Ký gửi là gì? Hướng dẫn quy trình & Thủ tục ký gửi chi tiết

1. Ký gửi là gì? Hàng hóa ký gửi là gì?

Ký gửi là hình thức mà cá nhân hoặc doanh nghiệp ủy thác toàn bộ quy trình vận chuyển cho một đơn vị chuyên nghiệp. Người sở hữu/Doanh nghiệp có trách nhiệm bàn giao đồ, hàng hóa và thanh toán phí vận chuyển cho đơn vị ký gửi. Còn bên nhận ký gửi sẽ chịu trách nhiệm từ khâu tiếp nhận, bảo quản cho đến khi giao hàng thành công đến người nhận. 

Đây là giải pháp logistics hiệu quả giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực, đặc biệt phù hợp với những người/doanh nghiệp muốn chuyển phát nhanh chóng mà không cần tự quản lý các khâu vận hành phức tạp.

Hình thức ký gửi thường được áp dụng cho nhiều loại hàng hoá khác nhau từ hàng tiêu dùng, hàng hóa thương mại cho đến các sản phẩm giá trị cao,... và tuyệt đối không được ký gửi hàng cấm, hàng hóa nguy hiểm. 

Hàng hóa ký gửi dùng là loại hình vận chuyển những sản phẩm hàng hóa có giá trị đặc biệt.

2. Ưu và nhược điểm khi ký gửi hàng hóa

1 - Ưu điểm:

• Tiện lợi và tiết kiệm công sức: Người gửi chỉ cần đóng gói và bàn giao, mọi công đoạn vận chuyển phức tạp còn lại sẽ do đơn vị dịch vụ đảm nhiệm, giúp bạn giải phóng thời gian và công sức.
• Không cần vốn đầu tư lớn: Cho phép sử dụng một mạng lưới logistics quy mô lớn mà không cần đầu tư vào phương tiện, nhân sự hay kho bãi, giúp tối ưu chi phí hiệu quả.
• An toàn và chuyên nghiệp: Hàng hóa được xử lý theo quy trình chuyên nghiệp với hệ thống theo dõi minh bạch, giúp giảm thiểu rủi ro hư hỏng và sai sót so với việc tự vận chuyển.
• Linh hoạt trong dịch vụ: Cung cấp nhiều lựa chọn (giao nhanh, tiết kiệm, thu hộ COD...) giúp bạn tối ưu chi phí và đáp ứng các nhu cầu khác nhau của khách hàng.

2 - Nhược điểm:

• Phụ thuộc vào đơn vị vận chuyển: Mất quyền kiểm soát trực tiếp quá trình giao hàng; chất lượng dịch vụ và uy tín thương hiệu sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào đơn vị vận chuyển.
• Rủi ro mất mát hoặc hư hỏng: Dù có quy trình bảo vệ chặt chẽ nhưng những rủi ro hư hỏng hoặc mất mát vẫn có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển, đặc biệt là với những loại hàng dễ vỡ hoặc có giá trị cao, trong khi quá trình khiếu nại và bồi thường thường phức tạp và có giới hạn.
• Giới hạn loại hàng hóa ký gửi: Không phải tất cả các hàng hóa đều có thể ký gửi. Các mặt hàng dễ hỏng, thực phẩm tươi sống, chất lỏng đặc biệt hay giấy tờ quan trọng thường bị hạn chế hoặc từ chối vận chuyển.

Không phải tất cả các hàng hóa đều có thể ký gửi.

3. Khi nào nên ký gửi hàng hóa?

Ký gửi hàng hóa thường được lựa chọn trong những trường hợp người bán hoặc người mua không thể trực tiếp vận chuyển hoặc muốn tiết kiệm thời gian và chi phí logistics. Một số trường hợp điển hình có thể áp dụng:

• Bán hàng online: Khi ký gửi cho đơn vị vận chuyển như GHTK, người bán chỉ cần bàn giao hàng tại bưu cục hoặc yêu cầu lấy hàng tận nơi; toàn bộ khâu vận chuyển, giao hàng, thu hộ COD sẽ được thực hiện chuyên nghiệp, giao đến tận tay khách hàng; giúp nhà bán tập trung vào marketing và phát triển sản phẩm.
• Hàng hóa cồng kềnh, trọng lượng lớn: Những mặt hàng như nội thất, thiết bị điện máy, máy móc,... thường yêu cầu phương tiện chuyên dụng và quy trình bốc xếp an toàn. Ký gửi hàng hóa cho đơn vị vận chuyển giúp hạn chế rủi ro hư hỏng, tối ưu chi phí so với việc tự thuê phương tiện nhỏ lẻ hoặc tự vận chuyển.
• Vận chuyển đường dài: Khi cần giao hàng liên tỉnh, liên miền, việc tự di chuyển để giao hàng gây tốn kém chi phí đi lại, tiềm ẩn rủi ro và khó quản lý tiến độ. Khi ký gửi qua các tuyến vận chuyển cố định, hàng hóa được kiểm soát bằng mã vận đơn, có biên nhận và lịch trình rõ ràng, đảm bảo hàng đến tay người nhận đúng thời gian cam kết, nâng cao độ tin cậy cho doanh nghiệp.
• Thiếu kho bãi hoặc nhân sự vận hành: Với các shop nhỏ lẻ hoặc doanh nghiệp mới khởi nghiệp, việc thuê kho riêng và duy trì đội ngũ nhân sự quản lý hàng hóa là một gánh nặng tài chính. Giải pháp ký gửi kết hợp dịch vụ fulfillment sẽ giúp lưu trữ, xử lý đơn, đóng gói và vận chuyển trọn gói; phù hợp cho những đơn vị muốn mở rộng thị trường nhưng vẫn cần tối ưu chi phí vận hành.

Dịch vụ ký gửi dành cho các doanh nghiệp thiếu kho bãi hoặc nhân sự vận hành.

4. Quy định cần biết đối với hàng hóa ký gửi

4.1. Về cách đóng gói

• Hàng hóa ký gửi cần được đóng gói chắc chắn, phù hợp với tính chất từng loại sản phẩm để hạn chế tối đa va đập hay hư hỏng trong quá trình vận chuyển. 
• Đối với hàng dễ vỡ hoặc chất lỏng, việc sử dụng vật liệu chống sốc, chống thấm và dán tem cảnh báo là bắt buộc. 
• Người gửi cũng cần tuân thủ quy định về kích thước và trọng lượng tối đa của đơn vị vận chuyển để hàng được tiếp nhận thuận lợi.

4.2. Về khai báo

Người gửi phải khai báo trung thực và đầy đủ thông tin hàng hóa, bao gồm tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước và giá trị. Việc này giúp đơn vị vận chuyển tính toán cước phí chính xác, lựa chọn được phương thức giao hàng phù hợp, đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.

4.3. Về giấy tờ

Một số loại giấy tờ cần chuẩn bị khi ký gửi gồm giấy tờ tùy thân của người gửi, hóa đơn mua hàng (nếu có) và chứng nhận xuất xứ đối với hàng xuất nhập khẩu. 

Với một số mặt hàng đặc thù, các chứng từ theo quy định pháp luật cũng bắt buộc phải xuất trình để quá trình vận chuyển được hợp pháp và minh bạch.

4.4. Về thời gian giao hàng

Thời gian giao hàng dự kiến phụ thuộc vào 3 yếu tố chính: 

• Tuyến đường (nội tỉnh, liên tỉnh, liên miền)
• Gói dịch vụ (hỏa tốc, nhanh, tiết kiệm) 
• Khu vực của người nhận (trung tâm thành phố hay vùng sâu, vùng xa).

4.5. Về hàng hóa không được phép ký gửi

Các nhóm hàng điển hình bao gồm:

• Tiền mặt và kim loại quý: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý hay giấy tờ có giá trị như séc, trái phiếu,… đều không được chấp nhận vì rủi ro thất thoát cao và khó bồi thường khi xảy ra sự cố.

• Hóa chất và vật phẩm nguy hiểm: Vũ khí, đạn dược, chất nổ, hóa chất độc hại, trang thiết bị quân sự, pin dự phòng công suất lớn… có khả năng gây nguy hiểm trong quá trình vận chuyển nên thuộc danh mục cấm.
• Hàng dễ vỡ: Gương, kính, đồ gốm sứ hoặc các sản phẩm dễ hư hại khác thường không được khuyến khích ký gửi nếu không có biện pháp đóng gói đặc biệt để đảm bảo an toàn.
• Thực phẩm nhanh hỏng và dược phẩm: Thực phẩm tươi sống, sữa, sản phẩm có hạn sử dụng ngắn hoặc thuốc, dược phẩm đặc thù có nguy cơ biến chất trong quá trình vận chuyển, dẫn đến mất an toàn cho người tiêu dùng.
• Văn hóa phẩm nhạy cảm: Các loại ấn phẩm, tài liệu đồi trụy, phản động hoặc mang nội dung chống phá Nhà nước và vi phạm thuần phong mỹ tục đều bị nghiêm cấm lưu thông.

Một số danh mục sản phẩm không được phép ký gửi.

5. Quy trình thủ tục ký gửi hàng hóa

Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa

• Hàng hóa cần được đóng gói chắc chắn, lựa chọn bao bì phù hợp với tính chất của hàng hóa để tối ưu hóa việc bảo quản trong quá trình vận chuyển. 
• Người ký gửi kiểm tra số lượng và tình trạng hàng trước khi gửi đi và chuẩn bị sẵn sàng các giấy tờ liên quan như Căn cước/CCCD, hóa đơn mua hàng hoặc các chứng từ cần thiết khác.

Bước 2: Khai báo thông tin

Người gửi phải khai báo đầy đủ và chính xác các thông tin cơ bản như tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước và giá trị đơn hàng. Việc này làm cơ sở tính cước phí và xác định mức bảo hiểm phù hợp, giúp đơn vị vận chuyển có đủ dữ liệu để xử lý đơn hàng chuyên nghiệp.

Bước 3: Làm thủ tục tại điểm gửi

Hàng hóa có thể được nộp trực tiếp tại bưu cục, điểm tập kết hoặc thông qua dịch vụ lấy hàng tận nơi. Tại điểm gửi, người gửi cần xuất trình giấy tờ tùy thân để xác nhận thông tin và cùng với đơn vị vận chuyển ký kết biên nhận gửi hàng, đây là chứng từ xác nhận việc giao nhận và cam kết dịch vụ giữa hai bên.

Bước 4: Thanh toán chi phí

• Người gửi tiến hành thanh toán cước phí theo báo giá của đơn vị vận chuyển. 
• Lưu giữ biên lai hoặc phiếu gửi cẩn thận để đối chiếu trong trường hợp cần tra cứu hoặc giải quyết khiếu nại sau này.

Bước 5: Theo dõi và nhận hàng

• Sau khi hàng hóa được gửi đi, người gửi và người nhận có thể tra cứu hành trình vận chuyển qua mã vận đơn trên hệ thống theo dõi trực tuyến của đơn vị logistics. 
• Khi hàng đến, người nhận cần chuẩn bị giấy tờ để xác nhận, tiến hành kiểm tra hàng hóa và đối chiếu thông tin trên vận đơn trước khi ký nhận, nhằm đảm bảo hàng hóa được giao đúng, đủ và nguyên vẹn.

Người gửi và người nhận có thể theo dõi hành trình vận chuyển qua mã vận đơn trên hệ thống trực tuyến.

6. Ký gửi hàng hóa nhanh chóng, tiết kiệm chi phí cùng GHTK

1 - Mạng lưới phủ khắp – Không bỏ sót đơn hàng: GHTK sở hữu hệ thống bưu cục và điểm tập kết rộng khắp cả nước, từ các thành phố lớn, thị trấn, nông thôn cho đến vùng sâu vùng xa. Đây là nền tảng đảm bảo doanh nghiệp có thể an tâm sử dụng dịch vụ lấy hàng tận nơi và giao hàng linh hoạt, cam kết tất cả đơn hàng đều được xử lý và vận chuyển đúng hẹn, không phân biệt khoảng cách địa lý.

2 - Một nền tảng – Nhiều dịch vụ – Phù hợp mọi nhu cầu vận chuyển: Trên cùng một nền tảng, GHTK cung cấp nhiều dịch vụ vận chuyển để phù hợp với từng mô hình kinh doanh:

• XFAST nối điểm: Giao siêu tốc 3H hoặc trong ngày, phù hợp với các đơn hàng gấp, sản phẩm cần trải nghiệm nhanh như thức ăn tươi sống, hoa tươi hoặc các đơn hàng khẩn cấp của khách hàng VIP.
• Express: Giao liên tỉnh tiêu chuẩn trong 3 - 5 ngày kể từ khi lấy hàng, là lựa chọn tối ưu nhất về chi phí mà vẫn đảm bảo tốc độ ổn định cho phần lớn các đơn hàng thương mại điện tử.
• BBS: Được thiết kế đặc biệt dành cho hàng cồng kềnh, nặng như nội thất, máy móc, thiết bị điện tử lớn,... Đội ngũ chuyên nghiệp của GHTK hỗ trợ bốc xếp, đóng gói chuyên dụng và giao tận nơi, giải quyết triệt để nỗi lo của doanh nghiệp khi vận chuyển hàng hóa đặc biệt.

3 - Tốc độ ổn định – Cam kết đúng hẹn: GHTK cam kết thời gian giao hàng rõ ràng và ổn định cho từng loại hình vận chuyển:

• Đơn hàng nội tỉnh: giao trong 24 - 48h
• Đơn hàng nội miền: giao trong 24 - 48h
• Đơn hàng liên miền: giao trong 3 - 5 ngày  

4 - COD nhanh – Đối soát minh bạch – Dòng tiền linh hoạt

• Chuyển khoản COD trong vòng 24 giờ 
• Báo cáo chi tiết qua email, Zalo hoặc API tích hợp
• Minh bạch toàn bộ dòng tiền, giúp nhà bán quản lý vốn xoay vòng dễ dàng.

5 - Fulfillment trọn gói – Tiết kiệm chi phí vận hành: Giải pháp fulfillment toàn diện của GHTK bao gồm lưu trữ hàng hóa, xử lý đơn hàng, đóng gói chuyên nghiệp và vận chuyển đến tay khách hàng. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp có nhiều SKU hoặc những doanh nghiệp đang muốn mở rộng quy mô nhưng chưa có đủ nhân sự và cơ sở hạ tầng kho vận.

GHTK cung cấp giải pháp fulfillment toàn diện giúp lưu trữ và xử lý đơn hàng, đóng gói và vận chuyển đến tay khách hàng.

Hình thức ký gửi là chiến lược thông minh giúp tối ưu hóa chi phí vốn và mở rộng kênh phân phối mà không cần đầu tư lớn vào kho bãi. Để đảm bảo quy trình thành công, việc tuân thủ các quy định về thủ tục và chọn lựa đối tác vận hành logistics đáng tin cậy là yếu tố then chốt. Với mạng lưới phủ khắp, tốc độ ổn định và các giải pháp chuyên nghiệp, GHTK chính là đối tác phù hợp giúp doanh nghiệp hoàn thiện mảnh ghép vận chuyển.

Hãy bắt đầu ký gửi hàng hóa cùng GHTK ngay hôm nay để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh!