Ship COD là gì? Cách ship COD nhanh chóng, giảm tỷ lệ hoàn hàng

1. Ship COD là gì?

Ship COD (viết tắt của Cash On Delivery) là hình thức giao hàng mà người nhận sẽ thanh toán tiền hàng ngay tại thời điểm nhận được hàng hóa. Nói cách khác, ship COD là dịch vụ giao hàng kết hợp thu hộ tiền cho người bán, sau đó đơn vị vận chuyển sẽ chuyển lại số tiền đó cho người bán theo thời gian quy định.

Tại Việt Nam, ship COD là một trong những hình thức thanh toán phổ biến nhất trong thương mại điện tử. Sự tiện lợi, phù hợp với tâm lý tiêu dùng “nhận hàng trước – trả tiền sau”, cùng với thói quen chuộng tiền mặt đã giúp ship COD chiếm ưu thế rõ rệt.

Hiện nay, đại đa số các đơn vị vận chuyển đều tính giá gửi hàng khi ship COD theo công thức sau:

Để lựa chọn hình thức giao hàng phù hợp, trước hết shop nên tìm hiểu những điểm khác biệt cơ bản giữa gửi ship COD và ship thường thông qua bảng sau:

2.  Các hình thức ship COD phổ biến

Hiện nay, có 4 hình thức ship COD phổ biến nhất được áp dụng linh hoạt tùy vào quy mô kinh doanh, khu vực giao hàng và nguồn lực của người bán. Cụ thể:

Ship COD tự giao

Đây là hình thức đơn giản nhất, thường được áp dụng bởi các cá nhân hoặc shop nhỏ. Người bán sẽ trực tiếp mang hàng đến cho khách và thu tiền ngay tại chỗ. Hình thức này giúp người bán kiểm soát hoàn toàn quá trình giao hàng và không mất thêm chi phí vận chuyển hay phí thu hộ. Tuy nhiên, ship COD tự giao chỉ phù hợp với đơn hàng trong phạm vi gần, quy mô nhỏ, do mất khá nhiều thời gian và công sức.

Ship COD thuê shipper

Người bán có thể thuê shipper tự do, cộng tác viên giao hàng, hoặc thông qua các ứng dụng kết nối shipper để giao hàng và thu tiền hộ. Ưu điểm của hình thức này là linh hoạt và dễ thương lượng phí, nhưng đồng thời tiềm ẩn rủi ro trong quá trình thu tiền nếu không có sự giám sát chặt chẽ hoặc hợp đồng rõ ràng.

Ship COD thông qua sàn thương mại điện tử

Là hình thức tích hợp sẵn khi người bán hoạt động trên các nền tảng thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, Sendo, Tiktok Shop, ... Khi khách đặt hàng, sàn sẽ kết nối với đơn vị vận chuyển và hỗ trợ toàn bộ quy trình giao hàng – thu tiền – hoàn tiền. 

Hình thức này tiện lợi, chuyên nghiệp và ít rủi ro, vì người bán được bảo vệ bởi các chính sách của sàn. Tuy nhiên, thời gian nhận tiền COD có thể chậm hơn, và người bán phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của từng sàn.

Ship COD thông qua đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp

Người bán sử dụng dịch vụ của các đơn vị giao hàng như GHTK để giao hàng và thu tiền hộ. Theo đó, người bán chỉ cần tạo đơn trên hệ thống, đơn vị vận chuyển sẽ đến lấy hàng, giao cho khách và chuyển tiền COD. Hình thức này phù hợp với shop online có số lượng đơn lớn nhờ quy trình chuyên nghiệp, hỗ trợ theo dõi đơn hàng và đối soát tiền rõ ràng.

3. Ưu và nhược điểm khi sử dụng dịch vụ ship COD

3.1. Đối với người bán

Ưu điểm

Dịch vụ ship COD giúp hoạt động kinh doanh của người bán trở nên thuận tiện, hiệu quả hơn với nhiều ưu điểm vượt trội:

• Tăng khả năng chốt đơn: Khách hàng có tâm lý yên tâm hơn khi được nhận hàng trước rồi mới thanh toán, giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng thành công.
• Đơn giản hóa quy trình thanh toán: Người bán không cần tự xử lý thanh toán hay xác minh chuyển khoản – mọi khâu thu hộ được đơn vị vận chuyển đảm nhiệm.
• Phù hợp với mọi quy mô bán hàng: Từ cá nhân bán hàng online đến doanh nghiệp nhỏ lẻ đều có thể triển khai ship COD mà không cần đầu tư hạ tầng công nghệ. Không những vậy, dịch vụ này còn thích ứng linh hoạt với đa dạng ngành hàng khác nhau, bởi mỗi đơn vị vận chuyển đều xây dựng những kịch bản vận chuyển chuyên biệt, tối ưu cho từng loại mặt hàng, từ thực phẩm, thời trang đến đồ điện tử, hàng dễ vỡ, hàng giá trị cao.

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm trên, hình thức ship COD cũng có thể tạo nên một số bất lợi cho người bán như:

• Tỷ lệ hoàn hàng cao: Do khách chưa thanh toán trước, họ có thể dễ dàng từ chối nhận hàng.
• Nhiều chi phí phát sinh: Người bán phải chịu phí vận chuyển hai chiều (khi hàng bị hoàn), cùng với các khoản phí bổ sung như phí thu hộ COD, phí giao lại nhiều lần, phí lưu kho,...
• Khó kiểm soát dòng tiền: Tiền thu hộ thường được hoàn lại sau vài ngày, dẫn đến việc dòng tiền bị chậm, ảnh hưởng đến vòng quay vốn, đặc biệt với các shop nhỏ.

3.2. Đối với người mua

Ưu điểm

Từ góc độ người mua, gửi hàng ship COD mang lại sự tiện lợi và an toàn nhất định, đặc biệt với những người chưa quen với các hình thức thanh toán trực tuyến.

• An tâm khi mua sắm, giảm rủi ro bị lừa đảo: Chỉ phải thanh toán khi nhận được hàng, giúp người mua yên tâm hơn trong các giao dịch online.
• Có thể kiểm tra hàng trước khi thanh toán (tùy chính sách): Nhiều đơn vị vận chuyển hoặc shop cho phép khách hàng đồng kiểm hàng hóa.
• Không cần bắt buộc phải dùng tài khoản ngân hàng: Trong trường hợp người nhận không có tài khoản ngân hàng, hoàn toàn có thể thanh toán bằng tiền mặt trực tiếp cho nhân viên giao hàng khi nhận hàng. 
• Tâm lý thoải mái hơn khi đặt hàng: Việc không cần chuyển khoản thanh toán trước giúp người mua giảm bớt cảm giác rủi ro khi mua hàng lần đầu hoặc khi giao dịch với những shop chưa quen biết. 

Nhược điểm

Với người mua, nhược điểm của hình thức ship COD là thường có chi phí cao hơn so với thanh toán trước. Một số đơn vị vận chuyển tính thêm phí thu hộ COD, đồng thời người mua gián tiếp gánh chi phí liên quan đến xử lý tiền mặt, đối soát và quy trình vận hành của bên vận chuyển.

4. Quy trình ship COD

Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình gửi hàng ship COD mà hầu hết các đơn vị vận chuyển hiện nay đang áp dụng:

Bước 1: Người bán tạo đơn hàng

Tạo đơn hàng là bước đầu tiên nhưng cũng rất quan trọng trong quy trình ship COD. Ở bước này, người bán cần thực hiện những công việc cụ thể sau:

• Chuẩn bị hàng hóa, đóng gói kỹ lưỡng

Trước khi giao hàng cho đơn vị vận chuyển, người bán cần đảm bảo hàng hóa được chuẩn bị đầy đủ, đúng mẫu mã và số lượng đã xác nhận với khách. Việc đóng gói theo đúng tiêu chuẩn là yếu tố bắt buộc, nhằm bảo vệ sản phẩm trong quá trình vận chuyển và tránh tranh chấp khi giao hàng. 

• Tạo đơn trên app hoặc hệ thống của đơn vị vận chuyển

Tạo đơn giúp hệ thống ghi nhận thông tin, phục vụ cho việc lấy hàng, giao hàng và thu hộ. Thông tin cần điền thường bao gồm: Họ tên, SĐT , địa chỉ người nhận; sản phẩm gửi; số tiền COD cần thu; ghi chú cho shipper,...

Bước 2: Đơn vị vận chuyển tiếp nhận

Sau khi người bán tạo đơn xong, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành tiếp nhận hàng hóa, quy trình tiếp nhận cụ thể như sau:

• Nhân viên đến lấy hàng (hoặc người bán gửi hàng tại bưu cục)

Sau khi đơn hàng được tạo thành công trên hệ thống, người bán có thể chọn hình thức lấy hàng tận nơi hoặc tự mang hàng ra bưu cục của đơn vị vận chuyển.

• Đơn hàng được phân loại, luân chuyển đến khu vực người nhận

Hàng hóa sẽ được chuyển về kho trung chuyển của đơn vị vận chuyển để tiến hành phân loại. Tại đây, hệ thống sẽ quét mã vạch trên kiện hàng để xác định tuyến đường, địa điểm giao hàng và ưu tiên vận chuyển phù hợp.

Bước 3: Giao hàng cho người mua

Khi đơn hàng đã được chuyển đến kho gần khu vực người nhận, bước tiếp theo là giao hàng trực tiếp cho khách. Cụ thể:

• Shipper liên hệ người nhận để giao hàng

Trước khi giao, shipper sẽ chủ động liên hệ với khách hàng qua điện thoại hoặc tin nhắn để xác nhận thời gian và địa điểm giao hàng thuận tiện nhất. Việc này giúp tránh tình trạng người nhận không có mặt tại địa điểm giao hoặc giao hàng vào thời điểm không phù hợp, gây trễ đơn hoặc hoàn hàng.

• Người mua và thanh toán tiền mặt cho shipper đúng số tiền COD

Nếu có bất kỳ sự chênh lệch nào về giá hoặc hàng hóa bị lỗi, người mua có thể từ chối nhận hàng hoặc liên hệ với người bán để giải quyết trước khi thanh toán. Điều này giúp hạn chế rủi ro và tranh chấp trong quá trình giao dịch.

Bước 4. Shipper thu tiền và xác nhận giao hàng thành công

Sau khi giao hàng và thu đủ số tiền COD từ người mua, shipper sẽ cập nhật trạng thái đơn hàng trên hệ thống là “giao hàng thành công”. Đồng thời, số tiền thu hộ được ghi nhận chính xác để làm cơ sở cho việc đối soát và thanh toán cho người bán.

Bước 5. Đơn vị vận chuyển chuyển tiền COD về cho người bán

Chuyển tiền COD về cho người bán là khâu cuối cùng trong quy trình ship COD, bao gồm các bước sau:

• Người bán đối soát trên app hoặc email/phiếu thu:

Đối soát là quá trình GHTK tổng hợp số tiền thu hộ từ các đơn hàng đã vận chuyển và hoàn thành trước kỳ đối soát theo lịch mà shop đã đăng ký, đồng thời khấu trừ các khoản phí dịch vụ liên quan trước khi chuyển khoản cho người bán.

Việc đối soát này nhằm kiểm tra tính chính xác của các khoản thanh toán, đảm bảo không bị thiếu hoặc thừa tiền so với số đơn hàng đã giao thành công.

• Tiền được chuyển khoản về tài khoản của chủ shop: 

Đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành tổng hợp số tiền COD từ các đơn hàng đã giao và chuyển khoản về tài khoản của người bán theo lịch định kỳ cố định. Thông thường, người bán sẽ nhận được thông báo chi tiết về số tiền đã chuyển cùng với các thông tin liên quan đến từng đơn hàng qua email hoặc hệ thống quản lý của đơn vị vận chuyển.

5. Bảng phí Ship COD GHTK

Dưới đây là bảng giá chi tiết của các dịch vụ Ship COD tại GHTK:

5.1. Bảng giá dịch vụ Express gửi hàng từ HN và TPHCM 

5.2. Bảng giá dịch vụ Express gửi hàng từ các tỉnh thành khác trừ HN và TPHCM 

5.3. Bảng giá dịch vụ Xfast nối điểm nội thành Hà Nội & TP. Hồ Chí Minh

5.4. Bảng giá dịch vụ BBS - Giao hàng nặng, hàng cồng kềnh 

Khách hàng có thể tra cứu phí Ship COD của GHTK một cách nhanh chóng và chính xác nhất bằng theo các bước dưới đây.

Bước 1: Tải app GHTK trên iOS/Android và đăng ký tài khoản.

>> Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 2: Chọn mục “Tạo đơn hàng”, sau đó Nhập điểm gửi, điểm nhận, cân nặng, giá trị thu hộ

Sau khi nhập đầy đủ thông tin tạo đơn hàng, ngay lập tức, hệ thống sẽ tự động tính toán và hiển thị bảng phí chi tiết, bao gồm tổng chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng dự kiến. Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng dự trù chi phí và lên kế hoạch gửi hàng một cách hiệu quả.

6. Dịch vụ ship COD của GHTK – Giải pháp giao hàng thu tiền hộ tối ưu cho shop online

Dịch vụ giao hàng thu tiền hộ (Ship COD) của GHTK được thiết kế tối ưu cho cá nhân bán hàng online, shop nhỏ và SMEs mang tới nhiều lợi ích vượt trội cho khách hàng

Miễn phí thu hộ COD 100%

Tại GHTK, phí thu hộ COD được miễn phí hoàn toàn 100%. Việc miễn phí thu hộ giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí vận chuyển, đồng thời tăng hiệu quả kinh doanh, đặc biệt với những đơn hàng có giá trị lớn hoặc số lượng nhiều.

Mạng lưới giao hàng toàn quốc – Phủ sóng 34 tỉnh thành

GHTK sở hữu mạng lưới phủ sóng rộng khắp, bao gồm 34 tỉnh thành và hơn 3300 huyện xã trên toàn quốc. Với hệ thống điểm giao nhận và chi nhánh trải dài từ các thành phố lớn đến vùng sâu vùng xa, GHTK sẽ mang đến cho khách hàng giải pháp vận chuyển nhanh chóng, tiện lợi và an toàn.

Ngoài ra, GHTK còn sở hữu năng lực vận tải lớn mạnh với 2.000 xe tải được bố trí linh hoạt tại các điểm giao nhận trên toàn quốc. GHTK cũng áp dụng mô hình vận chuyển đa phương thức, kết hợp giữa đường bộ và đường hàng không, giúp tối ưu thời gian giao hàng và đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, từ giao nhanh nội thành đến vận chuyển liên tỉnh, liên vùng quy mô lớn.

Rút COD nhanh chóng, đúng hẹn

GHTK hỗ trợ khách hàng rút COD nhanh chóng, linh hoạt, giúp shop dễ dàng chủ động quản lý dòng tiền kinh doanh. Khách hàng có thể lựa chọn đối soát nhanh hoặc thường tùy nhu cầu:

• Đối soát nhanh (rút COD ngay): GHTK tiến hành đối soát và chốt toàn bộ số dư thu hộ tại thời điểm shop thực hiện thao tác rút tiền trên hệ thống.
• Đối soát thường: GHTK sẽ tự động đối soát và chuyển khoản toàn bộ số dư COD theo lịch định kỳ mà shop đã đăng ký trước đó trên hệ thống. Hiện tại, shop có thể rút tối đa 50 triệu đồng mỗi giao dịch, và tổng cộng tối đa 200 triệu đồng mỗi ngày, đảm bảo quá trình đối soát linh hoạt nhưng vẫn an toàn.

Hệ thống GHTK sẽ tự động gửi email đối soát vào sáng sớm của ngày có lịch thanh toán. Trong vòng 24 giờ sau khi shop nhận được thông tin đối soát qua email, tiền sẽ được chuyển khoản thẳng vào tài khoản của shop. 

Lịch đối soát của GHTK mặc định là các ngày chẵn trong tuần: Thứ 2, Thứ 4, Thứ 6. Doanh nghiệp có thể tùy chọn lịch đối soát phù hợp với mô hình kinh doanh của mình như sau:

• Đối soát 1 lần/tuần vào thứ 6
• Đối soát 2 lần/tuần vào thứ 4 và thứ 6
• Đối soát 3 lần/tuần vào thứ 2, thứ 4 và thứ 6
• Đối soát 1 lần/tháng vào ngày 30 hàng tháng
• Đối soát 2 lần/tháng vào ngày 15 và 30 hàng tháng
• Hoặc chỉ đối soát khi đã tích lũy đủ số tiền (tùy chọn)

Tạo đơn, theo dõi đơn hàng & quản lý COD dễ dàng qua app

Với ứng dụng GHTK, người bán có thể dễ dàng tạo đơn hàng và quản lý dòng tiền một cách tiện lợi ngay trên điện thoại. Mọi thao tác từ nhập thông tin, theo dõi tiến trình giao hàng đến quản lý số tiền thu hộ đều được thực hiện nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả kinh doanh.

Bên cạnh đó, người nhận cũng có thể theo dõi trạng thái đơn hàng nhanh chóng tại đây. Mọi thông tin vận chuyển đều được cập nhật liên tục về vị trí và thời gian giao hàng, mang lại sự tiện lợi và an tâm tối đa.

>> Xem thêm: Hướng dẫn gửi hàng GHTK chi tiết từ A-Z

Miễn phí giao lại 3 lần giúp tăng tỷ lệ giao hàng thành công

GHTK hỗ trợ giao hàng miễn phí tới 3 lần, giúp tăng đáng kể tỷ lệ giao hàng thành công. Chính sách này giúp tăng cơ hội giao hàng thành công, giảm thiểu tỷ lệ hoàn hàng đồng thời tăng trải nghiệm mua sắm cho khách hàng cũng như hiệu quả kinh doanh tối ưu cho người bán.

7. Giải đáp một số thắc mắc về Ship COD

7.1. Ship COD có an toàn không?

Ship COD là phương thức giao hàng thu tiền mặt trực tiếp tại nơi nhận, mang lại sự tiện lợi và an tâm cho người mua khi có thể kiểm tra hàng trước khi thanh toán. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn, người bán cần lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, theo dõi sát sao quá trình giao hàng và đối soát tiền thu hộ đầy đủ để tránh rủi ro thất thoát hoặc hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

7.2. Ship COD có cần cọc trước không?

Ship COD thường không yêu cầu người mua đặt cọc trước, vì người nhận sẽ thanh toán trực tiếp tiền mặt khi nhận hàng. Tuy nhiên, tùy theo chính sách của từng người bán, đôi khi có thể yêu cầu đặt cọc, nhất là với những đơn hàng giá trị lớn hoặc khách hàng mới.

7.3. Khách không nhận hàng thì sao? Shop có mất phí không?

Nếu khách không nhận hàng, người bán thường sẽ phải chịu phí vận chuyển hai chiều (gửi đi và hoàn trả lại). Ngoài ra, một số đơn vị vận chuyển còn tính thêm phí xử lý hoàn hàng hoặc phí giao lại lần hai. Vì vậy, tỷ lệ hoàn hàng cao có thể gây tốn kém cho shop, do đó cần cân nhắc kỹ khi chọn hình thức ship COD và quản lý đơn hàng chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro này.

7.4. Ship COD có được giao lại không? Có mất phí không?

Việc giao lại có thể phát sinh thêm phí tùy theo chính sách của đơn vị vận chuyển. Tại GHTK, khách hàng được giao miễn phí 3 lần. Tính từ lần giao thứ 4, phí giao lại là 10.000 VNĐ/yêu cầu.

7.5. Bao lâu thì người bán nhận được tiền COD?

Với GHTK, người bán có thể linh hoạt lựa chọn cách rút tiền COD theo nhu cầu:

• Rút đối soát nhanh: Thực hiện thao tác rút ngay trên ứng dụng GHTK, hệ thống sẽ chốt và chuyển khoản toàn bộ số dư COD tại thời điểm thao tác.
• Rút theo định kỳ: GHTK tự động đối soát và chuyển khoản theo lịch cố định, tối đa 3 lần/tuần, giúp shop dễ dàng kiểm soát dòng tiền mà không cần thao tác thủ công.

Tại GHTK, hệ thống sẽ tự động gửi email đối soát vào sáng sớm của ngày có lịch thanh toán. Trong vòng 24 giờ sau khi nhận được thông tin đối soát qua email, tiền sẽ được chuyển khoản thẳng vào tài khoản của người bán.

Ship COD là phương thức giao hàng mang lại nhiều tiện lợi cho cả người bán và người mua. Để ship COD nhanh chóng và giảm thiểu tối đa tỷ lệ hoàn hàng, bạn cần lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, chuẩn bị hàng hóa kỹ càng và quản lý đơn hàng chặt chẽ. Đừng chần chừ, hãy tải ngay ứng dụng GHTK hoặc truy cập https://ghtk.vn/ để trải nghiệm dịch vụ gửi hàng Ship COD đơn giản, an toàn, giúp bạn kinh doanh hiệu quả và yên tâm hơn mỗi ngày.