Quy trình đóng gói hàng hóa chuẩn, an toàn 100% đến tay người nhận

1. 6 tiêu chuẩn cần nhớ khi đóng gói hàng hóa

1 - Gọn gàng & vừa vặn: Hộp/túi đựng lý tưởng cần có kích thước lớn hơn sản phẩm khoảng 3 - 5cm ở mỗi mặt để tạo khoảng đệm giảm chấn mà không lãng phí vật liệu, giúp đảm bảo sự nguyên vẹn và tính thẩm mỹ của hàng hóa khi giao đến tay khách hàng. Đây cũng là nguyên tắc nền tảng trong dịch vụ đóng gói hàng hóa chuyên nghiệp, giúp cân bằng giữa chi phí vật liệu và mức độ an toàn cho sản phẩm.

2 - Chống va đập & chắc chắn: Nguyên tắc vàng trong cách đóng gói hàng hóa chính là "Lắc không kêu, ấn không xẹp". Mọi khoảng trống bên trong hộp đựng cần được lấp đầy bằng vật liệu chống sốc như xốp bong bóng, mút xốp hoặc giấy vò nhàu,... giúp hạn chế va đập, giữ cho sản phẩm luôn ổn định trong suốt quá trình vận chuyển. 

Lưu ý: Khi cầm hộp hàng lên lắc nhẹ, nếu bạn không nghe thấy tiếng động, ấn nhẹ vào mặt hộp không bị lún sâu thì đó chính là dấu hiệu cho thấy đóng gói đạt chuẩn.

3 - Kín & chống thấm: Gói hàng cần được niêm phong kín bằng băng keo chất lượng cao. Đối với những sản phẩm nhạy cảm với độ ẩm, bạn cần bổ sung lớp túi nilon chống thấm bên trong để đảm bảo an toàn trong suốt quá trình vận chuyển.

4 - Niêm phong an toàn: Khi đóng gói hàng hóa, bạn nên sử dụng băng keo có độ dính tốt, dán kỹ các mép thùng theo hình chữ H để gia cố cả cạnh và đường nối giữa. Phương pháp niêm phong này nhằm đảm bảo gói hàng không bị bung ra trong suốt quá trình vận chuyển, đặc biệt quan trọng với các tuyến đường vận chuyển xa.

5 - Thông tin rõ ràng: Bạn nên đặt phiếu gửi hàng hoặc mã vận đơn trên mặt phẳng lớn nhất của gói hàng để dễ dàng quét và kiểm tra. Hãy đảm bảo phiếu luôn được dán ngay ngắn, không bị nhăn nhúm hay che khuất thông tin. Nếu sản phẩm thuộc loại dễ vỡ, đừng quên dán thêm tem cảnh báo ở các mặt còn lại của hộp để nhân viên giao hàng dễ dàng nhận biết và xử lý gói hàng một cách cẩn thận.

2. Hướng dẫn quy trình đóng gói hàng hóa chuẩn

Bước 1: Lựa chọn vật liệu đóng gói phù hợp

1 - Vật liệu bên ngoài (Lớp bảo vệ chính): Việc lựa chọn lớp bao bì bên ngoài quyết định đến khả năng bảo vệ sản phẩm và hình ảnh chuyên nghiệp của thương hiệu. Dưới đây là những vật liệu phổ biến:

• Thùng/Hộp carton: Với các sản phẩm thông thường, carton 3 lớp đã đủ chắc chắn; đối với hàng nặng hoặc dễ vỡ, carton 5 lớp sẽ đảm bảo an toàn hơn.
• Túi zip/túi gói hàng chuyên dụng: Loại túi này phù hợp cho quần áo, giày dép hoặc phụ kiện thời trang,... Nhờ có sẵn zip kéo hoặc keo dính sẵn ở miệng túi tiện lợi cùng khả năng chống thấm, túi giúp đơn hàng trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn khi đến tay người tiêu dùng.

2 - Vật liệu chống va đập (Lớp đệm bên trong): Xốp bong bóng, mút xốp PE foam, giấy chèn, giấy vò nhàu, hạt xốp,...

3 - Vật liệu phụ: Băng keo chất lượng cao và tem cảnh báo chuyên dụng.

Bước 2: Bọc sản phẩm 

• Bạn nên dùng xốp bong bóng hoặc mút xốp PE foam để bọc kín toàn bộ sản phẩm. 
• Hãy quấn ít nhất từ 2–3 lớp nhằm tăng độ an toàn, chú ý bảo vệ kỹ các góc cạnh và những bộ phận dễ gãy vỡ. 
• Sau khi bọc xong, bạn có thể dùng một đoạn băng keo nhỏ để cố định, giúp lớp bảo vệ chắc chắn hơn trong suốt quá trình vận chuyển.

Bước 3: Chèn lót, lấp đầy khoảng trống

• Hãy đặt sản phẩm đã được bọc ở bước 2 vào chính giữa. 
• Dùng thêm vật liệu chèn để lấp đầy mọi khoảng trống ở bên trên, bên dưới và bốn mặt xung quanh sản phẩm. 
• Kiểm tra lại bằng quy tắc “Lắc không kêu, ấn không xẹp” để chắc chắn rằng gói hàng đã đủ chắc chắn cho quá trình vận chuyển.

Bước 4: Dán kín thùng/hộp hàng

• Dán một đường băng keo dọc theo khe hở ở giữa hai nắp thùng. 
• Dán thêm hai đường băng keo ngang theo mép ngắn của nắp để tăng độ cố định. 
• Miết chặt băng keo để đảm bảo độ bám dính tối đa, giúp gói hàng an toàn hơn trong suốt quá trình vận chuyển.

Bước 5: Dán phiếu giao hàng 

• In phiếu giao hàng thật rõ nét và đầy đủ thông tin để tránh sai sót trong khâu xử lý. 
• Dán phiếu trên mặt phẳng lớn nhất của thùng, đảm bảo bề mặt phẳng, không nhăn và không che khuất mã vạch. 
• Nếu sản phẩm thuộc loại dễ vỡ, bạn nên dán thêm tem cảnh báo ở các mặt còn lại để nhân viên vận chuyển dễ dàng nhận biết và xử lý cẩn thận hơn.

3. Hướng dẫn đóng gói chi tiết cho các nhóm hàng hóa đặc thù

3.1. Hàng điện tử (Điện thoại, laptop, máy ảnh, linh kiện...)

Khi đóng gói hàng hóa điện tử, rủi ro lớn nhất thường đến từ tĩnh điện, va đập và thấm nước gây ra hư hỏng khó khắc phục. 

Để hạn chế những rủi ro này, bạn cần sử dụng túi chống tĩnh điện cho các linh kiện nhạy cảm. Đồng thời, hãy bọc sản phẩm bằng 3 - 4 lớp xốp bong bóng, chú ý đặc biệt đến phần màn hình và các góc cạnh.

Với những mặt hàng điện tử có giá trị cao, bạn nên ưu tiên dùng thùng carton 5 lớp kết hợp niêm phong kỹ lưỡng. Lớp đóng gói này có tác dụng giúp tăng độ an toàn và ngăn ngừa nguy cơ bị mở trộm trong quá trình vận chuyển.

3.2. Hàng dễ vỡ (Thủy tinh, gốm sứ, mỹ phẩm chai lọ...)

Khi vận chuyển hàng dễ vỡ, rủi ro lớn nhất là sản phẩm bị va đập dẫn đến xuất hiện vết nứt, thậm chí bị vỡ. 

Để bảo vệ đơn hàng tốt hơn, bạn nên bọc riêng từng món bằng 4 - 5 lớp xốp bong bóng, đặt thêm vách ngăn carton để ngăn sản phẩm chạm vào nhau. Sau đó, hãy chèn đầy xốp vụn hoặc hạt xốp vào mọi khoảng trống để tạo lớp đệm chắc chắn. Đừng quên dán tem “HÀNG DỄ VỠ” ở nhiều vị trí trên thùng sẽ giúp nhân viên giao nhận dễ dàng nhận biết và xử lý cẩn trọng hơn.

3.3. Hàng chứa chất lỏng (Mỹ phẩm, nước hoa, dầu gội, thực phẩm lỏng...)

Các sản phẩm dạng lỏng trong quá trình vận chuyển rất dễ bị rò rỉ ra bên ngoài. Điều này vừa làm hư hỏng bao bì vừa ảnh hưởng đến những đơn hàng khác cùng được vận chuyển. 

Trước khi cho vào hộp, sản phẩm nên được bọc trong túi nilon kín, chèn thêm vật liệu thấm hút như giấy vụn xung quanh để ngăn tràn đổ. Bên cạnh đó, người đóng gói cần kiểm tra kỹ nắp chai hoặc lọ và dán thêm băng keo để cố định chắc chắn. Khi đóng gói, hãy đặt sản phẩm ở tư thế thẳng đứng và dán tem hướng dẫn “ĐỂ THẲNG ĐỨNG” rõ ràng trên thùng hàng để nhân viên vận chuyển xử lý đúng cách.

3.4. Quần áo, hàng thời trang, giày dép

Các sản phẩm thời trang thường dễ bị nhăn nhúm hoặc mất phom dáng, làm giảm tính thẩm mỹ khi đến tay khách hàng. Để khắc phục vấn đề này, bạn nên gấp sản phẩm thật gọn gàng và bọc trong túi nilon riêng biệt. 

Đối với giày dép, hãy chèn thêm giấy vào bên trong để giữ phom dáng chuẩn. Tiếp đó, bạn nên đặt sản phẩm trong hộp carton cứng nhằm bảo vệ tối đa khỏi va đập và duy trì chất lượng.

3.5. Đồ điện, đồ gia dụng

Với các thiết bị cơ khí, rủi ro lớn nhất là hư hỏng do va đập mạnh, đặc biệt ở những bộ phận có chuyển động. Để giảm thiểu vấn đề trên, bạn nên tháo rời các chi tiết có thể tách rời và bọc riêng từng phần. Những bộ phận chuyển động cần được cố định chắc chắn bằng băng keo. Cuối cùng, hãy dùng nhiều lớp xốp và chèn chặt bên trong thùng carton cứng cáp để đảm bảo thiết bị luôn an toàn trong suốt quá trình vận chuyển.

3.6. Đồ trang sức, phụ kiện, hàng giá trị cao 

Những hàng hóa là đồ trang sức, phụ kiện, hàng giá trị cao rất dễ bị thất thoát do trộm cắp hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Để bảo vệ an toàn, bạn nên đóng gói sản phẩm trong một hộp nhỏ gọn, bọc nhiều lớp xốp rồi đặt vào hộp lớn hơn với lớp chèn lót đầy đủ, tạo hiệu ứng “hộp trong hộp” chắc chắn. Việc niêm phong đặc biệt và cân nhắc mua thêm bảo hiểm hàng hóa sẽ giúp tăng độ an toàn và giảm thiểu rủi ro tối đa.

3.7. Thực phẩm khô

Các mặt hàng thực phẩm khô thường dễ bị ẩm mốc do thấm nước hoặc nhiễm bẩn bởi côn trùng. Để đảm bảo chất lượng sản phẩm, bạn nên dùng túi zip kín khí hoặc túi hút chân không, sau đó đóng trong hộp carton thực phẩm chuyên dụng. 

Bao bì hàng hóa cần ghi rõ ngày sản xuất, hạn sử dụng cùng hướng dẫn bảo quản. Dán tem “BẢO QUẢN NƠI KHÔ RÁO” ở vị trí dễ thấy để khách hàng và đơn vị vận chuyển chú ý hơn. Với nhóm hàng này, việc tuân thủ đúng cách đóng gói hàng thực phẩm sẽ giúp hạn chế rủi ro hư hỏng và đảm bảo chất lượng khi giao đến tay người nhận.

4. GHTK - Đơn vị vận chuyển hàng hoá uy tín, chuyên nghiệp

Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK) là một trong những đơn vị vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp với các dịch vụ phù hợp giúp doanh nghiệp yên tâm vận chuyển các loại hàng hoá, đặc biệt là hàng hoá dễ vỡ.

1- Dịch vụ vận chuyển trọn gói BBS

• Phù hợp với hàng hoá có kích thước lớn, trọng lượng nặng, dễ vỡ.
• Hỗ trợ bốc xếp và ship 2 chiều an toàn, đảm bảo nâng hạ không làm hư hại hàng.
• Dịch vụ giao hàng tận nơi, kể cả ở các tỉnh thành xa, giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng thị trường.
• Bảo hiểm hàng hóa, có chính sách đền bù rõ ràng nếu xảy ra hư hỏng.

2 - Dịch vụ Fulfillment – Xử lý đơn hàng trọn gói

• Hỗ trợ lưu kho, đóng gói, phân loại và giao hàng theo yêu cầu.
• Tích hợp API giúp đồng bộ đơn hàng trên các nền tảng khác nhau.
• Phù hợp với doanh nghiệp mỹ phẩm, thời trang, phụ kiện có nhu cầu xử lý hàng loạt.

3 - Dịch vụ giao hàng nhanh nội thành (XFAST)

• Giao hàng trong ngày tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM.
• Linh hoạt lựa chọn thời gian lấy hàng, tối ưu trải nghiệm khách hàng cuối.

4 - Dịch vụ giao hàng liên tỉnh (Express)

• Kết nối toàn quốc nhanh chóng, minh bạch về thời gian và cước phí.
• Hỗ trợ thu hộ và rút tiền COD nhanh chóng, đối soát minh bạch.

6 - On Truck Demand – Xe tải riêng theo chuyến

• Lựa chọn tốt cho các shop, doanh nghiệp có số lượng lớn hàng hóa cần vận chuyển nguyên lô, không phải gom hàng cùng nhiều khách khác.
• Giảm thiểu rủi ro va đập, hư hỏng do không phải xếp dỡ nhiều lần.
• Cho phép đặt xe tải theo khung giờ, lộ trình mong muốn và theo hình thức trọn gói.
• Kết hợp dịch vụ bốc xếp 2 đầu giúp tối ưu công sức và thời gian cho khách hàng.

GHTK có quy định cụ thể về tiêu chuẩn đóng gói, đồng thời hỗ trợ tư vấn cước vận chuyển hàng nông sản và nhiều nhóm hàng đặc thù khác để doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tối ưu chi phí logistics.

Đóng gói hàng hóa đúng chuẩn không chỉ giúp sản phẩm an toàn hơn mà còn nâng tầm hình ảnh thương hiệu và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Với hạ tầng hiện đại, mạng lưới rộng khắp và giải pháp logistics toàn diện, GHTK luôn sẵn sàng đồng hành cùng các chủ shop và doanh nghiệp trên hành trình phát triển bền vững. Hãy lựa chọn GHTK để nâng cao hiệu quả vận hành, tối ưu chi phí ngay hôm nay.

Liên hệ ngay với GHTK để được tư vấn giải pháp vận chuyển phù hợp với đặc thù ngành hàng của bạn!