Mẫu hợp đồng vận chuyển hàng hóa chuẩn, minh bạch, rõ ràng

1. Mẫu hợp đồng vận chuyển hàng hóa 

Hợp đồng vận chuyển hàng hóa là thỏa thuận pháp lý giữa bên thuê vận chuyển (chủ hàng/đơn vị thuê) và bên vận chuyển (công ty vận tải, forwarder, hãng tàu) nhằm xác lập dịch vụ chuyên chở hàng hóa.

Nguyên tắc:

• Hai bên cùng có quyền và nghĩa vụ đối với nhau; nghĩa vụ của bên này là quyền lợi của bên kia và ngược lại.
• Bên vận chuyển có nghĩa vụ chuyển giao hàng hóa an toàn, đúng hạn đến địa điểm thỏa thuận và có quyền nhận cước phí dịch vụ.
• Bên thuê vận chuyển có nghĩa vụ thanh toán cước phí đúng hạn và có quyền lợi là hàng hóa được vận chuyển thành công đến nơi nhận.

Mẫu hợp đồng vận chuyển:

Để tham khảo chi tiết, vui lòng tải về biểu mẫu hợp đồng đầy đủ tại đây:

TẢI TẠI ĐÂY

2. Thông tin cơ bản của hợp đồng vận chuyển hàng hóa

2.1. Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Thông tin các bên (bên chủ hàng/bên A và bên vận chuyển/bên B) là phần quan trọng nhất để xác định chủ thể và đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng.

Các thông tin cần có:

• Tên đầy đủ của công ty/tổ chức.
• Địa chỉ (trụ sở chính/văn phòng giao dịch) thẩm quyền giải quyết tranh chấp (nếu có).
• Điện thoại, Fax.
• Mã số thuế.
• Tài khoản số.
• Người đại diện (Ông/Bà).
• Chức vụ của người đại diện.

Lưu ý quan trọng:

• Tất cả thông tin phải chính xác 100% theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc các giấy tờ pháp lý liên quan (đặc biệt là tên, mã số thuế và địa chỉ).
• Người ký kết phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp (cần có giấy ủy quyền kèm theo).
• Các thông tin công ty và số tài khoản nên được kiểm tra kỹ để tránh sai sót trong quá trình thanh toán.
• Không được bỏ trống bất kỳ mục nào (nếu không có Fax thì có thể ghi "Không").

2.2. Thông tin về hàng hóa được vận chuyển

Đây là điều khoản then chốt xác định đối tượng của hợp đồng (hàng hóa) và các yêu cầu liên quan, làm cơ sở cho việc báo giá, bố trí phương tiện và quy định trách nhiệm của bên vận chuyển.

Các thông tin cần có:

1 - Tên hàng: Liệt kê cụ thể, chi tiết các loại hàng hóa mà bên A (chủ hàng) thuê bên B (vận chuyển) thực hiện.

2 - Tính chất hàng hóa: Bên A cần khai báo rõ nếu hàng hóa thuộc một trong các nhóm sau:

• Hàng cần giữ tươi sống (ví dụ: hoa quả, hải sản).
• Hàng cần bảo quản không để biến chất (ví dụ: hàng đông lạnh, vắc-xin, hóa chất).
• Hàng nguy hiểm (ví dụ: chất dễ cháy nổ, hóa chất độc hại - cần che đậy hoặc để riêng).
• Hàng dễ vỡ (ví dụ: thủy tinh, gốm sứ, thiết bị điện tử).
• Súc vật (cần đảm bảo điều kiện để giữ sống bình thường).

3 - Đơn vị tính đơn giá cước: Xác định cơ sở để tính toán chi phí vận chuyển.

Ví dụ: tính theo Tấn, Kg, m³ (mét khối), Chuyến, Container, Pallet, v.v.

Lưu ý quan trọng:

• Bên A (chủ hàng) phải khai báo đầy đủ và trung thực về tên hàng và đặc biệt là tính chất hàng hóa .
• Thông tin tại tính chất đơn hàng là căn cứ pháp lý để xác định trách nhiệm bảo quản của bên B. Nếu bên A không thông báo đúng về tính chất hàng (ví dụ: hàng dễ vỡ nhưng không báo), bên B có thể được miễn trừ trách nhiệm nếu xảy ra hư hỏng.
• Đơn vị tính cước phải rõ ràng, thống nhất để làm cơ sở cho việc chốt sản lượng và thanh toán.

2.3. Phương tiện và hình thức vận chuyển

Điều khoản này quy định về công cụ thực hiện hợp đồng (phương tiện) và cách thức bàn giao hàng hóa. 

Các thông tin cần có:

1 - Về phương tiện vận tải

• Yêu cầu phương tiện:

  • Loại phương tiện (ví dụ: xe tải, container, tàu) và các yêu cầu kỹ thuật bắt buộc (ví dụ: xe lạnh, phải có bạt che, tốc độ tối thiểu, tải trọng).
  • Số lượng phương tiện cần thiết.

• Vệ sinh phương tiện:

  • Thỏa thuận rõ ai phải làm vệ sinh phương tiện (trước khi nhận hàng hoặc sau khi giao hàng).
  • Ấn định mức chi phí vệ sinh và bên nào sẽ chịu khoản phí này.

• Thời gian và chế tài:

  • Quy định rõ thời gian chờ tối đa tại điểm lấy hàng (nếu bên A chưa có hàng) và hậu quả (chi phí chờ, quyền hủy chuyến).
  • Quy định rõ mức phạt nếu bên B đưa phương tiện đến chậm so với lịch hẹn.

• Quyền lợi và trách nhiệm của bên B đối với phương tiện vận tải.

2 - Về hình thức giao nhận: Các hình thức phổ biến bao gồm:

• Nguyên đai, nguyên kiện, nguyên bao (kiểm đếm số lượng kiện/bao).
• Theo trọng lượng, thể tích (dựa vào kết quả cân hoặc đo đếm thực tế).
• Theo nguyên hầm hoặc nguyên container (thường dựa vào niêm phong/kẹp chì).
• Theo ngấn nước (thường dùng cho vận tải đường thủy).

Lưu ý quan trọng:

• Yêu cầu kỹ thuật phương tiện càng chi tiết (ví dụ: "xe tải lạnh, đảm bảo nhiệt độ 5°C") thì càng ràng buộc chặt chẽ trách nhiệm bảo quản của bên B.
• Trách nhiệm của bên B rất quan trọng, đảm bảo bên B chịu mọi rủi ro nếu phương tiện bị cơ quan chức năng giữ lại do giấy tờ không hợp lệ, tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ của bên A.
• Các quy định về thời gian chờ và phạt chậm trễ phải rất rõ ràng (ví dụ: "chờ sau 60 phút", "phạt ... đồng/giờ") để làm cơ sở giải quyết tranh chấp.

2.4. Thời gian, địa điểm giao nhận hàng hóa

Đây là điều khoản xác định rõ ràng "Khi nào?" (thời gian) và "Ở đâu?" (địa điểm) của việc vận chuyển, làm cơ sở để giám sát tiến độ và xác định trách nhiệm khi có chậm trễ.

Các thông tin cần có:

1 - Về địa điểm:

• Địa điểm nhận hàng: Cần ghi chính xác, cụ thể địa chỉ (kho hàng, nhà máy, cảng...) nơi bên B (vận chuyển) sẽ đến nhận hàng từ bên A.
• Địa điểm giao hàng: Cần ghi chính xác, cụ thể địa chỉ (kho, công trình, nhà phân phối...) nơi bên B phải giao hàng cho bên A (hoặc người nhận do bên A chỉ định).

2 - Về lịch trình thời gian:

• Ấn định thời điểm (ngày, giờ) mà bên B phải hoàn thành việc giao hàng tại địa điểm chỉ định.
• Làm rõ các thông tin đi kèm cho mỗi đợt giao nhận như tên hàng, số lượng tương ứng với lịch trình đó.
• Bổ sung các ghi chú đặc biệt liên quan đến thời gian nếu có (ví dụ: "chỉ giao hàng trong giờ hành chính", "hàng đi gấp", "thời gian cho phép bốc/dỡ hàng", hoặc "liên hệ người A khi đến").

Lưu ý quan trọng:

• Địa chỉ phải cực kỳ chính xác (số nhà, tên đường, khu công nghiệp, cổng kho...). Sai địa chỉ có thể dẫn đến phát sinh chi phí chờ, chi phí đi lại và là cơ sở để tranh chấp.
• Lịch trình là cam kết ràng buộc, căn cứ để áp dụng các điều khoản phạt chậm trễ.
• Tính linh hoạt:

  • Nếu hợp đồng vận chuyển theo chuyến, lịch trình thời gian cần được điền chi tiết ngay khi ký.
  • Nếu đây là hợp đồng nguyên tắc (dài hạn), lịch trình thời gian có thể để trống. Khi đó, lịch trình sẽ được xác nhận qua các "Đơn đặt hàng" hoặc "Phụ lục" cho từng lô hàng cụ thể (cần ghi rõ điều này trong hợp đồng).

2.5. Giá cước và phương thức thanh toán

Đây là điều khoản quy định nghĩa vụ tài chính của bên chủ hàng (bên A) đối với bên vận chuyển (bên B), bao gồm tổng chi phí và cách thức thanh toán.

Các thông tin cần có:

1 - Cước phí vận tải chính

• Liệt kê và xác định rõ đơn giá/tổng cước cho từng loại hàng hóa hoặc từng tuyến vận chuyển đã thỏa thuận.
• Tính toán và ghi rõ tổng cộng cước phí chính bằng số và bằng chữ.

2 - Tiền phụ phí vận tải

• Liệt kê chi tiết tất cả các khoản chi phí phát sinh ngoài cước chính mà bên A phải thanh toán cho bên B.
• Định lượng rõ ràng các phụ phí thường gặp:

  • Phí điều xe không hàng.
  • Các loại lệ phí như cước qua phà, lệ phí bến đỗ, cảng phí, hoa tiêu phí.
  • Chi phí xử lý hàng hóa.
  • Các chi phí khác như chênh lệch nhiên liệu (nếu áp dụng), chi phí kê khai trị giá hàng hóa.

3 - Tổng cước phí: Phải tính toán và ghi rõ tổng cộng cước phí (chính + phụ phí) bằng số và bằng chữ. Đây là tổng số tiền cuối cùng bên A phải trả cho bên B.

4 - Hình thức thanh toán: Nêu rõ hình thức thanh toán:

• Tiền mặt (ghi rõ tại địa điểm nào, do ai giao/nhận).
• Chuyển khoản (ghi rõ chuyển vào tài khoản số bao nhiêu, của công ty nào, và thời gian chuyển tiền).
• Hình thức khác (ví dụ: cấn trừ công nợ).

Lưu ý quan trọng:

• Thỏa thuận trước và ghi rõ đơn giá phụ phí vận tải để tránh tranh chấp sau này.
• Ghi rõ ràng thời điểm thanh toán trong phần hình thức thanh toán.

3. Các điều khoản quan trọng cần minh bạch trong hợp đồng vận chuyển hàng hoá

3.1. Điều khoản chung

Điều khoản chung là phần nền tảng, quy định về tính pháp lý, hiệu lực, và cơ chế giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Bao gồm:

• Hiệu lực hợp đồng: Ghi rõ ngày bắt đầu có hiệu lực (thường là ngày ký).
• Nguyên tắc thực hiện: Cam kết tuân thủ nghiêm túc các điều khoản và phụ lục (nếu có).
• Căn cứ pháp luật: Quy định rằng mọi vấn đề không được nêu trong hợp đồng sẽ áp dụng theo pháp luật Việt Nam hiện hành.
• Số lượng bản: Xác định rõ tổng số bản hợp đồng và số bản mỗi bên giữ (ví dụ: 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản).
• Sửa đổi/Bổ sung: Mọi thay đổi phải được lập thành văn bản (phụ lục) có chữ ký và đóng dấu của cả hai bên.

3.2. Quyền và nghĩa vụ của các bên

Điều khoản này phân định rõ trách nhiệm và lợi ích của mỗi bên trong quá trình thực hiện hợp đồng, nhằm đảm bảo tính minh bạch và làm cơ sở giải quyết trách nhiệm khi có sai phạm.

1 - Bên thuê vận chuyển (chủ hàng)

• Quyền: Yêu cầu bên vận chuyển thực hiện dịch vụ đúng thỏa thuận; được nhận bồi thường thiệt hại nếu bên vận chuyển vi phạm hợp đồng.
• Nghĩa vụ: Cung cấp thông tin chính xác về hàng hóa, thanh toán cước vận chuyển đúng hạn và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hàng hóa.

2 - Bên vận chuyển (Nhà thầu vận tải)

• Quyền: Yêu cầu bên thuê vận chuyển cung cấp thông tin chính xác về hàng hóa và được thanh toán cước vận chuyển đúng hạn.
• Nghĩa vụ: Bảo quản hàng hóa cẩn thận, giao hàng đúng thời gian và địa điểm; Chịu trách nhiệm về mất mát, hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển (trừ các trường hợp được miễn trách nhiệm).

3.3. Điều khoản về bồi thường, khiếu nại và chấm dứt hợp đồng

Điều khoản này quy định cụ thể về trách nhiệm pháp lý, các mức phạt và bồi thường khi một trong hai bên vi phạm các cam kết đã thỏa thuận nhằm bảo vệ quyền lợi của bên bị thiệt hại.

• Xác định mức đền bù: Quy định cách thức xác lập giá trị bị tổn thất cho hàng hóa (mất mát hoặc hư hỏng). Mức đền bù ưu tiên căn cứ vào giá trị đã được bên thuê vận chuyển khai báo và ghi nhận. Hai bên cần ấn định một ngưỡng bồi thường tối đa cho mỗi sự cố.
• Phương thức tính toán: Làm rõ cách thức thực hiện việc chi trả bồi thường. Việc bồi thường có thể là toàn bộ giá trị nếu hàng hóa không thể sử dụng được hoặc tính toán theo tỷ lệ thiệt hại thực tế (có thể dựa trên chi phí phục hồi hoặc giám định) nếu chỉ bị hư hỏng một phần.
• Các điều kiện được miễn trừ: Liệt kê rõ ràng những tình huống mà bên vận chuyển không phải chịu trách nhiệm tài chính. Các trường hợp này bao gồm tổn thất do sự kiện bất khả kháng (thiên tai), do sai sót của bên thuê vận chuyển (đóng gói không đúng kỹ thuật, khai báo sai) hoặc do tính chất vốn có của chính hàng hóa.

3.4. Điều khoản về giải quyết tranh chấp

Điều khoản này thiết lập cơ chế giải quyết các vấn đề mâu thuẫn hoặc tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, đảm bảo quy trình rõ ràng và đúng quy định pháp luật.

• Phương thức giải quyết tranh chấp: Các bên cam kết ưu tiên giải quyết mọi vấn đề phát sinh bằng con đường thương lượng thiện chí và hòa giải. Nếu thương lượng không thành công trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: 30 ngày), tranh chấp sẽ được chuyển sang các hình thức có tính pháp lý cao hơn (như Trọng tài hoặc Tòa án).
• Cơ quan giải quyết tranh chấp: Thỏa thuận rõ ràng về cơ quan có thẩm quyền xét xử. Việc này có thể là Trung tâm Trọng tài được chỉ định hoặc Tòa án có thẩm quyền nơi một trong hai bên đặt trụ sở chính (theo quy định của pháp luật).
• Luật áp dụng để giải quyết tranh chấp: Quy định rõ ràng rằng việc giải quyết tranh chấp sẽ căn cứ vào Luật pháp Việt Nam, bao gồm Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại, và các văn bản pháp luật chuyên ngành có liên quan.

3.5. Điều khoản bất khả kháng

Điều khoản này quy định các trường hợp ngoại lệ, nằm ngoài sự kiểm soát của các bên, dẫn đến việc không thể thực hiện nghĩa vụ hợp đồng:

• Các sự kiện được coi là bất khả kháng: Liệt kê các sự kiện được pháp luật công nhận, bao gồm nhưng không giới hạn ở: thiên tai (bão, lũ lụt, động đất), hỏa hoạn, chiến tranh, bạo loạn, cấm vận của Chính phủ, hoặc các đại dịch/dịch bệnh có quyết định phong tỏa...
• Hậu quả và trách nhiệm: Quy định rõ bên bị ảnh hưởng phải thông báo ngay cho bên kia. Các bên sẽ được miễn trừ trách nhiệm về việc chậm trễ thực hiện nghĩa vụ do sự kiện này. Nếu tình trạng bất khả kháng kéo dài quá thời hạn thỏa thuận (ví dụ: 60 ngày), các bên có thể chấm dứt hợp đồng mà không bị phạt.

Một bản hợp đồng vận chuyển hàng hóa chuẩn mực, minh bạch đóng vai trò cốt lõi trong việc đảm bảo an toàn pháp lý cho hoạt động giao thương. Nó là công cụ thiết yếu giúp phân định rõ ràng trách nhiệm, quản lý rủi ro và bảo vệ quyền lợi chính đáng của cả chủ hàng lẫn đơn vị vận tải. Việc sử dụng một thỏa thuận chặt chẽ ngay từ đầu chính là nền tảng cho sự hợp tác bền vững giúp ngăn ngừa các tranh chấp phát sinh trong suốt quá trình vận hành.

Để được giải đáp các thắc mắc về quy trình, chính sách vận chuyển và các điều khoản hợp đồng, hãy liên hệ ngay với GHTK để được hỗ trợ tư vấn trực tiếp nhé!