Cách tính khối lượng vận chuyển hàng hóa chuẩn, tối ưu chi phí

Khi quy mô bán hàng đa kênh ngày càng mở rộng, việc tính đúng khối lượng vận chuyển hàng hóa không chỉ giúp shop chủ động ước tính chi phí, mà còn tối ưu cách đóng gói và lựa chọn dịch vụ giao hàng phù hợp. Đặc biệt với các shop thường xuyên gửi nhiều đơn mỗi ngày, hiểu rõ cách tính khối lượng sẽ giúp việc báo giá cho khách minh bạch hơn, kiểm soát vận hành tốt hơn và tận dụng hiệu quả các chính sách cước từ đơn vị vận chuyển. Đây cũng là bước nền quan trọng để shop xây dựng quy trình giao hàng chuyên nghiệp, ổn định ngay từ đầu.

1. Các yếu tố ảnh hưởng tới khối lượng/kích thước hàng hoá khi gửi hàng 

Khi gửi hàng, chi phí vận chuyển không chỉ phụ thuộc vào cân nặng thực tế mà còn bị ảnh hưởng lớn bởi kích thước của gói hàng. Dưới đây là các yếu tố chính ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng và kích thước khi gửi hàng bạn cần lưu ý:

1.1. Trọng lượng thể tích 

Hàng hóa nhẹ nhưng cồng kềnh (như gấu bông, thùng xốp) sẽ chiếm nhiều không gian trên xe tải hoặc máy bay, do đó ĐVVC sẽ tính cước dựa trên kích thước.

Công thức tính khối lượng thể tích thường là: Khối lượng thể tích = (Dài x Rộng x Cao) / Hằng số quy đổi

1.2. Vật liệu và quy cách đóng gói

Cách bạn bảo vệ hàng hóa đóng vai trò rất lớn làm tăng cả cân nặng lẫn kích thước:

• Vật liệu chống sốc: Mút xốp, màng bọc hơi, hoặc xốp chèn hàng sẽ làm tăng đáng kể thể tích của hộp đựng.
• Thùng/Hộp đóng gói: Sử dụng thùng carton quá to so với sản phẩm bên trong sẽ khiến bạn phải trả thêm tiền cho "không khí" (khối lượng thể tích tăng). Cấu tạo thùng carton (3 lớp, 5 lớp, 7 lớp) cũng làm tăng khối lượng thực tế.
• Đóng thùng gỗ: Bắt buộc đối với hàng dễ vỡ, hàng giá trị cao (như đồ điện tử, gốm sứ). Việc này khiến trọng lượng thực tế tăng lên rất nhiều.

1.3. Hình dáng và đặc thù của hàng hóa

• Hàng có hình khối không đều: Những mặt hàng không thể xếp gọn thành hình chữ nhật/vuông (như ống nước, phụ tùng xe, ghế lười) rất khó đóng gói vừa vặn. Chúng thường phải đặt vào những thùng carton lớn hơn kích thước thực tế rất nhiều, dẫn đến kích thước quy đổi cao.
• Hàng chất lỏng/đặc: Có khối lượng thực tế rất nặng nhưng kích thước lại nhỏ gọn. Yếu tố quyết định cước phí lúc này sẽ là cân nặng thực tế.

1.4. Quy định riêng của từng đơn vị vận chuyển (ĐVVC)

Mỗi ĐVVC có quy chuẩn đo lường và tính toán khác nhau, làm ảnh hưởng đến con số cuối cùng:

• Hằng số quy đổi khác nhau: Tùy thuộc vào dịch vụ (chuyển phát nhanh, chuyển phát tiết kiệm) và tuyến đường, hằng số này thường là 5000, 6000 hoặc 4000. Hằng số càng nhỏ, khối lượng quy đổi càng lớn.
• Giới hạn kích thước/cân nặng: Nhiều hãng có quy định phạt hoặc phụ phí "hàng quá khổ" nếu một cạnh của thùng hàng vượt quá kích thước cho phép (ví dụ: chiều dài > 1.2m) hoặc nặng trên mức quy định (ví dụ: > 30kg/kiện).
• Làm tròn số: Các hãng thường làm tròn cân nặng lên mức tiếp theo (ví dụ: 1.2kg sẽ bị làm tròn thành 1.5kg hoặc 2kg tùy hãng).

2. Cách tính khối lượng khi vận chuyển hàng hóa nội địa tại GHTK

GHTK cung cấp các phương thức vận chuyển nội địa phủ sóng 34 tỉnh thành, từ giao hàng tiêu chuẩn, hỏa tốc đến giao hàng cồng kềnh. Hệ thống trụ cân tự động tích hợp camera AI từ GHTK giúp đo và ghi nhận hàng hóa ngay khi nhập kho, nâng cao độ chính xác và minh bạch trong toàn bộ quá trình vận hành.

Dù nguyên tắc tính khối lượng vận chuyển là giống nhau, nhưng mỗi đơn vị sẽ có cách quy đổi riêng. Nắm rõ công thức tính khối lượng hàng hóa tại GHTK giúp shop đóng gói phù hợp hơn và tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

2.1. Tính khối lượng theo cân nặng thực tế

Theo phương thức này, trọng lượng thực tế của hàng hóa là tổng khối lượng sau khi đã được đóng gói hoàn chỉnh, bao gồm cả bao bì và vật liệu bảo vệ. Thông số này được đo bằng kilogam (kg).

Sau khi tiếp nhận đơn hàng, hệ thống sẽ đối chiếu giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi từ kích thước để xác định mức phí phù hợp. Cước vận chuyển được tính dựa trên giá trị lớn hơn để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, công bằng giữa khách hàng và đơn vị vận chuyển. 

Khách hàng nên chú trọng đến việc đóng gói hàng hóa gọn gàng, đúng tiêu chuẩn để đảm bảo kích thước và trọng lượng được đo lường chính xác, hạn chế sự chênh lệch giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi.

2.2. Tính khối lượng quy đổi (theo thể tích)

GHTK sẽ áp dụng khối lượng quy đổi để tính trọng lượng, từ đó xác định chi phí vận chuyển chính thức trong một số trường hợp cụ thể:

• Hàng hóa nhẹ nhưng chiếm diện tích lớn, chẳng hạn như đệm, gối, bao bì rỗng hay hộp xốp.
• Hàng hóa có kích thước chiếm nhiều không gian trong quá trình vận chuyển.
• Các đơn hàng sử dụng dịch vụ chuyên biệt cho hàng cồng kềnh. 

1 - Đối với đơn Express (hàng thường): Thích hợp cho các loại hàng hóa nhỏ, nhẹ và vận chuyển nhanh.

Ví dụ: Một kiện hàng có chiều dài 50 cm, chiều rộng 40 cm và chiều cao 30 cm. Áp dụng công thức tính khối lượng quy đổi như sau: Khối lượng quy đổi = 50 x 40 x 30 / 6000 = 10kg 

Trọng lượng tính cước cho kiện hàng này sẽ là 10kg, nếu lớn hơn trọng lượng thực tế, GHTK sẽ áp dụng khối lượng quy đổi để tính phí.

2 - Đối với hàng cồng kềnh (dịch vụ BBS): Áp dụng cho các loại hàng hóa lớn, cồng kềnh và chiếm nhiều không gian lưu trữ.

Ví dụ: Một kiện hàng có trọng lượng lớn, nặng và cồng kềnh, các thông số về chiều dài, chiều rộng, chiều cao lần lượt là 120 cm, 80 cm và 60 cm. Khối lượng quy đổi = 120 x 80 x 60 / 4000 = 144kg. 

Vậy trọng lượng quy đổi của kiện hàng này là 144kg.

3. Bảng giá dịch vụ vận chuyển hàng hóa tại GHTK theo khối lượng vận chuyển

3.1. Bảng giá gửi hàng từ Hà Nội & TP.HCM

Gồm 2 dịch vụ là vận chuyển nội tỉnh và vận chuyển liên tỉnh (Đã bao gồm VAT, Đơn vị tính: VNĐ)

1 - Nội tỉnh:

2 - Liên tỉnh:

• Full-map 32 tỉnh thành và hơn 3.000 phường, xã toàn quốc.
• Đăng đơn, quản lý đơn hàng nhanh, dễ dàng trên ứng dụng điện thoại (GHTK App)
• Linh hoạt xử lý yêu cầu: Đối soát tiền thu hộ, Đổi địa chỉ giao hàng, Đổi SĐT/Thông tin người nhận,...
• Chuyển tiền thu hộ nhanh chóng: 3 lần/tuần hoặc theo lịch tự chọn

(1) Nội/Cận xã phường: ĐH được lấy/giao trong cùng 1 xã/phường hoặc 2 xã/phường liền kề nhau.

(2) Liên xã phường: ĐH được lấy/giao ở 2 xã/phường không liền kề nhau.

(3) Liên miền gần: ĐH lấy từ Hà Nội giao đến miền Trung & các tỉnh miền Nam trước TP. HCM và ĐH lấy từ TP. HCM giao đến miền Trung & các tỉnh miền Bắc trước Hà Nội.

(4) Liên miền xa: ĐH lấy từ Hà Nội giao đến các tỉnh miền Nam còn lại và ĐH lấy từ TP. HCM giao đến các tỉnh miền Bắc còn lại.

(5) Đặc biệt Tiêu chuẩn: ĐH đi đường bộ.

(6) Đặc biệt Nhanh: ĐH đi đường bay (Trừ Đà Nẵng).

3.2. Bảng giá gửi hàng từ 32 tỉnh thành toàn quốc (trừ Hà Nội & TP.HCM)

Gồm 2 dịch vụ là vận chuyển nội tỉnh và vận chuyển liên tỉnh (Đã bao gồm VAT, Đơn vị tính: VNĐ)

1 - Nội tỉnh:

2 - Liên tỉnh: 

• Full-map 32 tỉnh thành và hơn 3.000 phường, xã toàn quốc.
• Đăng đơn, quản lý đơn hàng nhanh, dễ dàng trên ứng dụng điện thoại (GHTK App)
• Linh hoạt xử lý yêu cầu: Đối soát tiền thu hộ, Đổi địa chỉ giao hàng, Đổi SĐT/Thông tin người nhận,...
• Chuyển tiền thu hộ nhanh chóng: 3 lần/tuần hoặc theo lịch tự chọn

(1) Nội/Cận xã phường: ĐH được lấy/giao trong cùng 1 xã/phường hoặc 2 xã/phường liền kề nhau.

(2) Liên xã phường: ĐH được lấy/giao ở 2 xã/phường không liền kề nhau.

(3) Liên miền gần: ĐH lấy từ miền Bắc & miền Trung giao đến miền Trung & các tỉnh miền Nam trước TP. HCM và ĐH lấy từ miền Nam & miền Trung giao đến miền Trung & các tỉnh miền Bắc trước Hà Nội.

(4) Liên miền xa: ĐH lấy từ miền Bắc & miền Trung giao đến các tỉnh miền Nam còn lại và ĐH lấy từ miền Nam & miền Trung giao đến các tỉnh miền Bắc còn lại.

3.3. Bảng giá dịch vụ BBS - Vận chuyển hàng cồng kềnh, quá khổ

• Miễn phí dịch vụ bốc xếp hàng hóa hai đầu
• Miễn phí lấy-giao tận nơi, miễn phí thu hộ

4. Lưu ý cách đo kích thước khi gửi hàng tại GHTK

Sau khi đóng gói hoàn thiện, hàng hóa sẽ được đo kích thước theo phần dài nhất, rộng nhất và cao nhất. Khi đo kích thước, không chỉ đo riêng sản phẩm bên trong cần phải tính cả bao bì bên ngoài. 

Sử dụng đơn vị centimet và làm tròn kích thước đến số nguyên gần nhất nhằm đảm bảo kết quả đo chính xác. 

Ví dụ: Một thùng hàng có kích thước 45.5 x 35.2 x 20.8 cm sẽ được làm tròn thành 46 x 36 x 21 cm.

Nhu cầu mua bán và vận chuyển hàng hóa ngày càng tăng cao nên việc hiểu rõ cách tính khối lượng vận chuyển hàng hóa đóng vai trò quan trọng. Doanh nghiệp cần nắm vững cách tính để chủ động quản lý chi phí vận chuyển và hạn chế rủi ro phát sinh. GHTK với dịch vụ vận chuyển minh bạch, chính xác và tối ưu chi phí sẽ là đối tác đáng tin cậy để đồng hành trong mọi đơn hàng.

Liên hệ GHTK ngay để trải nghiệm dịch vụ giao hàng chất lượng, minh bạch và tận tâm.