn, không làm rách tem niêm phong. Sau đó, người nhận kiểm tra tình trạng và số lượng, size số, màu sắc hàng hóa bên trong. 

Lưu ý: Quy trình đồng kiểm không bao gồm mở seal hay tem niêm phong riêng của sản phẩm. 

Bước 3: Đối chiếu và ghi nhận

Người nhận tiến hành đối chiếu sản phẩm thực tế với các thông tin được ghi trên đơn hàng để đảm bảo chính xác.  

Đồng thời, người vận chuyển sẽ quay video hoặc chụp ảnh toàn bộ quá trình đồng kiểm để xác nhận tình trạng hàng hóa.

Bước 4: Kết thúc đồng kiểm

Nếu hàng đúng với đơn đặt hàng, người nhận thanh toán và hoàn tất việc nhận hàng. Nếu sai hoặc hỏng, người nhận có thể từ chối nhận hàng và đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành chuyển hoàn. 

4. Lưu ý khi đồng kiểm hàng hóa

Để quá trình đồng kiểm được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, cả người gửi, người nhận và người giao hàng cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng sau:

Đối với khách nhận hàng

• Người nhận hàng chỉ được đồng kiểm khi người bán chọn dịch vụ đồng kiểm cho đơn hàng đó. 
• Người nhận hàng không được làm rách, bẻ gãy hoặc gây hư hỏng bao bì, tem niêm phong bên ngoài của sản phẩm.
• Để đảm bảo quyền lợi và có căn cứ giải quyết khi xảy ra tranh chấp, người nhận nên quay video toàn bộ quá trình mở gói hàng.

Đối với nhà bán:

• Nếu muốn cho người nhận kiểm tra hàng, hãy chọn “cho đồng kiểm” trong phần đơn hàng khi tạo đơn trên hệ thống GHTK. Chỉ khi thao tác này được thực hiện, khách hàng mới có thể kiểm tra hàng trước khi nhận.
• Sử dụng bao bì như túi zip hoặc hộp carton giúp thao tác mở dễ dàng. Tránh dùng băng keo dán kín toàn bộ hoặc màng bọc quá chặt, khiến quá trình mở gói và kiểm tra trở nên khó khăn.
• Đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng chuẩn theo hướng dẫn của GHTK để tránh bị từ chối vận chuyển hoặc đồng kiểm.

Đối với người giao hàng:

• Dịch vụ đồng kiểm chỉ được thực hiện khi đã có xác nhận từ người bán và trên đơn hàng ghi rõ yêu cầu đồng kiểm.
• Người nhận chỉ cần xem và đối chiếu sản phẩm với thông tin ghi trên đơn hàng, bao gồm số lượng, mẫu mã, màu sắc… Nếu trên hệ thống đã tick chọn dịch vụ “Xem hàng”, người nhận có thể thử sản phẩm trong phạm vi cho phép.
• Sau khi hoàn tất đồng kiểm, nhân viên vận chuyển cần chụp ảnh hoặc quay video toàn bộ quá trình để làm bằng chứng, đồng thời cập nhật chính xác trạng thái đơn hàng trên hệ thống.

5. Hướng dẫn tạo đơn đồng kiểm tại GHTK

Tại GHTK, người gửi có thể dễ dàng tạo đơn kèm dịch vụ đồng kiểm ngay trên app hoặc website của GHTK. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước để thực hiện, bao gồm:

Bước 1: Truy cập app hoặc website GHTK và thao tác tạo đơn như thông thường

Bước 3: Bấm chọn dịch vụ “Xem hàng” để được đồng kiểm và xem hàng khi nhận.

6. Giải đáp thắc mắc thường gặp về dịch vụ đồng kiểm

6.1. Ship COD có được đồng kiểm không?

Bất cứ hình thức ship hàng nào đều có thể được đồng kiểm. Tuy nhiên, cần được sự cho phép của người bán bằng cách ghi chú trên đơn hàng và hệ thống của GHTK.

6.2. Đồng kiểm có được dùng thử sản phẩm không?

Khi sử dụng dịch vụ giao hàng của GHTK, người nhận hàng có thể dùng thử sản phẩm với dịch vụ Thử hàng/ Đồng kiểm.

6.3. Những loại hàng hóa nào được đồng kiểm tại GHTK?

GHTK cung cấp dịch vụ đồng kiểm cho tất cả các loại hàng hóa với điều kiện người bán cho phép đồng kiểm. 

6.4. Nếu có tranh chấp sau khi đồng kiểm thì xử lý như thế nào?

GHTK khuyến khích các bên lưu lại hình ảnh hoặc video khi đồng kiểm, nhằm làm bằng chứng nếu xảy ra tranh chấp. Trong trường hợp có khiếu nại, GHTK sẽ căn cứ vào biên bản giao nhận, hình ảnh/ video hiện trường và quy trình xử lý khiếu nại để giải quyết.

Đồng kiểm không chỉ là bước kiểm tra hàng, mà còn là cách để cả người bán lẫn người mua yên tâm khi giao dịch. Thực hiện đúng quy trình này giúp cả người mua lẫn người bán chủ động hơn, hạn chế rủi ro và tiết kiệm thời gian giải quyết khiếu nại.

Hãy truy cập website hoặc ứng dụng GHTK, bật tính năng đồng kiểm cho đơn hàng để tăng tỷ lệ giao thành công và bảo vệ quyền lợi của cả shop và khách hàng ngay hôm nay!