Hướng Dẫn Đóng Gói Hàng Hoá Vận Chuyển An Toàn, Tiết Kiệm

1. Hướng dẫn cách đóng gói GHTK chi tiết các bước

Việc đóng gói đúng quy cách không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa tối đa mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của shop, giảm thiểu rủi ro hư hỏng và khiếu nại trong quá trình vận chuyển. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách đóng gói GHTK chuẩn xác:

1.1. Cách đóng gói hóa mỹ phẩm

Với phần hóa mỹ phẩm là dạng chai lọ dạng thường/mỏ vịt, phải được bịt kín và dán chặt nắp sản phẩm bằng băng dính/nilon/màng bọc thực phẩm (kể cả khi dốc ngược). Phần nắp của các chai dạng mỏ vịt cần được cuộn để tạo thành một khối có kích thước tương đồng với thân chai. Bên ngoài sản phẩm được bọc kín từ 3 - 4 lớp chống sốc (giấy bọt khí), cố định bằng băng dính.

Đặc biệt cho chai thủy tinh (serum), cần quấn chặt và kỹ hơn. Hộp ngoài chèn thêm vật liệu chống va đập hoặc chống thấm nước giữa sản phẩm và hộp carton để lấp đầy khoảng trống, tránh xê dịch và chịu được áp lực.

1.2. Đồ thủy tinh, gốm sứ, hàng dễ vỡ

Các sản phẩm bằng chất liệu nhựa mỏng, thủy tinh, pha lê, sành, sứ, gốm, đất nung, thạch cao, sản phẩm chứa chất lỏng bên trong, nhựa cứng, nhiều chi tiết mảnh,... thường đi kèm rủi ro rất lớn. Cách đóng hàng GHTK chuẩn với mặt hàng này là nên sử dụng chống sốc bọc kín mọi góc cạnh sản phẩm từ 3-4 lớp. 

Phải chèn các vật liệu (xốp, mút, hạt xốp, tấm bọt khí, xốp mềm) kín 6 mặt để đảm bảo hàng hóa không xê dịch và chịu được áp lực khi vận chuyển. Cuối cùng, dán tag "Hàng dễ vỡ, vui lòng nhẹ tay" bên ngoài hộp.

1.3. Đồ điện tử, điện lạnh, đồ công nghệ

Đồ điện tử, điện lạnh, đồ công nghệ thường dễ hư hại bởi độ ẩm cao và va đập. Vì vậy cách đóng hàng GHTK yêu cầu cần bọc kỹ bằng vật liệu chống va đập và chống ẩm (giấy bọt khí, mút mềm, mút xốp, nilon…), chèn lót xung quanh để không bị xê dịch. Tiếp đến, quấn trực tiếp 5-7 lớp chống sốc quanh toàn bộ bề mặt.

Trường hợp hàng không nguyên seal, có thể quấn chống sốc trực tiếp lên bề mặt sản phẩm để chắc chắn hơn. Với đơn hàng từ 02 sản phẩm trở lên, đóng gói từng hộp sản phẩm đúng quy cách, sau đó thống nhất khối hàng bằng cách quấn băng keo, rồi quấn màng co bên ngoài khối hàng.

1.4. Sách và văn phòng phẩm

Với hàng hóa dạng mảnh, dễ rách nát (tranh, bản đồ, sách, báo, tài liệu…), cần được bảo vệ và bọc kín bởi 2 lớp nilon chống ướt hoặc màng co. Với lớp hộp ngoài nên cuộn tròn cho vào ống nhựa (bịt kín 2 đầu) hoặc cho vào cặp tài liệu, đồng thời đóng gói vào thùng carton cứng có hình dạng phù hợp, không quá lớn.

1.5. Thực phẩm khô

Thực phẩm khô theo cách đóng hàng GHTK phải được đóng gói bằng nhiều lớp nilon hoặc bọt khí (từ 2-3 lớp) và cố định bằng băng dính, đảm bảo kín, chống ẩm và va đập (đặc biệt với thực phẩm dễ vỡ vụn). Nên hút chân không để giữ chất lượng và quấn kỹ để tránh phát ra mùi thu hút động vật/côn trùng trước khi đóng hộp carton cứng.

Người gửi cũng cần kiểm tra điều kiện lưu giữ thực phẩm (ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm) và hạn sử dụng. Nếu sản phẩm đóng gói nguyên hộp của NSX chưa đúng quy chuẩn GHTK (ví dụ: khoảng trống bên trong), shop cần đóng gói lại.

1.6. Hàng có chứa chất lỏng

Mỗi sản phẩm cần được bịt kín miệng chai với băng dính/nilon/màng bọc thực phẩm, sau đó quấn chống sốc 3-4 lớp xung quanh sản phẩm. Sau đó, đựng sản phẩm trong hộp carton, chèn kín bằng vật liệu chống va đập đủ 06 mặt xung quanh giữa hộp và sản phẩm để tránh xê dịch.

Với cách đóng hàng GHTK từ 02 sản phẩm trở lên, cần có xốp chèn ở giữa các sản phẩm. Với hàng thể tích lớn, cần chỉ dẫn mũi tên xếp đúng chiều bên ngoài hộp để đảm bảo chắc chắn không bị bật nắp.

1.7. Quần áo, giày, túi, bỉm tã

Nếu mặt hàng có sẵn hộp NSX, chỉ cần bao bọc bên ngoài bằng túi nilon thường và dùng băng keo bọc kín gói hàng. Trường hợp không có hộp NSX, nên bọc thêm một lớp bọt khí trước khi cho vào túi nilon thường và dùng băng keo bọc kín gói hàng.

Các mặt hàng quần áo, giày dép cần được gấp gọn, bọc từ 2-3 lớp nilon hoặc màng co và cố định toàn phần bằng băng dính để chống rủi ro thời tiết. Nếu cần bảo quản form dáng/hộp NSX, cần ốp xốp 6 mặt hộp, cố định toàn phần bằng băng keo và đặt trong hộp carton cứng.

1.8. Đồ gia dụng lớn

Hàng gia dụng chung (trừ hàng nhựa cứng, điện gia dụng), cần sử dụng giấy bọt khí (loại có khả năng đàn hồi chống va đập cao) bọc kín mọi góc cạnh sản phẩm từ 3-4 lớp và cố định toàn phần bằng băng dính. Sản phẩm sau đó cần được đặt trong thùng carton có chèn kín bằng vật liệu chống va đập giữa thùng và sản phẩm sau khi quấn bubble để tránh va đập.

Cách đóng hàng GHTK với chảo, nồi kim loại (không có hộp NSX, hình dạng dị thường) nên dùng xốp lấp đầy lòng chảo (không dùng bubble/nilon, dễ bị trũng, hư hỏng vành chảo). Quấn 5 lớp toàn bộ chảo (cả lòng chảo và tay cầm), cố định bằng băng keo và cho vào hộp carton có kích thước vừa.

1.9. Hộp thiếc, hộp giấy cứng (Sữa bột, sơn)

Các sản phẩm này cần được cố định từ 2-3 lớp màng co để giữ chặt phần nắp với thân sản phẩm. Sau đó, bọc 3-4 lớp chống sốc có cố định bằng băng dính. Sản phẩm được đặt vào hộp carton có chèn xốp mềm để lấp đầy khoảng trống giữa hộp carton và sản phẩm. Đây là một cách đóng hàng GHTK chuyên biệt cho kiện hàng lớn.

1.10. Hàng hình dạng dài mảnh (cần câu, bóng đèn dài,...)

Bạn nên quấn 3-4 lớp chống sốc trực tiếp lên toàn bộ bề mặt sản phẩm. Sau đó, cho vào ống nhựa, đảm bảo hàng hóa bên trong không bị xê dịch. Cuối cùng, cố định chặt 2 đầu tránh bị bung ra.

1.11. Cây tươi

Đầu tiên, nên sử dụng bìa carton, chống sốc, màng co để cố định thân và ngọn cây. Bầu đất phải được bọc bằng bao tải dày, không rách, dán kín, không được để bục bầu đất, rơi vãi đất cát ra ngoài. Phần chậu cây quấn 3-5 lớp chống sốc kín quanh toàn bộ bề mặt của chậu, sau đó mới đóng thùng carton hoặc thùng xốp.

Cây cảnh/trưng bày cần đóng thêm khung gỗ, cố định chặt các góc cạnh để hàng không bị xê dịch và giữ nguyên form dáng. Cành cây chìa ra cần đảm bảo cắt tỉa gọn gàng, các móc nối cạnh cần gia cố bằng dây buộc cố định vào thành khung gỗ đảm bảo cành không bị gãy.

1.12. Hàng BBS

Đầu tiên, sử dụng chống sốc hoặc xốp bọc kín mọi góc cạnh & các mặt bên của sản phẩm, cố định toàn phần bằng băng dính. Sản phẩm sau đó cần được đặt trong thùng carton hoặc quấn bubble 4-5 lớp để tránh va đập. Dán thêm tem định hướng (mũi tên chỉ lên) bên ngoài hộp hàng. Các sản phẩm to, nặng trên 50kg cần đóng khung gỗ để đảm bảo an toàn.

1.13. Xếp nhiều hàng hóa nhỏ trong cùng gói hàng

Cần tách riêng và bọc từng mặt hàng theo quy định đối với loại sản phẩm đó. Sau đó mới xếp vào thùng carton. Khoảng không giữa các sản phẩm cần được lấp đầy bởi các vật liệu chống va đập để không bị xê dịch. Cuối cùng, dán băng dính kín miệng hộp carton. Đây là cách đóng hàng GHTK giúp bảo vệ tối ưu nhiều sản phẩm.

2. Quy định đóng gói hàng hóa chung của GHTK

Để đảm bảo mỗi đơn hàng được vận chuyển an toàn đến tay người nhận trong trạng thái tốt nhất, GHTK đã thiết lập các quy định chi tiết và rõ ràng về đóng gói hàng hóa. 

2.1. Quy tắc nguyên đai, nguyên kiện

Tất cả các bưu kiện gửi qua GHTK đều phải được đóng gói sẵn sàng và niêm phong chặt chẽ bởi người bán trước khi Shipper đến lấy. Cách đóng hàng GHTK tuân thủ quy tắc “nguyên đai, nguyên kiện” giúp bảo vệ hàng hóa khỏi những tác động bên ngoài và đảm bảo đơn hàng đến tay người nhận trong tình trạng tốt nhất.

2.2. Quy định về kích thước và khối lượng hàng hoá

Cách đóng hàng GHTK có các quy định cụ thể về kích thước và khối lượng cho từng loại dịch vụ để tối ưu hóa việc vận chuyển:

• Đối với đơn Express:

• • • Khối lượng tối đa <20kg
    • Kích thước tối đa mỗi chiều không quá 100cm với kiện hàng đi liên miền, không quá 50cm với kiện hàng đi nội miền và nội tỉnh.
    • Khối lượng quy đổi (kg) = Chiều dài (cm) x Chiều rộng (cm) x Chiều cao (cm)/6000
    • Cho vào phong bì nếu sản phẩm nhỏ hơn 6cmx3cmx8cm

• Đối với đơn BBS:

• • Khối lượng tối đa của 1 đơn hàng là 300kg, số kiện tối đa/đơn hàng là 20 kiện (mỗi kiện không vượt quá 100kg).
  • Chiều dài tối đa 300cm, chiều rộng và cao tối đa 200cm. Trong trường hợp đơn hàng vượt quá cân nặng và kích thước này, vui lòng liên hệ CSKH để được hỗ trợ thêm.
  • Khối lượng quy đổi (kg) = Chiều dài (cm) x Chiều rộng (cm) x Chiều cao (cm)/5000

2.3. Quy cách đóng gói 

Để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, giảm tỷ lệ trả hàng và tối ưu chi phí cho các shop, GHTK quy định về quy cách đóng gói hàng hóa riêng. Đây cũng là căn cứ quan trọng để quy chiếu trách nhiệm khi có khiếu nại phát sinh.

• Yêu cầu cách đóng hàng GHTK cơ bản:

  • Hàng hóa đóng gói cần chịu được các tác động lực khi vận chuyển (bị đè lên, bốc vác, bê xếp…) và các tác động tự nhiên trong điều kiện môi trường bình thường (nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm).
  • Khi đóng gói cần sử dụng vật nhồi chèn như giấy báo vò nhàu, hạt xốp hoặc giấy bọt khí để chèn kín các khoảng trống, tránh sự chuyển động của hàng hóa bên trong hộp khi vận chuyển.
  • Gói kín bằng băng keo, đảm bảo không rơi sản phẩm ra khỏi bao bì trong quá trình vận chuyển.
  • Không dùng dây thừng, dây vải để đóng gói.
  • Với các mặt hàng dễ bị bẩn, ướt, cần đặt vào túi nilon dán kín bằng băng dính trước khi đóng gói.
  • Hóa đơn hay tài liệu hướng dẫn sử dụng cần để trong thùng hàng trước khi đóng gói, không dán bên ngoài thùng.

• Đối với các loại hàng hóa đặc biệt:

  • Hàng hóa nhỏ, dạng hạt: Gom các bộ phận nhỏ hoặc các sản phẩm dạng hạt có thể bị đổ vào trong túi vải hoặc túi dệt plastic niêm phong chắc chắn, sau đó cho vào hộp cứng. 
  • Hàng hóa có hình dạng đặc biệt hoặc khác thường: Cách đóng hàng GHTK yêu cầu tối thiểu phải bao gói chống sốc và dán băng keo cho tất cả các cạnh sắc nhọn hoặc phần lồi ra, đảm bảo không gãy/hỏng khi chịu tác động.
  • Hàng dễ vỡ, dễ móp méo, dễ nóng chảy: Phải được đóng gói đặc biệt để đáp ứng các điều kiện vận chuyển và dán cảnh báo đặc biệt (như "Hàng dễ vỡ", "Không chồng chất") rõ ràng ở bên ngoài thùng hàng.

• Thông tin trên bao bì:

  • Cách đóng hàng GHTK yêu cầu bao bì tất cả các bưu kiện cần có Mã vận đơn của đơn hàng.
  • GHTK khuyến khích điền thêm các thông tin chi tiết của người nhận, bao gồm: Tên người nhận, số điện thoại và địa chỉ người nhận.
  • Ghi chú hàng dễ vỡ hoặc không vận chuyển được bằng đường hàng không (nếu có ít nhất 01 sản phẩm trong bưu kiện thuộc sản phẩm không thể vận chuyển bằng đường hàng không).

3. Mẹo đóng hàng GHTK tối ưu chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển thường được tính dựa trên cân nặng thực tế hoặc cân nặng quy đổi của kiện hàng (tùy theo giá trị nào lớn hơn) và kích thước cũng đóng vai trò quan trọng. Do đó, việc đóng gói thông minh không chỉ bảo vệ sản phẩm mà còn giúp các chủ shop tiết kiệm đáng kể chi phí. Dưới đây là những mẹo vàng để tối ưu hóa chi phí vận chuyển với GHTK:

• Sử dụng bao bì nhẹ và vừa vặn: Chọn hộp/túi có trọng lượng nhẹ, kích thước vừa khít với sản phẩm. Cách đóng hàng GHTK với bao bì quá lớn sẽ tăng khối lượng quy đổi và chi phí chèn lót không cần thiết.
• Tối ưu kích thước tổng thể: Cố gắng đóng gói sao cho Chiều dài x Chiều rộng x Chiều cao của kiện hàng là nhỏ gọn nhất có thể để giảm khối lượng quy đổi.
• Gấp gọn và sắp xếp thông minh: Đối với hàng hóa mềm (quần áo, vải), hãy gấp gọn và ép sát. Khi gửi nhiều sản phẩm, sắp xếp khoa học, lấp đầy khoảng trống hợp lý bằng vật liệu chèn vừa đủ, tránh lãng phí không gian.

4. Giải đáp một số thắc mắc về quy định đóng hàng của GHTK

Sau khi tìm hiểu chi tiết cách đóng hàng GHTK theo đúng quy định, chắc hẳn các chủ shop vẫn còn nhiều băn khoăn về các chính sách liên quan. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp nhất, giúp các chủ shop có cái nhìn rõ ràng hơn về trách nhiệm và các lưu ý quan trọng trong quá trình đóng gói và gửi hàng.

4.1. GHTK có hỗ trợ đóng hàng không?

Về cơ bản, các shop và người gửi cần chủ động đảm bảo hàng hóa đã được đóng gói cẩn thận và đúng quy cách trước khi bàn giao cho shipper. Tuy nhiên, GHTK có cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng (DVGT), hỗ trợ gia cố hàng hóa nếu hàng hóa của bạn chưa được đóng gói đảm bảo theo tiêu chuẩn vận chuyển. GHTK có thể gia cố lại để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển với phí gia cố bằng 10% phí giao hàng (tối thiểu 10.000đ/đơn). 

4.2. GHTK có chính sách đền bù nếu hàng bị hư hỏng do đóng gói sai không?

GHTK sẽ không đền bù nếu hàng hóa bị hư hại hoặc mất mát phát sinh từ lỗi của shop (người gửi) hoặc người nhận. Các trường hợp được xem là lỗi của shop/người nhận và thuộc diện miễn trừ trách nhiệm bồi thường của GHTK bao gồm:

• Đóng gói không đúng quy cách theo hướng dẫn cách đóng hàng GHTK, dẫn đến sản phẩm không được bảo vệ đầy đủ trước các tác động trong quá trình vận chuyển.
• Dán sai mã đơn hàng, gây nhầm lẫn hoặc thất lạc.
• Các lỗi khác phát sinh từ quá trình chuẩn bị hàng hóa hoặc thông tin cung cấp không chính xác.

Để hiểu rõ hơn về các điều khoản này và tránh những rủi ro không đáng có, các chủ shop nên tham khảo chi tiết quy định miễn trừ trách nhiệm bồi thường của GHTK tại đây.

4.3. Các lỗi đóng hàng thường gặp khiến GHTK từ chối nhận hoặc hàng bị hư hại

Để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và hàng hóa đến tay khách hàng an toàn, các chủ shop cần lưu ý tránh những lỗi đóng gói phổ biến sau đây. Cách đóng hàng GHTK sai có thể khiến đơn vị vận chuyển từ chối nhận hàng và tiềm ẩn nguy cơ hư hại sản phẩm trong quá trình vận chuyển:

• Chọn hộp đựng quá lớn hoặc quá nhỏ: Nếu hộp quá lớn sẽ gây ra nhiều khoảng trống bên trong, khiến sản phẩm dễ bị xê dịch, va đập mạnh khi vận chuyển dù có chèn lót. Trong khi hộp quá nhỏ/chật lại khiến sản phẩm bị ép chặt, dễ biến dạng, móp méo hoặc hư hỏng nếu không có đủ không gian đệm và chống sốc.
• Không bọc thêm thùng carton bên ngoài hộp sản phẩm: Nhiều sản phẩm đã có hộp của nhà sản xuất (NSX) nhưng hộp này thường chỉ thiết kế để bảo vệ sản phẩm trong điều kiện trưng bày hoặc vận chuyển nội bộ. Việc không bọc thêm lớp thùng carton bảo vệ bên ngoài khiến sản phẩm dễ bị hư hại trực tiếp.
• Sử dụng thùng carton 1 lớp sóng hoặc ít lớp sóng: Thùng carton 1 lớp sóng hoặc có cấu trúc mỏng manh không đủ khả năng chống chịu lực nén, va đập từ bên ngoài. Vì vậy, luôn ưu tiên thùng carton từ 3 lớp sóng trở lên tùy vào trọng lượng và độ dễ vỡ của hàng.
• Dán băng keo quá nhiều hoặc dán không đúng cách: Việc dán băng keo quá nhiều không chỉ gây khó khăn cho khách hàng khi mở gói hàng, làm mất thẩm mỹ của bưu kiện. Ngược lại, việc dán băng keo không đủ hoặc không đúng các điểm nối, mép hộp lại khiến gói hàng dễ bị bung, rách. Cần dán băng keo đủ chắc chắn tại các đường nối, mép và các cạnh của hộp.

Qua những hướng dẫn chi tiết về quy định và cách đóng hàng GHTK, hy vọng các chủ shop online đã nắm vững quy trình đóng gói chuẩn - nhanh gọn - an toàn. Từ đó, bảo vệ sản phẩm tuyệt đối và giảm thiểu rủi ro hư hỏng, từ chối nhận hàng và tiết kiệm đáng kể chi phí vận chuyển.