Ship 2 chiều là gì? Các hình thức phổ biến và quy trình chuẩn tại GHTK

Mỗi yêu cầu đổi trả không chỉ đồng nghĩa với việc phát sinh chi phí logistics 2 lần kéo theo rủi ro hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Để giải quyết bài toán này, dịch vụ ship 2 chiều đã ra đời như một giải pháp logistics toàn diện. Vậy bản chất của quy trình này là gì? Các hình thức phổ biến và quy trình vận hành chuẩn tại GHTK được tối ưu ra sao? Cùng GHTK tìm trong bài viết dưới đây.

1. Ship 2 chiều là gì?

Dịch vụ ship 2 chiều là giải pháp logistics tích hợp, cho phép các chủ shop hoặc doanh nghiệp thực hiện đồng thời việc giao hàng đi và nhận hàng về chỉ trong một lần tạo đơn. Cụ thể, thay vì phải tạo hai đơn hàng riêng biệt (một đơn giao cho khách và một đơn khác để lấy hàng trả về), dịch vụ này gộp cả hai chiều vận chuyển vào một quy trình duy nhất. 

So với ship 1 chiều, hình thức ship 2 chiều mang nhiều điểm khác biệt về bản chất, cụ thể:

• Ship 1 chiều: Chỉ vận chuyển hàng hóa theo một hướng cố định (từ người gửi đến người nhận).
• Ship 2 chiều: Tích hợp cả quá trình giao và nhận/thu hồi trong cùng một dịch vụ, thường trong cùng một chuyến đi của shipper.

2. Các hình thức ship 2 chiều phổ biến

Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh và nhu cầu cụ thể của khách hàng, dịch vụ ship 2 chiều được triển khai dưới nhiều hình thức đa dạng, bao gồm:

2.1. Ship 2 chiều đổi trả hàng

Hình thức này được áp dụng khi khách cần đổi sang sản phẩm khác (đổi size, đổi màu, đổi mẫu) hoặc gửi trả hàng lỗi. Shipper sẽ mang sản phẩm mới đến giao và đồng thời thu lại sản phẩm cũ, hoàn tất cả hai chiều trong cùng một chuyến.

Ví dụ:

Khách đặt một đôi giày size 38 nhưng mang hơi chật, khách yêu cầu đổi sang size 39. Shipper mang đôi size 39 đến giao và thu về đôi 38 trong cùng một lần di chuyển, giúp shop tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian xử lý.

2.2. Ship chọn hàng / nhận một phần

Đây là hình thức shipper giao nhiều lựa chọn sản phẩm để khách xem trực tiếp, sau đó khách chỉ giữ lại món hàng ưng ý. Phần còn lại được shipper hoàn về shop. Hình thức này phù hợp với các ngành hàng cần “nhìn tận mắt” như thời trang, phụ kiện hoặc mỹ phẩm.

Ví dụ:

Shop gửi cho khách 3 mẫu váy với màu sắc khác nhau. Sau khi thử, khách chọn 1 mẫu để nhận. Hai mẫu còn lại shipper mang về kho, đảm bảo trải nghiệm mua hàng và hạn chế rủi ro hoàn toàn đơn.

2.3. Ship 2 chiều thu hồi chứng từ

Shipper có nhiệm vụ thu lại những giấy tờ liên quan như hóa đơn, hợp đồng, phiếu bảo hành… để hoàn về cho shop hoặc doanh nghiệp. Hình thức này đặc biệt hữu ích với các đơn hàng liên quan đến giấy tờ pháp lý hoặc cần xác nhận giao nhận, giúp đảm bảo quy trình giấy tờ được khép kín, an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.

Ví dụ:

Một doanh nghiệp giao hợp đồng cho khách ký. Shipper mang hợp đồng đến cho khách, chờ ký và thu bản đã ký về lại công ty. 

3. Phí ship 2 chiều của GHTK cập nhật mới nhất

Mức phí ship 2 chiều của GHTK được tính dựa trên hình thức giao hàng và khu vực vận chuyển. Dưới đây là bảng phí chi tiết cho dịch vụ ship 2 chiều tại GHTK:

Khi tính phí vận chuyển, các đơn vị giao hàng thường dựa trên nhiều yếu tố khác nhau để đảm bảo mức giá hợp lý và phản ánh đúng chi phí thực tế, bao gồm:

1- Khoảng cách vận chuyển: Mức phí áp dụng cho các đơn liên tỉnh sẽ cao hơn so với các đơn nội tỉnh. 

2- Khối lượng và kích thước hàng hóa: Hàng hóa càng nặng hoặc cồng kềnh thì chi phí càng cao. 

Các đơn hàng lớn, cồng kềnh (Đơn BBS) sẽ chịu mức phí cao nhất. Phí có thể được tính dựa trên trọng lượng thực tế hoặc khối lượng quy đổi theo công thức: Khối lượng quy đổi (kg) = (Dài x Rộng x Cao) / 5000 (Đơn vị đo: cm)

4. Quy trình ship 2 chiều cơ bản của GHTK 

Để thực hiện một đơn hàng ship 2 chiều GHTK, nhà bán có thể tham khảo quy trình 5 bước cơ bản dưới đây:

Bước 1: Tạo đơn hàng

Đây là bước khởi đầu quan trọng nhất, nơi shop đăng ký dịch vụ ship 2 chiều trên hệ thống GHTK.

• Truy cập vào App GHTK hoặc qua website ghtk.vn.
• Chọn dịch vụ vận chuyển phù hợp với nhu cầu: Khi tạo đơn, click vào mục “Giao hàng” và chọn yêu cầu phù hợp “GH1P - Chọn sản phẩm”, “GH1P - Đổi trả hàng”, hoặc “GH1P - Thu hồi hóa đơn, chứng từ”.
• Nhập đầy đủ và chính xác thông tin người nhận, địa chỉ, số tiền thu hộ (COD), và các ghi chú cần thiết. Sau đó, xác nhận để tạo đơn hàng.

Bước 2: Lấy hàng 

Sau khi đơn hàng được tạo thành công trên hệ thống, shipper GHTK sẽ đến địa chỉ của shop để lấy hàng tận nơi, hoặc shop có thể chủ động mang hàng ra gửi tại bưu cục GHTK gần nhất.

Lưu ý: Hàng hóa cần được đóng gói cẩn thận theo quy định của GHTK, đặc biệt là các mặt hàng dễ vỡ, hàng giá trị cao.

Bước 3: Giao hàng 

Shipper GHTK vận chuyển hàng đến địa chỉ của khách và sẽ hỗ trợ đồng kiểm (cho khách xem, thử, hoặc chọn hàng) nếu shop có đăng ký dịch vụ này. 

• Nếu khách nhận hàng: Khách thanh toán tiền COD (nếu có) và shipper ghi nhận đơn hàng Giao thành công.
• Nếu khách từ chối/đổi trả/nhận 1 phần: Shipper sẽ thu hồi lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa và mang về kho GHTK.

Bước 4: Trả hàng (nếu có)

Ngay sau khi khách quyết định chỉ nhận một phần sản phẩm (đối với dịch vụ GH1P – Chọn 1 sản phẩm), shipper sẽ liên hệ với shop để thông báo chính xác số lượng khách đã nhận.

Đồng thời, shop sẽ xác nhận lại và điều chỉnh số tiền thu hộ (COD) cho phù hợp. Hàng hoàn (do khách từ chối, hàng đổi trả,...) sẽ được GHTK lưu kho trong khoảng 3-5 ngày.

Bước 5: Trả lại sản phẩm không nhận, thu hồi chứng từ (nếu có)

Các sản phẩm không được khách nhận, hàng cần đổi trả hoặc hóa đơn/chứng từ cần thu hồi sẽ được shipper mang trả về shop. Phí trả hàng được áp dụng theo chính sách giao hàng một phần của GHTK.

Bước 6: Cập nhật trạng thái đơn hàng

Tình trạng đơn hàng được hệ thống GHTK cập nhật liên tục và tự động trên ứng dụng và website. Chủ shop có thể theo dõi chi tiết quá trình giao – nhận, bao gồm cả việc hàng đã được giao thành công một phần hay hàng hoàn đang trên đường trả về.

Bước 7: Đối soát COD 

Đây là bước cuối cùng, GHTK sẽ thanh toán lại số tiền thu hộ (COD) đã thu từ khách hàng (nếu có).

• Đối soát nhanh (rút COD nhanh): Đối soát toàn bộ số dư chốt cho shop tại thời điểm shop thao tác nếu tài khoản có liên kết với ví GHTK Pay.
• Đối soát thường: Shop đối soát tự động theo lịch thứ 2 – 4 – 6 hàng tuần hoặc ngày 15 – 30 hàng tháng

GHTK sẽ chuyển khoản số tiền thu hộ vào tài khoản nhà bán/ doanh nghiệp trong vòng 24 giờ sau khi gửi thông tin đối soát.

5. Các ngành hàng ứng dụng phổ biến của dịch vụ ship 2 chiều 

Dịch vụ ship 2 chiều đã trở thành một giải pháp vận hành cốt lõi, giải quyết nhiều bài toán phức tạp cho các ngành hàng đặc thù. 

5.1 FMCG - Hàng tiêu dùng nhanh

Ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) có đặc thù là vòng đời sản phẩm ngắn, hệ thống phân phối đa kênh phức tạp, tốc độ xử lý hàng tồn kho là yếu tố sống còn. Dịch vụ ship 2 chiều cung cấp một giải pháp vận hành cực kỳ linh hoạt, giúp các doanh nghiệp:

• Thu hồi hàng lỗi, hủy hoặc cận date về kho trung tâm để xử lý nhanh, tránh nằm kho lâu gây hỏng.
• Tái phân phối hàng còn sử dụng được sang điểm bán khác đang cần, giảm hao hụt và tận dụng triệt để hàng hóa.
• Đổi lô hàng theo quy chuẩn từng chuỗi bán lẻ hoặc theo yêu cầu đối tác phân phối.

5.2. Ngành thời trang – phụ kiện

Ngành thời trang và phụ kiện thường có tỷ lệ đổi trả cao do các vấn đề về size, màu sắc, hay sản phẩm không giống như kỳ vọng của khách hàng khi xem trực tuyến. Lúc này, ship 2 chiều trở thành một giải pháp "cứu cánh", cho phép các shop:

• Hỗ trợ khách hàng đổi size, đổi mẫu hoặc trả lại phần không sử dụng (hàng mua theo set) ngay lập tức.
• Luân chuyển hàng tồn kho giữa các cửa hàng hoặc đại lý trong hệ thống.

5.3. Thiết bị điện tử, gia dụng

Với các sản phẩm có giá trị cao như thiết bị điện tử, đồ gia dụng, quy trình sau bán hàng và bảo hành là yếu tố quyết định uy tín của thương hiệu. Khách hàng không chỉ muốn mua sản phẩm tốt mà còn cần một quy trình xử lý lỗi nhanh chóng và minh bạch. Dịch vụ ship 2 chiều đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng ngược này, cụ thể là:

• Nhận hàng lỗi từ khách hàng và ngay lập tức đưa về trung tâm bảo hành hoặc kho kiểm định một cách nhanh chóng.
• Thực hiện đổi trả sản phẩm mới (đổi 1-1) nếu cần, đồng thời thu hồi hàng lỗi để xử lý kỹ thuật hoặc tái phân phối.
• Thu hồi vật tư dư thừa, cận date hoặc lỗi từ các điểm lẻ, chi nhánh về kho chính để tái sử dụng hoặc xử lý, giúp giảm tồn kho và hạn chế chi phí mua mới.

5.4. Chứng từ, tài liệu quan trọng

Không chỉ giới hạn trong việc vận chuyển hàng hóa, ship 2 chiều còn là giải pháp cực kỳ hữu ích cho các nghiệp vụ văn phòng, pháp lý và tài chính. Việc trao đổi hợp đồng, hóa đơn, hay các chứng từ quan trọng cần một quy trình khép kín để đảm bảo giấy tờ không bị thất lạc và được xử lý ngay lập tức.

6. Cách tạo đơn hàng 2 chiều GHTK và giải pháp tối ưu cho mọi shop online 

Tại GHTK, ship 2 chiều được tích hợp ngay trong các dịch vụ vận chuyển để tối ưu hóa quy trình này, bao gồm:

• XFAST nối điểm: Dịch vụ giao hàng nội thành siêu tốc trong 3 giờ (áp dụng tại các khu vực ở Hà Nội và TP. HCM).
• Express: Dịch vụ vận chuyển giao tận nhà - lấy tận nơi với các sản phẩm có khối lượng <20kg, áp dụng trên phạm vi toàn quốc.
• BBS: Dịch vụ vận chuyển dành riêng cho những đơn hàng kích thước >20kg, cồng kềnh, nguyên kiện với khối lượng lên tới 300kg/kiện.

Việc tích hợp này mang đến một giải pháp logistics toàn diện, giúp các shop online giải quyết các điểm nghẽn trong vận hành và tối ưu dòng tiền:

• Đảm bảo hàng hoàn được thu hồi về kho của shop một cách nhanh chóng, thường chỉ trong 24 - 72 giờ
• Tái phân phối hàng hóa một cách linh hoạt giữa các điểm bán hoặc các kho khác nhau, tối ưu hóa hàng tồn kho.
• Kiểm soát minh bạch toàn bộ quá trình giao hàng lẫn quá trình hoàn hàng thông qua app/web GHTK.
• Chủ động trong kế hoạch tài chính, thu hồi nguồn vốn nhờ cơ chế đối soát COD nhanh chóng linh hoạt (tự động theo lịch hoặc đối soát tức thì).
• Giải quyết triệt để các điểm nghẽn trong logistics 2 chiều với quy trình hậu giao hàng được chuẩn hóa từ khâu thu hồi, phân loại hàng hóa đến xử lý hàng hoàn một cách nhanh chóng.
• Cải thiện trải nghiệm của khách hàng cuối, từ đó tăng tỷ lệ chốt đơn và nâng cao uy tín cho shop.

>> Xem chi tiết Bảng giá dịch vụ ship 2 chiều GHTK 

7. Các câu hỏi thường gặp về dịch vụ ship 2 chiều 

7.1. Ship 2 chiều có áp dụng cho tất cả đơn hàng không?

Có. Thông thường, chủ shop hay doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thao tác tick chọn dịch vụ ngay trên ứng dụng GHTK để kích hoạt sử dụng ship 2 chiều cho mọi đơn hàng, đồng thời đảm bảo quy trình đổi trả hoặc thu hồi hàng được kiểm soát liền mạch ngay trên nền tảng quản lý tập trung.

7.2. Làm sao để yêu cầu hoàn hàng?

Để đảm bảo yêu cầu được xử lý nhanh chóng và chính xác, GHTK khuyến khích shop thao tác trực tiếp trên App GHTK. Quy trình gồm 4 bước cơ bản sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng (App) GHTK và đăng nhập vào tài khoản của shop.
• Bước 2: Tìm đến đơn hàng cụ thể mà bạn muốn yêu cầu hoàn và chọn mục “Chats yêu cầu”.
• Bước 3: Chọn tùy chọn “Yêu cầu trả hàng”.

Sau khi shop gửi yêu cầu, hệ thống sẽ ghi nhận và GHTK sẽ tiến hành các bước xử lý để thu hồi đơn hàng đó theo quy trình 2 chiều đã thống nhất.

7.3. Khách có được kiểm hàng trước không?

Có. GHTK hỗ trợ đồng kiếm khi shop tích chọn đồng kiểm trên hệ thống và ghi chú “được đồng kiểm” trên bill. Người nhận không được đồng kiểm nếu đơn hàng không có xác nhận từ nhà bán.

Hướng dẫn cách bật tính năng đồng kiểm trên GHTK:

• Khi tạo đơn trên App/Web GHTK: 

Ở phần “Dịch vụ gia tăng”, chọn mục “Lấy hàng” và chọn “Đồng kiểm khi lấy hàng”

• Khi tạo đơn qua API hoặc phần mềm quản lý liên kết

Shop cần kiểm tra lại phần cấu hình API hoặc cài đặt trên phần mềm của mình để chắc chắn rằng tùy chọn/ghi chú cho phép đồng kiểm được đồng bộ chính xác sang hệ thống của GHTK.

Lưu ý: Việc đồng kiểm không bao gồm mở niêm phong riêng của sản phẩm.

Ship 2 chiều giờ đây không còn là dịch vụ cộng thêm, mà đã trở thành yếu tố chiến lược trong vận hành của các shop online chuyên nghiệp, đặc biệt trong các ngành hàng đặc thfu như thời trang, … Việc xử lý các yêu cầu đổi trả, thu hồi hàng hóa nhanh chóng sẽ giúp shop "ghi điểm" tuyệt đối với khách hàng.

Với nền tảng công nghệ hiện đại, mạng lưới phủ sóng toàn quốc và hệ thống vận hành tự động, GHTK cung cấp giải pháp ship 2 chiều linh hoạt, được tích hợp sẵn trong các dịch vụ cốt lõi. Từ đó, hỗ trợ các chủ shop/ doanh nghiệp có thể giải quyết bài toán logistics phức tạp này. Truy cập ngay Tư vấn doanh nghiệp để nhận tư vấn chi tiết nhất về giải pháp dịch vụ.