Hàng nhẹ là gì? Mẹo tối ưu chi phí vận chuyển cho chủ shop cùng GHTK

1. Hàng nhẹ là gì? Những loại hàng nhẹ phổ biến hiện nay

Hàng nhẹ (hay nhiều nơi gọi là hàng cồng kềnh) là những mặt hàng có trọng lượng thực tế (cân nặng khi đặt lên cân) rất nhỏ nhưng lại có kích thước các chiều quá lớn, chiếm nhiều diện tích trong kho bãi và trên xe tải giao hàng. Đặc điểm cốt lõi của loại hàng này là bạn sẽ bị tính phí ship dựa trên sự "chiếm chỗ" chứ không phải cân nặng thông thường.

Các nhóm hàng nhẹ thường gặp nhất ở các shop online:

• Nhóm nội thất & Đời sống: Chăn ga gối đệm, gấu bông cỡ lớn, đệm ngồi, thảm xốp ghép sàn, rổ nhựa, hoặc đồ decor mây tre đan.
• Nhóm thời trang & Phụ kiện: Áo phao mùa đông, mũ bảo hiểm, vali, ba lô hoặc các loại túi xách phải nhét mút giữ form cứng.
• Nhóm đồ dễ vỡ bọc nhiều xốp: Bản thân sản phẩm rất nhẹ nhưng để an toàn, shop phải bọc 3-4 lớp xốp nổ (bubble wrap) và chèn mút xốp kín thùng như: lọ hoa gốm sứ, ly thủy tinh, đồ trang trí nhỏ.
• Lỗi đóng gói sai quy cách: Một thói quen khiến hàng bị tính thành hàng nhẹ là shop dùng một thùng carton quá to để đựng một sản phẩm nhỏ xíu (như thỏi son, tai nghe) rồi nhét đầy giấy báo vào cho đỡ xê dịch.

2. Cách tính khối lượng quy đổi cho hàng nhẹ

Trong vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là với những kiện hàng có kích thước lớn, các đơn vị vận chuyển như GHTK áp dụng công thức quy đổi kích thước để xác định khối lượng tính phí, giúp đảm bảo tính công bằng và minh bạch cho cả người gửi lẫn đơn vị vận chuyển.

Mỗi đơn vị sẽ có cách tính khối lượng quy đổi khác nhau tuỳ theo từng dịch vụ. Người gửi có thể tham khảo cách tính dưới đây với 2 dịch vụ Express (Giao hàng nhẹ dưới 20kg) và dịch vụ BBS (giao hàng cồng kềnh).

• Với đơn Express (giao tiêu chuẩn dưới 20kg): Khối lượng quy đổi (kg) = (Dài x Rộng x Cao) / 6000
• Với đơn BBS (giao hàng cồng kềnh): Khối lượng quy đổi (kg) = (Dài x Rộng x Cao) / 4000

Ví dụ: 

• Một kiện hàng Express có kích thước 40 x 30 x 20cm theo công thức trên sẽ có khối lượng quy đổi là (40 x 30 x 20) / 6000 = 4kg.
• Một kiện hàng BBS có kích thước 80 x 50 x 40cm theo công thức sẽ có khối lượng quy đổi là (80 x 50 x 40) / 4000 = 40kg.

Lưu ý: Đơn vị đo là cm. Sau khi tính xong, hệ thống sẽ so sánh Cân nặng thực tế và Khối lượng quy đổi. Số nào lớn hơn thì sẽ lấy số đó để tính tiền ship.

3. Vì sao gửi hàng nhẹ lại hay bị cước cao?

Nhiều chủ shop thường thắc mắc về sự chênh lệch cước phí khi một kiện hàng nhẹ lại phải chịu mức phí tương đương hàng nặng. Dưới đây là 3 lý do thực tế từ góc độ vận hành logistics:

• Bù đắp chi phí không gian chiếm dụng: Khả năng chuyên chở của một chiếc xe tải bị giới hạn bởi không gian chứ không chỉ ở tải trọng. Một chuyến xe chở hàng nhẹ, cồng kềnh sẽ chứa được ít đơn hàng hơn rất nhiều so với hàng nhỏ gọn, trong khi chi phí vận hành cố định (xăng dầu, cầu đường, nhân sự) vẫn không đổi. Vì vậy, các đơn vị vận tải bắt buộc tính phí theo thể tích chiếm chỗ để duy trì hoạt động vận hành.
• Đòi hỏi quy trình xử lý và lưu kho riêng biệt: Trong vận hành kho bãi, việc xếp chồng hàng hóa là bắt buộc để tối ưu diện tích. Tuy nhiên, hàng nhẹ rất dễ bị biến dạng nếu bị ép lực. Các đơn vị vận chuyển phải bố trí khu vực lưu kho riêng và phân loại thủ công thay vì dùng băng chuyền tự động, làm phát sinh thêm thời gian, công sức và chi phí lưu trữ.
• Quy chuẩn chung của ngành logistics toàn cầu: Việc tính cước theo khối lượng quy đổi không phải là quy định tự phát của một đơn vị giao hàng. Đây là tiêu chuẩn quốc tế áp dụng cho mọi hình thức vận tải nhằm đảm bảo sự công bằng về chi phí giữa người gửi hàng nhỏ, nặng và người gửi hàng to, cồng kềnh.

4. 3 mẹo đóng gói giúp shop giảm chi phí vận chuyển 

Để không bị trừ tiền cước quá cao, shop hãy áp dụng ngay các mẹo sau trước khi giao hàng cho shipper:

4.1. Sử dụng máy ép chân không để triệt tiêu thể tích thừa

Với các mặt hàng chứa nhiều không khí bên trong như quần áo mùa đông (áo phao, áo len), chăn ga gối đệm hay gấu bông, ép chân không là giải pháp tối ưu nhất. Việc rút cạn không khí có thể giúp kiện hàng xẹp xuống chỉ còn 1/3 hoặc thậm chí 1/4 thể tích ban đầu, nhờ đó khối lượng quy đổi giảm đi đáng kể.

Lưu ý: Sau khi ép chân không, bạn nên quấn thêm một vài vòng băng dính hoặc quấn màng PE bên ngoài bao bì. Việc này nhằm đề phòng túi ni-lông bị bục, xước và phồng to lại do cọ xát trong quá trình vận chuyển.

4.2. Tối ưu vật liệu đóng gói, chọn hộp/túi vừa khít

Một sai lầm phổ biến là các shop thường mua sẵn một vài size thùng carton cố định và dùng chung cho mọi sản phẩm. Nếu bạn bỏ một món đồ nhỏ vào chiếc thùng to, bạn đang phải trả tiền cước vận chuyển cho phần không gian rỗng chứa đầy không khí đó.

Giải pháp là hãy chọn thùng carton có kích thước vừa khít với sản phẩm. Nếu thùng hơi to so với hàng thực tế, hãy dùng dao rọc giấy cắt xẻ các góc và gập thấp mép thùng xuống. Ngoài ra, với những mặt hàng không dễ vỡ như quần áo hay vải vóc, hãy ưu tiên dùng túi niêm phong thay vì dùng thùng carton để tối ưu hóa tối đa diện tích kiện hàng.

4.3. Chủ động đo lường và tính toán cước trước tại nhà

Để tránh phát sinh cước phí ngoài dự kiến sau khi bàn giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển, hãy trang bị sẵn một chiếc thước dây và một chiếc cân điện tử tại khu vực đóng gói/kho hàng.

Sau khi gói kín hàng, bạn tự đo 3 chiều (Dài - Rộng - Cao) phần phình to nhất của kiện, áp dụng công thức chia 6000 (hoặc 4000 tùy dịch vụ) để tìm ra khối lượng quy đổi, sau đó so sánh trực tiếp với cân nặng thực tế. Việc biết chính xác kiện hàng sẽ bị tính bao nhiêu kg giúp shop làm chủ chi phí logistics. Nhờ vậy, bạn sẽ có cơ sở để báo giá ship chuẩn xác cho khách, quyết định hạn mức freeship hợp lý hoặc điều chỉnh giá bán sản phẩm mà không sợ bị thâm hụt lợi nhuận.

5. Giải pháp gửi hàng nhẹ nhàn tênh, minh bạch với GHTK

Nếu bạn thường xuyên bán các mặt hàng to, cồng kềnh, GHTK là một lựa chọn rất phù hợp nhờ các ưu điểm sau:

1 - Đo lường tự động, minh bạch cước phí: 

Điểm yếu của nhiều shop là hay xảy ra tranh cãi với shipper về kích thước kiện hàng dẫn đến phí ship ước lượng thiếu chính xác. GHTK loại bỏ hoàn toàn vấn đề này bằng việc sử dụng hệ thống băng chuyền quét khối lượng tự động kết hợp camera AI. 

Ngay khi hàng nhập kho, hệ thống sẽ tự động đo đạc 3 chiều, ghi nhận trọng lượng và đối chiếu để đưa ra cước phí cuối cùng. Mọi dữ liệu đều được cập nhật minh bạch trên hệ thống, giúp shop loại bỏ rủi ro phát sinh phụ phí ẩn.

2 - Luồng xử lý chuyên biệt, bảo toàn tình trạng hàng hóa: 

Hàng cồng kềnh rất dễ bị bẹp, vỡ nếu xếp chung với các kiện hàng nặng. Tại GHTK, các mặt hàng này được phân luồng vào khu vực xử lý riêng biệt với không gian kho bãi rộng rãi. Quy trình xếp dỡ tuân thủ nguyên tắc không chèn ép, không đặt vật nặng đè lên trên. 

Nhờ đó, sản phẩm giữ nguyên được form dáng ban đầu cho đến khi giao tận tay người mua, giúp shop giảm thiểu tối đa tỷ lệ hoàn hàng do móp méo, hư hỏng.

3 - Hệ thống theo dõi (Tracking) thời gian thực: 

Với hàng nhẹ kích thước lớn, đôi khi shop phải tách làm nhiều kiện nhỏ để gửi, dẫn đến rủi ro thất lạc rất cao. Ứng dụng GHTK cung cấp tính năng theo dõi chi tiết hành trình của từng kiện hàng lẻ theo thời gian thực (real-time). 

Điều này giúp shop chủ động kiểm soát rủi ro mất mát, đồng thời có đủ dữ liệu để phản hồi ngay lập tức khi khách hàng muốn kiểm tra tiến độ giao hàng.

6. Bảng giá vận chuyển hàng nhẹ GHTK

6.1. Bảng giá gửi từ Hà Nội & TP.HCM

Ưu điểm:

• Full-map 32 tỉnh thành và hơn 3.000 phường, xã toàn quốc.
• Đăng đơn, quản lý đơn hàng nhanh, dễ dàng trên ứng dụng điện thoại (GHTK App)
• Linh hoạt xử lý yêu cầu: Đối soát tiền thu hộ, Đổi địa chỉ giao hàng, Đổi SĐT/Thông tin người nhận,...
• Chuyển tiền thu hộ nhanh chóng: 3 lần/tuần hoặc theo lịch tự chọn

(1) Nội/Cận xã phường: ĐH được lấy/giao trong cùng 1 xã/phường hoặc 2 xã/phường liền kề nhau.

(2) Liên xã phường: ĐH được lấy/giao ở 2 xã/phường không liền kề nhau.

(3) Liên miền gần: ĐH lấy từ Hà Nội giao đến miền Trung & các tỉnh miền Nam trước TP. HCM và ĐH lấy từ TP. HCM giao đến miền Trung & các tỉnh miền Bắc trước Hà Nội.

(4) Liên miền xa: ĐH lấy từ Hà Nội giao đến các tỉnh miền Nam còn lại và ĐH lấy từ TP. HCM giao đến các tỉnh miền Bắc còn lại.

(5) Đặc biệt Tiêu chuẩn: ĐH đi đường bộ.

(6) Đặc biệt Nhanh: ĐH đi đường bay (Trừ Đà Nẵng).

6.2. Bảng cước phí gửi hàng từ 32 tỉnh thành toàn quốc (trừ Hà Nội, TP.HCM)

Ưu điểm:

• Full-map 32 tỉnh thành và hơn 3.000 phường, xã toàn quốc.
• Đăng đơn, quản lý đơn hàng nhanh, dễ dàng trên ứng dụng điện thoại (GHTK App)
• Linh hoạt xử lý yêu cầu: Đối soát tiền thu hộ, Đổi địa chỉ giao hàng, Đổi SĐT/Thông tin người nhận,...
• Chuyển tiền thu hộ nhanh chóng: 3 lần/tuần hoặc theo lịch tự chọn

(1) Nội/Cận xã phường: ĐH được lấy/giao trong cùng 1 xã/phường hoặc 2 xã/phường liền kề nhau.

(2) Liên xã phường: ĐH được lấy/giao ở 2 xã/phường không liền kề nhau.

(3) Liên miền gần: ĐH lấy từ miền Bắc & miền Trung giao đến miền Trung & các tỉnh miền Nam trước TP. HCM và ĐH lấy từ miền Nam & miền Trung giao đến miền Trung & các tỉnh miền Bắc trước Hà Nội.

(4) Liên miền xa: ĐH lấy từ miền Bắc & miền Trung giao đến các tỉnh miền Nam còn lại và ĐH lấy từ miền Nam & miền Trung giao đến các tỉnh miền Bắc còn lại.

Vận chuyển hàng nhẹ đòi hỏi sự linh hoạt, tối ưu chi phí và quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng hóa an toàn và giao đúng hẹn. Việc lựa chọn đối tác logistics uy tín giúp shop giảm rủi ro, tiết kiệm thời gian và tối đa hóa hiệu quả vận hành.

Liên hệ ngay với GHTK để được tư vấn giải pháp vận chuyển hàng nhẹ nhanh chóng, an toàn và phù hợp nhất với nhu cầu của shop!