Tự vận chuyển hay thuê ngoài? Những yếu tố ẩn làm đội chi phí vận tải

Thực tế cho thấy: Chi phí vận tải không chỉ là chi phí xăng xe hay lương shipper, mà còn là tổng hòa của các chi phí ẩn mà nhiều doanh nghiệp — đặc biệt là các doanh nghiệp SME — thường bỏ qua. Việc hiểu rõ bản chất của các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận tải sẽ giúp doanh nghiệp ra quyết định đúng đắn và bền vững hơn.

Doanh nghiệp, nhà bán tự vận chuyển, giao hàng có thể gặp những khó khăn nào?

Khi mới bắt đầu kinh doanh, nhiều nhà bán thường nghĩ rằng tự mình giao hàng sẽ tiết kiệm chi phí hơn: chỉ cần một chiếc xe máy, vài nhân viên là đủ. Tuy nhiên, thực tế cho thấy vận hành logistics nội bộ lại kéo theo rất nhiều chi phí tiềm ẩn và rủi ro vận hành. Dưới đây là những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận tải mà các doanh nghiệp, nhà bán thường không lường trước được:

1. Chi phí đầu tư ban đầu cao

Tự vận hành đồng nghĩa với việc bạn phải mua sắm phương tiện giao hàng (xe máy, xe tải), thiết bị bảo quản, phần mềm điều phối, GPS,... Đây là khoản đầu tư ban đầu không hề nhỏ, đặc biệt khi quy mô đơn hàng chưa ổn định.

2. Chi phí nhân sự và vận hành hàng ngày

Bạn cần tuyển dụng và trả lương cho tài xế, điều phối viên, người đóng gói – chưa kể các khoản như BHXH, lương tháng 13 hay chi phí đào tạo. Những yếu tố này khiến tổng chi phí tăng dần theo thời gian.

3. Bảo trì, hao mòn phương tiện

Phương tiện càng vận hành nhiều, càng nhanh xuống cấp. Thay lốp, thay nhớt, sửa chữa định kỳ,… là những khoản chi không thể tránh khỏi, và thường bị xem nhẹ khi mới bắt đầu.

4. Biến động giá nhiên liệu

Giá xăng dầu biến động liên tục khiến doanh nghiệp rất khó dự toán chi phí vận hành. Đặc biệt với các tuyến giao hàng liên tỉnh hoặc giao nhiều lượt mỗi ngày, đây là yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận tải vô cùng đáng kể.

5. Yếu tố pháp lý và thuế phí

Phí cầu đường, thuế, phí bến bãi, chi phí thủ tục hải quan (với hàng hóa quốc tế) cũng góp phần làm tăng tổng chi phí vận tải. Ngoài ra, các quy định về tải trọng xe, an toàn lao động và bảo hiểm hàng hóa cũng ảnh hưởng đến chi phí vận hành.

6. Rủi ro trong quá trình giao hàng

Tự giao hàng đồng nghĩa với việc bạn phải chịu toàn bộ rủi ro: giao nhầm địa chỉ, mất hàng, hỏng hàng, vận chuyển hàng dễ vỡ, khách từ chối nhận, v.v. Việc giải quyết sự cố cũng mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

7. Mất tập trung vào hoạt động cốt lõi

Khi ôm đồm cả vận chuyển, nhà bán dễ bị “loãng” nguồn lực, không còn thời gian để tập trung cho sản phẩm, marketing hay chăm sóc khách hàng – những yếu tố mang lại doanh thu thực sự.

Doanh nghiệp, nhà bán tự vận chuyển hàng hay nên thuê bên thứ ba giao vận?

Đứng trước lựa chọn: tự giao vận hay thuê đơn vị giao hàng chuyên nghiệp, mỗi phương án đều có ưu – nhược điểm riêng. Việc hiểu rõ hai phương án này sẽ giúp bạn ra quyết định phù hợp với mô hình kinh doanh và nguồn lực hiện tại.

 Ưu điểm khi tự vận hành giao hàng

• Chủ động toàn bộ quy trình: Bạn kiểm soát được lịch trình giao hàng, nhân sự, tiêu chuẩn phục vụ.
• Phù hợp với mô hình cố định, ít biến động: Nếu bạn có hệ thống cửa hàng riêng, lượng đơn đều và tập trung trong khu vực hẹp, tự vận hành có thể giúp tối ưu một phần chi phí.

 Nhược điểm khi tự vận hành

• Chi phí ẩn cao: Đầu tư xe, thuê kho, lương nhân viên, nhiên liệu, bảo hiểm… – tổng chi phí thường cao hơn so với tưởng tượng.
• Khó mở rộng thị trường: Tự vận hành khiến bạn bị giới hạn về khu vực giao hàng, khó vươn ra toàn quốc.
• Rủi ro vận hành cao: Bất kỳ sự cố nào cũng phải tự xử lý, gây tổn thất về chi phí lẫn uy tín.
• Mất lợi thế công nghệ: Nhiều đơn vị giao hàng hiện nay có hệ thống tracking, đối soát COD, báo cáo thông minh mà doanh nghiệp nhỏ khó đầu tư tương đương.

Yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận tải mà bạn ít khi để ý

1. Trọng lượng và kích thước hàng hóa

Một sai lầm phổ biến là nghĩ rằng hàng nhẹ sẽ luôn có phí ship thấp. Trên thực tế, đơn vị vận chuyển thường không chỉ tính theo trọng lượng thực mà còn dựa trên trọng lượng quy đổi – tức thể tích hàng hóa.

Ví dụ, một thùng xốp nhẹ tênh có thể bị tính phí như một kiện hàng nặng 20–30kg vì kích thước cồng kềnh chiếm nhiều diện tích trong xe vận chuyển.

Do đó, khi gửi hàng, bạn nên lưu ý cả trọng lượng lẫn kích thước để tránh bị tính phí ngoài dự kiến.

2. Tuyến đường giao hàng

Chi phí vận chuyển thay đổi tùy theo điểm đi và điểm đến của hàng hóa:

• Nội tỉnh (trong cùng thành phố) thường có chi phí thấp nhất.
• Nội miền (giữa các tỉnh trong cùng vùng miền) có chi phí trung bình.
• Liên miền (từ Bắc vào Nam hoặc ngược lại) có chi phí cao hơn do quãng đường dài, cần chuyển tải nhiều chặng.

Ngoài ra, nếu hàng chuyển đến vùng sâu, vùng xa, hải đảo..., đơn vị vận chuyển có thể tính thêm phụ phí vùng khó từ 10%–20%.

3. Yêu cầu về thời gian giao hàng

Khi bạn yêu cầu giao nhanh, giao hẹn giờ, giao ngoài giờ hành chính hay giao trong ngày, đơn vị vận chuyển sẽ áp dụng mức phí cao hơn vì cần sắp xếp nhân sự và phương tiện ưu tiên.

Những dịch vụ như XFAST (giao nội thành trong vài giờ) thường có giá cao hơn 20–50% so với giao hàng tiêu chuẩn. Nếu bạn không cần gấp, nên chọn phương án thông thường để tiết kiệm chi phí.

4. Loại hàng hóa

Không phải loại hàng nào cũng được tính phí như nhau. Một số mặt hàng đặc biệt có thể khiến chi phí tăng đáng kể:

• Hàng dễ vỡ: Cần đóng gói kỹ, mua bảo hiểm.
• Hàng lạnh, đông lạnh: Cần xe chuyên dụng hoặc vận chuyển nhanh.
• Hàng giá trị cao: Đòi hỏi khai báo, bảo hiểm, có thể thêm phí quản lý rủi ro.
• Hàng hóa nguy hiểm: Một số đơn vị từ chối vận chuyển hoặc chỉ nhận nếu có giấy phép/chứng nhận.

Hãy thông báo chính xác loại hàng cho đơn vị vận chuyển để được báo giá đúng.

5. Dịch vụ đi kèm

Nhiều người dùng thường thêm các dịch vụ như:

• Thu hộ COD
• Bốc xếp 2 đầu
• Giao hàng cho người nhận kiểm tra trước khi thanh toán

  Lưu kho chờ giao lại nhiều lần

Các dịch vụ này đều rất hữu ích nhưng đồng thời cũng làm tăng chi phí vận chuyển. Đơn cử như phí thu hộ COD có thể dao động từ 0.5% đến 1% giá trị đơn hàng. Nếu bạn ship đơn hàng trị giá 10 triệu đồng, phí thu hộ có thể lên tới 100.000 đồng – con số không nhỏ.

6. Thời điểm gửi hàng

Vào mùa cao điểm (giáp Tết, lễ lớn, sale online...), nhu cầu vận chuyển tăng đột biến khiến chi phí vận tải bị điều chỉnh tạm thời để bù chi phí vận hành, nhân sự, phương tiện.

Ngoài ra, thời tiết xấu (mưa bão, ngập lụt) cũng khiến việc giao hàng khó khăn hơn, thời gian chậm trễ hoặc phát sinh phí giao lại. Gửi hàng vào các thời điểm này, bạn nên hỏi kỹ về phụ phí có thể áp dụng.

[ Đồng kiểm là gì? Ship COD có được kiểm tra hàng không?]

7. Chính sách tính phí của từng đơn vị

Mỗi đơn vị vận chuyển có chính sách tính giá khác nhau. Có đơn vị tính giá trọn gói (bao gồm COD, đóng gói…), có đơn vị tách riêng từng khoản. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc bạn so sánh và lựa chọn dịch vụ phù hợp.

Vì vậy, đừng chỉ nhìn giá niêm yết – hãy yêu cầu đơn vị cung cấp tổng chi phí dự kiến để dễ so sánh và tránh phát sinh.

Chọn đơn vị vận chuyển minh bạch phí

Hiện nay, các đơn vị vận tải lớn như Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK) đã xây dựng hệ thống tính phí minh bạch, rõ ràng, dễ tra cứu:

• Bảng giá theo trọng lượng, kích thước, tuyến đường.
• Cập nhật phụ phí cụ thể theo từng loại hàng và thời điểm.
• Tính năng tính phí trực tuyến trên website/app.
• Chính sách đền bù rõ ràng, hỗ trợ khách hàng tận tình.

Nếu bạn là người mới, việc lựa chọn đơn vị uy tín và minh bạch chi phí sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức khi gửi hàng.

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận tải mà trước đây bạn có thể chưa để ý. Từ trọng lượng quy đổi, tuyến đường, thời điểm giao hàng, đến phụ phí phát sinh – tất cả đều góp phần tạo nên mức giá cuối cùng.

Hiểu rõ các yếu tố này không chỉ giúp bạn chủ động hơn trong việc tính toán chi phí, mà còn tránh được những rủi ro không đáng có khi vận hành kinh doanh hoặc gửi hàng cá nhân.