Quy trình vận hành kho hàng: 6 giúp chủ shop tối ưu tốc độ xử lý đơn và chống thất thoát

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn 6 bước sắp xếp và vận hành kho cực kỳ đơn giản, có thể áp dụng ngay cho shop của mình để đẩy nhanh tốc độ gửi hàng.

1. 6 bước vận hành kho hàng thực tế cho các shop

Để hàng hóa luôn gọn gàng và đơn hàng được gói nhanh chóng từ lúc xe tải chở hàng về đến lúc giao cho bưu tá, shop cần làm đúng 6 bước sau:

• Bước 1: Nhận hàng và kiểm tra kỹ: Khi nhà cung cấp giao hàng đến, bạn cần đếm kỹ số lượng xem có khớp với hóa đơn không. Đừng quên kiểm tra xem thùng hàng có bị móp méo hay rách ướt không để báo lại ngay, tránh nhận hàng hỏng vào kho.
• Bước 2: Phân loại và xếp lên kệ: Hàng nhập về cần được phân loại và cất lên đúng vị trí quy định. Hãy xếp những món hàng bán chạy nhất ở kệ ngang tầm mắt, gần ngay bàn đóng gói để lúc lấy hàng nhanh hơn, không phải đi xa.
• Bước 3: Lấy hàng theo đơn khách đặt: Khi có đơn mới, nhân viên đi đến đúng vị trí kệ để nhặt đúng món hàng, đúng màu, đúng size và đủ số lượng.
• Bước 4: Kiểm tra chéo và đóng gói: Hàng nhặt xong được mang ra đóng gói. Hãy kiểm tra lại một lần nữa (tốt nhất là dùng máy quét mã vạch) để chắc chắn không nhầm đơn của khách. Sau đó, bọc chống sốc cẩn thận, đóng thùng carton và dán mã vận đơn.
• Bước 5: Giao hàng cho shipper: Gom các kiện hàng đã đóng xong gọn gàng vào một góc. Khi shipper đến lấy, chỉ cần bàn giao, quét mã xác nhận để tránh tình trạng thất lạc.
• Bước 6: Xử lý hàng hoàn: Nếu có đơn hàng khách không nhận trả về, bạn cần mở ra kiểm tra lại. Nếu sản phẩm còn nguyên vẹn, hãy cất lại lên kệ để bán tiếp; nếu bị bẩn hoặc hỏng thì để riêng ra một góc xử lý sau, tuyệt đối không trộn chung với hàng mới.

2. Cách đánh giá kho của shop có đang hoạt động tốt hay không

Để biết kho bãi của mình có đang làm việc hiệu quả không, chủ shop cứ nhìn vào 3 yếu tố thực tế này:

• Thời gian đóng xong 1 đơn: Từ lúc khách đặt đến lúc gói xong tốn bao lâu? Nếu quá lâu, chứng tỏ đồ đạc đang vứt lộn xộn khiến nhân viên mất thời gian đi tìm.
• Tỷ lệ đóng nhầm hàng: Một ngày có bao nhiêu khách phàn nàn vì giao nhầm size, sai màu? Số này phải ép xuống mức thấp nhất để đỡ tốn tiền đền bù và cước chuyển hoàn.
• Độ gọn gàng của không gian: Kho nhìn có thông thoáng không? Hay hàng hóa vứt lăn lóc dưới sàn nhà chắn hết lối đi trong khi các kệ bên trên thì lại trống trơn?

3. Mẹo nhỏ giúp shop quản lý kho nhàn hơn, ít sai sót hơn

3.1. Thiết kế lối đi lấy hàng một vòng khép kín

Thay vì để nhân viên chạy loạn xạ từ đầu kho đến cuối kho rồi vòng lại, hãy kê các dãy kệ theo hình chữ U hoặc đường zigzag. Đánh số thứ tự các kệ từ 1 đến hết. 

Khi đi nhặt hàng, nhân viên chỉ cần đẩy xe đi một vòng duy nhất theo đúng thứ tự là lấy đủ đồ cho tất cả các đơn, không phải quay đầu, không đụng mặt nhau gây tắc nghẽn ở các lối đi hẹp.

3.2. Đào tạo nhân viên làm việc có hệ thống

Đừng chỉ đưa một danh sách rồi để nhân viên tự tìm cách nhặt hàng. Bạn cần hướng dẫn và kiểm tra sát sao 3 kỹ năng cốt lõi:

• Tuân thủ quy trình: Bắt buộc làm đúng thứ tự từng bước (ví dụ: quét mã kiểm tra xong mới được dán băng keo đóng hộp). Tuyệt đối không cho phép làm tắt hay làm theo cảm tính để tránh nhầm lẫn.
• Dùng thành thạo công cụ: Hướng dẫn cách dùng máy quét mã vạch và phần mềm trên điện thoại. Nhân viên phải biết thao tác chuẩn để số lượng hàng trên hệ thống tự động trừ đi ngay khi xuất kho.
• Kỹ năng xử lý hàng thực tế: Dạy cách bọc chống sốc đúng chuẩn cho hàng dễ vỡ, cách sắp xếp thùng hàng nặng để không làm móp méo sản phẩm bên trong và thói quen giữ bàn đóng gói luôn sạch sẽ.

3.3. Ứng dụng công nghệ hỗ trợ trong quy trình vận hành kho hàng

Ghi chép bằng sổ sách hay phụ thuộc vào trí nhớ là nguyên nhân chính dẫn đến sai sót. Việc áp dụng công nghệ giúp bạn chủ động kiểm soát kho hàng chính xác:

• Sử dụng phần mềm quản lý kho (WMS): Thay vì tự tính toán thủ công, phần mềm sẽ tự động lưu lại lịch sử nhập - xuất, gợi ý vị trí cất hàng dễ tìm nhất. Đặc biệt, hệ thống sẽ phát cảnh báo ngay khi một mã hàng nào đó sắp hết để bạn kịp thời gọi mối buôn nhập thêm.
• Dùng máy quét mã vạch: Mọi sản phẩm trong kho đều phải được dán tem mã vạch. Khi nhân viên nhặt hàng hay đóng gói, chỉ cần quét là máy sẽ xác nhận đúng hàng, đúng màu, đúng size. Khâu kiểm tra chéo bằng máy này triệt tiêu hoàn toàn rủi ro đóng nhầm đồ giao cho khách.
• Đồng bộ dữ liệu bán hàng đa kênh: Phần mềm kho cần kết nối thẳng với các kênh bán hàng (online, offline) và đơn vị vận chuyển. Khi có khách chốt đơn, số lượng trên kệ sẽ tự động trừ đi. 

4. Vận hành kho thông minh hơn cùng giải pháp công nghệ GHTK

Giải pháp kho thông minh của GHTK (Fulfillment) giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành qua hệ thống WMS tự động, camera AI,... Giải pháp này mang lại khả năng quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực, soạn đơn thần tốc, giảm sai sót và chi phí, cùng quy mô mạng lưới hơn 300.000m² toàn quốc. 

Các đặc điểm nổi bật của giải pháp kho thông minh GHTK:

1 - Hệ thống quản lý kho WMS thông minh: Tự động phân chia khu vực lưu kho, quản lý vòng đời hàng hóa, cập nhật ngay lập tức các biến động (nhập, xuất, chuyển kho) trên hệ thống, giúp chủ shop nắm bắt chính xác số lượng tồn.

2 - Công nghệ chia chọn tự động: Sử dụng băng chuyền và camera AI giúp kiểm soát thể tích, phân loại hàng hóa chính xác, tăng tốc độ xử lý đơn hàng.

3 - Công nghệ AI & Big Data trong điều phối

• Dự báo nhu cầu: Phân tích dữ liệu đơn hàng lịch sử để gợi ý nhà bán hàng lượng tồn kho cần thiết, tránh đọng vốn hoặc cháy hàng vào mùa cao điểm.
• Camera AI giám sát 24/7: Đảm bảo tính minh bạch, an toàn cho hàng hóa và giúp truy xuất nguồn gốc nhanh chóng nếu có khiếu nại về đóng gói.

4 - Tối ưu hóa chi phí và quy mô: Doanh nghiệp không cần đầu tư cơ sở hạ tầng, giảm chi phí vận hành, nhân sự và tối ưu hóa quy trình.

5 - Hỗ trợ đa kênh (Omnichannel): Giải pháp Fulfillment kết nối bán hàng trên nhiều nền tảng, đảm bảo đồng bộ, nhất quán, phù hợp với các mô hình thương mại điện tử.

6 - Số hóa toàn diện qua App GHTK: Mọi thao tác quản lý kho và vận hành đều nằm gọn trong lòng bàn tay:

• Đối soát COD linh hoạt: Dòng tiền được quay vòng nhanh, giúp nhà bán hàng chủ động nguồn vốn để nhập hàng mới.
• Chat trực tiếp với vận hành: Xử lý các vấn đề phát sinh tại kho hoặc trong quá trình giao hàng ngay lập tức trên ứng dụng.

Một quy trình vận hành kho hàng bài bản chính là chìa khóa để shop đóng đơn nhanh, giao đúng hàng và tiết kiệm tối đa chi phí. Khi mọi khâu từ lúc nhận hàng đến lúc xuất kho được sắp xếp khoa học và có sự hỗ trợ của phần mềm, máy quét mã vạch, bạn sẽ không còn phải đau đầu vì tình trạng tìm mãi không thấy hàng hay giao nhầm size cho khách. Nhờ đó, shop có thể tự tin đẩy mạnh doanh số mà không lo kho bãi bị quá tải.

Liên hệ Hotline GHTK và Đăng ký tư vấn TẠI ĐÂY để được tư vấn giải pháp lưu kho và xử lý đơn hàng chuyên nghiệp.