Kho vận là gì? Vai trò & Tiêu chí lựa chọn dịch vụ uy tín

1. Kho vận là gì? 

Kho vận là thuật ngữ kết hợp giữa “kho bãi” và “vận tải”. Đây là quá trình bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc lưu trữ, quản lý và vận chuyển hàng hóa từ điểm sản xuất đến điểm bán hàng hoặc đến tay người tiêu dùng. 

Đặc biệt, nhờ công nghệ, kho vận hiện đại đã trở thành một hệ thống thông minh, tự động và được kết nối chặt chẽ, đóng vai trò là "xương sống" không thể thiếu cho chuỗi cung ứng toàn cầu. Ví dụ một số thay đổi:

• Ứng dụng hệ thống quản lý kho tự động (WMS) thay vì ghi chép sổ sách: Quản lý toàn bộ hoạt động bằng phần mềm, cập nhật dữ liệu tồn kho theo thời gian thực, tăng độ chính xác và giảm sự chậm trễ.
• Theo dõi hàng hoá bằng IoT và GPS: Gắn cảm biến lên hàng hóa và phương tiện, cho phép theo dõi vị trí, nhiệt độ, độ ẩm,... của lô hàng 24/7, giúp dễ dàng theo dõi vị trí chính xác của hàng khi đang vận chuyển.
• Xử lý đơn hàng bằng robot tự hành (AGV, AMR): Robot tự di chuyển, tìm và mang hàng đến cho nhân viên đóng gói, cánh tay robot tự động bốc xếp, phân loại hàng.
• Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và Dữ liệu lớn (Big Data): Phân tích dữ liệu để dự báo nhu cầu thị trường, tối ưu hóa không gian lưu trữ và vạch ra tuyến đường vận chuyển hiệu quả nhất.
• Tự động hoá toàn diện: Tốc độ xử lý đơn hàng nhanh hơn gấp nhiều lần, hoạt động liên tục 24/7, giảm chi phí nhân công và sai sót.

2. Vai trò của kho vận trong doanh nghiệp

1 - Là trung tâm kết nối trong chuỗi cung ứng: Nhờ sự kết nối chặt chẽ giữa các khâu sản xuất, lưu trữ và phân phối hàng hóa, sản phẩm được vận chuyển một cách trơn tru, thông suốt từ nhà sản xuất, qua các điểm lưu trữ và đến tay người tiêu dùng, giúp tránh tắc nghẽn và đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh.

2 - Bảo đảm lưu trữ và duy trì chất lượng hàng hóa: Một hệ thống kho bãi chuyên nghiệp được trang bị các công nghệ và quy trình hiện đại để kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm và điều kiện môi trường, giúp bảo quản và duy trì chất lượng sản phẩm, đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng, thất thoát hay hết hạn sử dụng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành hàng như thực phẩm, dược phẩm hay điện tử,... giúp duy trì uy tín thương hiệu và giảm thiểu chi phí phát sinh do hàng tồn kho kém chất lượng.

3 - Đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường: Vào những mùa cao điểm hay các đợt khuyến mãi, số lượng hàng hóa tăng vọt, một hệ thống kho vận hiệu quả cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước những biến động bất ngờ của nhu cầu thị trường, rút ngắn thời gian giao hàng, đảm bảo sản phẩm luôn có sẵn khi khách hàng cần, từ đó nâng cao sự hài lòng và xây dựng lòng trung thành của khách hàng.

4 - Góp phần giảm chi phí logistics tổng thể: Giúp doanh nghiệp tận dụng hiệu quả diện tích nhà kho, giảm thiểu lãng phí và chi phí thuê mặt bằng không cần thiết. Việc phân bổ và vận chuyển hàng hóa hợp lý cũng tiết kiệm chi phí nhiên liệu và nhân sự, giúp doanh nghiệp đạt được sự cân bằng tối ưu giữa hiệu quả vận hành và chi phí bỏ ra.

3. Quy trình xử lý đơn hàng trong một hệ thống kho vận chuyên nghiệp

3.1. Nhập kho

• Hàng hóa được tiếp nhận từ nhà cung cấp hoặc các đối tác. 
• Đội ngũ kho vận sẽ thực hiện việc kiểm tra kỹ lưỡng mã SKU, tình trạng hàng hóa và hạn sử dụng để đảm bảo tính chính xác và chất lượng sản phẩm. 
• Mỗi sản phẩm sau đó sẽ được gắn tem định danh riêng và cập nhật tức thì vào hệ thống quản lý kho (WMS), giúp số hóa toàn bộ dữ liệu nhập hàng, tạo nền tảng vững chắc cho các bước xử lý tiếp theo.

3.2. Lưu trữ

• Hàng hóa sẽ được phân loại và bố trí vào các vị trí lưu trữ tối ưu trong kho, giúp tối đa hóa không gian và tiết kiệm thời gian lấy hàng sau này. 
• Một hệ thống kho vận chuyên nghiệp sẽ sử dụng công nghệ để định vị chính xác từng sản phẩm dựa trên mã SKU, đảm bảo bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tìm thấy và truy cập hàng hóa một cách nhanh chóng, chính xác.

3.3. Xử lý đơn hàng

• Khi hệ thống kho vận nhận được lệnh, dựa trên thông tin đơn hàng, đội ngũ kho sẽ tiến hành lấy hàng từ các vị trí lưu trữ và đóng gói sản phẩm theo đúng quy chuẩn. 
• Công nghệ sẽ hỗ trợ nhân viên định vị vị trí hàng hóa nhanh nhất, tự động in phiếu giao hàng và nhãn dán để chuẩn bị cho bước cuối cùng.

3.4. Xuất kho – Giao vận

• Đơn hàng sẽ được chuyển đến khu vực xuất kho, hệ thống sẽ tự động đối soát dữ liệu với thông tin đơn hàng trên hệ thống, đảm bảo không có sai sót. 
• Hàng hóa sẽ được bàn giao cho bộ phận giao vận, doanh nghiệp và người dùng có thể theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực, từ lúc rời kho cho đến khi giao thành công.

4. Các tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ kho vận uy tín

4.1. Năng lực công nghệ và kinh nghiệm thực tiễn

Một đối tác uy tín phải có kinh nghiệm triển khai thành công các giải pháp kho vận thông minh (smart warehousing) cho đa dạng ngành hàng, đặc biệt là các ngành có yêu cầu phức tạp như dược phẩm, trang sức, điện tử - điện lạnh, FMCG, nông sản, thực phẩm, thời trang,...  

Doanh nghiệp có thể yêu cầu đối tác cung cấp các case study thành công từ những khách hàng có quy mô tương tự và tham khảo các báo cáo hiệu suất mẫu.

4.2. Hạ tầng kho bãi thông minh và linh hoạt

Một đơn vị uy tín sẽ sở hữu các kho bãi ở vị trí chiến lược, tích hợp trong mạng lưới logistics đa phương thức và được trang bị hệ thống tự động hóa tiên tiến để tối ưu thời gian, chi phí vận chuyển và nâng cao hiệu suất. 

Doanh nghiệp có thể yêu cầu kiểm tra kho thực tế xem có sạch sẽ, ngăn nắp, an toàn và được vận hành chuyên nghiệp hay không. Đồng thời hãy làm rõ các tiêu chuẩn an toàn như phòng cháy chữa cháy, quy trình mở rộng diện tích và tính chiến lược của vị trí kho bãi trong việc phân phối hàng hóa đến tệp khách hàng mục tiêu.

4.3. Hệ sinh thái công nghệ và khả năng tích hợp API

Đối tác kho vận cần sở hữu hệ sinh thái công nghệ với nền tảng quản lý hợp nhất (WMS, TMS, OMS) và API đủ mạnh để kết nối liền mạch với ERP, CRM hay sàn TMĐT. Doanh nghiệp nên kiểm tra xem hệ thống có API kết nối sẵn với các nền tảng phổ biến như Shopify, Haravan, Sapo hay không, làm rõ thời gian, chi phí và quy trình hỗ trợ trong quá trình tích hợp. 

Việc lựa chọn một đối tác có quy trình tích hợp đơn giản và đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ tận tình sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực sau này.

4.4. Đội ngũ nhân sự vận hành công nghệ

Doanh nghiệp nên chọn đối tác kho vận có đội ngũ nhân sự được đào tạo chuyên sâu để vận hành hệ thống tự động hóa và phần mềm quản lý kho và xử lý dữ liệu, giúp khai thác số liệu vận hành để tư vấn giải pháp tối ưu. 

Doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác cung cấp hồ sơ năng lực của đội ngũ kỹ thuật và quy trình ứng dụng thiết bị hiện đại như mobile device, drone, robot kiểm kê, nhằm kiểm chứng tính chuyên nghiệp và độ chính xác trong vận hành.

4.5. Mạng lưới vận chuyển thông minh và được tối ưu hóa

Đối tác kho vận uy tín cần sở hữu mạng lưới vận chuyển được tối ưu hóa, có hệ thống quản lý vận tải (TMS) để tự động hóa lập kế hoạch, phân tuyến và lựa chọn nhà vận chuyển phù hợp, hỗ trợ theo dõi đơn hàng theo thời gian thực. 

Doanh nghiệp có thể yêu cầu đối tác trình bày báo cáo năng lực TMS, cung cấp dữ liệu minh chứng về tỷ lệ giao hàng đúng hẹn và mô hình hợp tác với các đơn vị vận chuyển, từ đó kiểm chứng mức độ tối ưu hóa mạng lưới.

4.6. An ninh vật lý và An toàn dữ liệu

Đơn vị cung cấp dịch vụ kho vận cần có hệ thống giám sát hiện đại, ứng dụng AI để nhận diện bất thường, kiểm soát ra vào bằng sinh trắc học và lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây an toàn. 

Doanh nghiệp nên yêu cầu chứng chỉ bảo mật quốc tế, chính sách phân quyền rõ ràng và cơ chế bồi thường minh bạch; xem trước hợp đồng mẫu để đánh giá các điều khoản về bảo hiểm hàng hóa, trách nhiệm pháp lý và cam kết bảo mật.

4.7. Chi phí dựa trên hiệu suất và báo cáo minh bạch

Việc ưu tiên đối tác có cơ cấu giá rõ ràng và công cụ báo cáo mạnh mẽ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả và đo lường chính xác giá trị của sự hợp tác. 

Doanh nghiệp nên yêu cầu bảng giá chi tiết, làm rõ phụ phí và nhận báo cáo định kỳ kèm số liệu SLA, KPIs. Hãy đề nghị demo hệ thống dashboard để kiểm tra khả năng theo dõi chi phí và hiệu suất theo thời gian thực.

5. GHTK: Cung cấp giải pháp kho bãi thông minh cho doanh nghiệp

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bưu chính viễn thông và logistics, thấu hiểu nhu cầu của doanh nghiệp địa phương, GHTK đã phát triển giải pháp quản lý kho bãi thông minh giúp doanh nghiệp Việt vận hành kho hiệu quả, giảm chi phí và sẵn sàng mở rộng quy mô kinh doanh.

1 - Mạng lưới và quy mô vận hành toàn quốc: 

• Hơn 800 kho trên toàn quốc và tổng diện tích lên đến hơn 300.000m², GHTK đảm bảo khả năng lưu trữ và xử lý hàng hóa quy mô lớn. 
• 20 trung tâm vận hành được bố trí chiến lược giúp kết nối các kho với hệ thống vận chuyển, rút ngắn thời gian luân chuyển hàng hóa. 
• GHTK cũng đang đầu tư mạnh mẽ vào các trung tâm xử lý đơn hàng tự động để tiếp tục nâng cao hiệu suất.

2 - Tích hợp công nghệ hiện đại vào vận hành kho bãi: 

• Hệ thống WMS tự động: Phân chia khu vực lưu kho, quản lý vòng đời hàng hóa, định tuyến nhân sự, tích hợp soát lỗi.
• Open API: Kết nối website, hệ thống bán hàng với kho GHTK; đồng bộ đơn hàng, xử lý theo thời gian thực, cá nhân hóa dữ liệu.
• IoT toàn mạng lưới: Liên kết hàng triệu thiết bị đầu cuối, điều phối chia chọn tự động, giám sát chi tiết hành trình vận chuyển.
• Big Data & AI: Xử lý hàng tỷ giao dịch/ngày, dự đoán nhu cầu theo khu vực và thời gian, tự động đề xuất lịch trình, tối ưu tuyến đường, phân tích dịch vụ và phát hiện bất thường từ phản hồi khách hàng.

3 - Chủ động trong phát triển và vận hành hạ tầng công nghệ: 

• Tự phát triển và vận hành: Hệ thống với 500+ máy chủ vật lý, 1500+ máy chủ ảo hóa kết hợp với các giải pháp điện toán đám mây (cloud hybrid)
• Tự chủ công nghệ: Đảm bảo an toàn dữ liệu và tính bảo mật.
• Mở rộng linh hoạt: Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu tăng trưởng đột biến
• Hoạt động ổn định 24/7: Không bị gián đoạn ngay cả khi lưu lượng đơn hàng tăng cao theo mùa.

4 - Số hóa toàn diện trải nghiệm người dùng: GHTK thực hiện số hóa mọi điểm chạm trong hành trình vận chuyển, từ thao tác nhỏ nhất trong kho đến khâu giao hàng cuối cùng (last-mile).

• Giúp người bán vận hành doanh nghiệp, xử lý đơn hàng, theo dõi vận chuyển, chăm sóc khách hàng… ngay trên điện thoại thông minh.
• Giúp tài xế, nhân viên kho và các điểm giao nhận được tích hợp quy trình làm việc, quét mã, xác nhận đơn, báo cáo tình trạng hàng theo thời gian thực.

Việc đầu tư vào một hệ thống kho vận chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về chi phí và quản lý mà còn là nền tảng để mở rộng và phát triển bền vững. Lựa chọn một đối tác uy tín, có năng lực công nghệ và hạ tầng hiện đại như GHTK sẽ là bước đi chiến lược, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mọi khâu vận hành, từ đó tập trung vào việc phát triển sản phẩm và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Liên hệ GHTK ngay hôm nay để trải nghiệm hệ thống kho vận thông minh, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.