Hướng dẫn chi tiết quy trình xác nhận trả hàng GHTK

1. Nắm rõ quy định khi nào cần thực hiện quy trình trả hàng

Trước khi bắt tay vào thao tác, bạn nên phân biệt rõ ràng 3 tình huống có thể xảy ra để áp dụng quy trình xử lý phù hợp.

• Trường hợp 1: Hoàn hàng: Khi khách hàng từ chối nhận hàng ngay tại thời điểm giao hàng, bưu tá sẽ tự động cập nhật trạng thái "Hoàn hàng" trên hệ thống và tiến hành trả đơn hàng về kho hoặc địa chỉ của người bán theo quy định. Toàn bộ quá trình này diễn ra tự động mà không cần Người bán thực hiện bất kỳ thao tác xác nhận nào.
• Trường hợp 2: Trả hàng và không cần đổi sang sản phẩm khác: Cả Người bán và Khách hàng đều có thể chủ động tạo đơn trả hàng mới trên hệ thống GHTK. Đơn trả hàng này được hệ thống xử lý như một đơn hàng thông thường với mã vận đơn riêng biệt.
• Trường hợp 3: Đổi hàng: GHTK còn cung cấp dịch vụ đặc biệt “Giao hàng một phần đổi trả hàng”. Thay vì tạo hai đơn hàng riêng biệt, GHTK sẽ thực hiện cả 2 thao tác trong 1 chuyến: Mang sản phẩm mới đến trao cho khách hàng và nhận lại sản phẩm cũ để trả về người bán. Dịch vụ này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí vận chuyển và tạo trải nghiệm mượt mà hơn cho khách hàng, đặc biệt phù hợp với các sản phẩm thời trang, phụ kiện cần đổi size hoặc màu sắc.

GHTK cung cấp dịch vụ Giao hàng một phần đổi trả dành cho khách hàng muốn đổi sang sản phẩm khác.

2. Hướng dẫn quy trình Trả hàng chi tiết

2.1. Đối với Người mua (Khách hàng) 

Để đảm bảo quá trình trả hàng diễn ra suôn sẻ và tránh những hiểu lầm không đáng có, khách hàng cần thực hiện theo đúng 4 bước sau:

Bước 1: Liên hệ trực tiếp với Shop: Đây là bước ĐẦU TIÊN và QUAN TRỌNG NHẤT. 

• Khách hàng có thể liên hệ với Người bán qua các kênh chính thức như Fanpage, Zalo, Hotline,.. để thông báo rõ ràng lý do cụ thể muốn trả hàng. 
• Khách hàng nên mô tả tình trạng hiện tại của sản phẩm như còn nguyên tem, bao bì hay đã sử dụng để Người bán đánh giá khả năng chấp nhận trả hàng. 
• Hai bên cũng cần thỏa thuận rõ ràng về việc ai sẽ chịu chi phí vận chuyển trả hàng và hình thức hoàn tiền sẽ là chuyển khoản, tiền mặt hay đổi sang sản phẩm khác.

Bước 2: Đóng gói lại sản phẩm: 

• Sau khi được Người bán đồng ý trả hàng, khách hàng cần đóng gói sản phẩm cẩn thận như ban đầu, đảm bảo giữ nguyên bao bì, tem nhãn và các phụ kiện đi kèm nếu có. 
• Khách hàng nên sử dụng thêm vật liệu chống sốc như bọt xốp hoặc báo cũ để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Bước 3: Tạo đơn trả hàng: 

• Người bán và Khách hàng đều có thể chủ động tạo đơn trả hàng trên app hoặc website GHTK, lúc này đơn hàng trả về sẽ được hệ thống xử lý như một đơn hàng mới hoàn toàn với mã vận đơn riêng biệt. 
• Khách hàng điền đầy đủ thông tin địa chỉ người gửi và người nhận, mô tả hàng hóa cùng giá trị ước tính, sau đó lựa chọn dịch vụ vận chuyển phù hợp với nhu cầu.

Bước 4: Giao hàng cho bưu tá GHTK: 

• Khách hàng cần kiểm tra thông tin trên phiếu gửi có chính xác không, sau đó giao gói hàng và yêu cầu bưu tá kiểm tra tình trạng bên ngoài. 
• Khách hàng cần giữ lại biên nhận (nếu có) hoặc chụp ảnh mã vận đơn để theo dõi và lưu lại số điện thoại bưu tá để liên hệ khi cần thiết.

Khách hàng cần kiểm tra thông tin trên phiếu gửi trước khi giao cho bưu tá GHTK.

2.2. Đối với Người bán (Chủ Shop) 

Bước 1: Thỏa thuận với người mua: 

• Sau khi nhận được yêu cầu trả hàng từ khách, Người bán xác minh thông tin đơn hàng gốc trên App GHTK bao gồm mã đơn, thời gian mua và sản phẩm, sau đó đánh giá lý do trả hàng có hợp lệ theo chính sách của Người bán không. 
• Bạn cần thống nhất rõ ràng về các điều kiện như ai chi trả phí vận chuyển, thời hạn trả hàng và hình thức hoàn tiền, hướng dẫn khách hàng cách đóng gói và gửi hàng trả về một cách an toàn.

Bước 2: Tạo đơn trả hàng trên App GHTK: 

• Người bán thực hiện tạo đơn trả hàng trên ứng dụng hoặc website GHTK với quy trình tương tự như tạo một đơn hàng mới. 
• Đối với trường hợp trả hàng thông thường, cần tạo đơn từ địa chỉ khách hàng về cửa hàng
• Còn nếu chọn dịch vụ giao một phần đổi trả thì tạo đơn kết hợp để mang hàng mới đi và lấy hàng cũ về.

Bước 3: Hoàn tất và theo dõi: 

• Hệ thống GHTK sẽ tự động điều phối bưu tá đến địa chỉ khách hàng lấy hàng và Người bán nhận được mã vận đơn để theo dõi hành trình như đơn hàng thông thường. 
• Người bán có thể thông báo cho khách hàng về mã vận đơn và thời gian dự kiến bưu tá đến lấy hàng, cập nhật trạng thái xử lý trả hàng cho khách hàng để duy trì sự tin tưởng.

Người bán có 24 giờ để xác nhận khi đơn hàng được chuyển trạng thái giao hàng không thành công.

3. Theo dõi hành trình đơn hàng trả về 

Sau khi hoàn tất việc tạo đơn trả hàng, việc theo dõi hành trình trở nên vô cùng quan trọng để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.

• Đơn hàng trả về sẽ được hệ thống GHTK cấp một mã vận đơn hoàn toàn riêng biệt, khác với mã vận đơn của đơn hàng gốc ban đầu, để Người bán và Khách hàng biết chính xác tình trạng của kiện hàng trả về trong suốt hành trình.
• Người bán và Người mua đều có thể sử dụng mã vận đơn để theo dõi trạng thái thời gian thực trên App GHTK hoặc truy cập website ghtk.vn. Việc theo dõi được thực hiện tương tự như kiểm tra đơn hàng thông thường, người dùng chỉ cần nhập mã vận đơn vào ô tìm kiếm để xem toàn bộ hành trình di chuyển và các cập nhật trạng thái mới nhất.
• Hệ thống GHTK sẽ cập nhật các trạng thái theo thứ tự thời gian như "Chờ lấy hàng trả", "Đã lấy hàng trả", "Đang trả hàng" và "Đã trả hàng thành công". Việc theo dõi sát sao các trạng thái này giúp cả hai bên chủ động trong việc chuẩn bị tiếp nhận hàng và xử lý các bước tiếp theo như kiểm tra chất lượng sản phẩm và hoàn tiền cho khách hàng.

Theo dõi sát sao các trạng thái để chủ động trong việc tiếp nhận hàng và xử lý đơn hàng.

4. Một số lưu ý quan trọng về chi phí và chính sách 

Để quá trình trả hàng không phát sinh rủi ro, bạn cần nắm vững các chính sách liên quan đến chi phí và thời gian.

• Phí vận chuyển trả hàng: Chi phí này sẽ do Người bán và Người mua tự thỏa thuận ai là người chi trả. GHTK sẽ thu phí theo biểu giá thông thường áp dụng cho tuyến đường tương ứng, như việc gửi một đơn hàng mới. 
• Chính sách Đồng kiểm: Cho phép khách hàng mở kiện và kiểm tra sản phẩm trước khi thanh toán, giúp phát hiện sớm các vấn đề như sai mẫu, lỗi sản xuất hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
• Thời gian xử lý: Tương đương với thời gian giao một đơn hàng mới trên cùng tuyến đường. Nếu tuyến từ người bán đến khách hàng thường mất 2 - 3 ngày thì quá trình trả hàng từ khách hàng về người bán cũng sẽ diễn ra trong khoảng thời gian tương tự.

Thời gian một đơn hàng được trả về tương đương với thời gian giao một đơn hàng mới.

5. Lưu ý khi xác nhận trả hàng GHTK

• Khi nhận hàng trả về, người bán cần kiểm tra kỹ lưỡng số lượng sản phẩm trả về so với hóa đơn ban đầu và đánh giá tình trạng hàng hóa, đảm bảo hàng hóa còn nguyên vẹn, không bị thiếu hoặc hư hỏng.
• Người bán và người mua đều nên lưu lại biên bản hoặc hình ảnh nếu hàng hóa bị hư hỏng. Biên bản ký nhận từ GHTK cũng cần được lưu giữ cẩn thận để làm cơ sở đối chiếu khi khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường, đảm bảo tính minh bạch và tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.
• Người bán cần theo dõi thời gian xử lý trả hàng trên hệ thống để đảm bảo đúng lịch trình đã cam kết với khách hàng, chủ động liên hệ GHTK nếu quá trình xử lý chậm hơn dự kiến để tránh ảnh hưởng đến khách. 

Người bán cần theo dõi thời gian xử lý trả hàng trên hệ thống để đảm bảo đúng lịch trình.

Việc xác nhận trả hàng GHTK đúng quy trình không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người bán mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nắm vững các bước từ phân biệt hoàn hàng và trả hàng đến thao tác trên hệ thống sẽ giúp bạn xử lý nhanh chóng và chính xác mọi tình huống.

Liên hệ ngay GHTK để được hỗ trợ chi tiết về quy trình trả hàng và các dịch vụ logistics chuyên nghiệp.