Lưu kho là gì? Quy trình chuẩn và lợi ích cho doanh nghiệp

1. Lưu kho là gì?

Lưu kho là quá trình bảo quản và lưu trữ hàng hóa trong kho bãi chuyên dụng trong một khoảng thời gian nhất định, phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh. 

Vai trò của việc lưu kho đối với doanh nghiệp là:

• Hệ thống kho bãi chuyên nghiệp giúp đảm bảo hàng hóa được bảo quản an toàn, hạn chế rủi ro do thời tiết, thất lạc hoặc vận chuyển không đúng quy chuẩn.
• Lưu trữ hàng hóa có tổ chức, quản lý hàng dễ dàng và tránh sai sót nhờ ứng dụng công nghệ như phần mềm quản lý, máy phân loại, băng tải…
• Đáp ứng nhanh chóng, kịp thời nhu cầu hàng hóa của khách hàng nhờ lưu kho linh động, giúp quá trình xử lý, đóng gói và giao hàng diễn ra hiệu quả hơn.

Hiện nay, các doanh nghiệp logistics đang ứng dụng các công nghệ tự động hóa và hệ thống kết nối thông minh vào quá trình lưu kho (từ khâu nhận hàng, lưu trữ, quản lý tồn kho cho đến xử lý và xuất đơn hàng) - gọi là lưu kho thông minh. Đây không còn là một nhà kho truyền thống vận hành dựa trên sức người và giấy tờ thủ công. Thay vào đó, nó là một hệ sinh thái công nghệ, nơi các thiết bị và phần mềm hoạt động liền mạch với nhau. 

Các thành phần cốt lõi của một nhà kho thông minh bao gồm:

• Hệ thống quản lý kho (WMS - Warehouse Management System): Được xem là "bộ não" trung tâm, quản lý mọi dữ liệu và điều phối tất cả hoạt động.
• Trí tuệ nhân tạo (AI) và Dữ liệu lớn (Big Data): Dùng để phân tích, dự báo nhu cầu, tối ưu hóa vị trí lưu trữ hàng hóa và lên kế hoạch cho các tuyến đường di chuyển trong kho.
• Internet vạn vật (IoT - Internet of Things): Các cảm biến, máy quét, camera được kết nối với nhau để theo dõi hàng hóa, thiết bị và nhân viên theo thời gian thực.
• Robot và Tự động hóa: Bao gồm robot tự hành (AGV), cánh tay robot, hệ thống băng chuyền tự động để thực hiện các công việc như di chuyển, sắp xếp, lấy hàng và đóng gói.

2. Quy trình lưu kho hàng hóa

2.1. Nhập kho

Đây là bước kiểm soát chất lượng đầu vào, đảm bảo chỉ hàng hóa đạt chuẩn được đưa vào hệ thống.

• Kiểm tra và đối chiếu: Mỗi sản phẩm được kiểm tra kỹ lưỡng về mã SKU, số lượng, tình trạng vật lý (móp méo, hư hỏng) và hạn sử dụng so với thông tin từ nhà cung cấp. Việc này giúp ngăn chặn rủi ro ngay từ đầu.
• Số hóa tồn kho: Hàng hóa sau khi đạt chuẩn sẽ được gắn tem định danh (thường là barcode/QR code) và thông tin được cập nhật lên Hệ thống Quản lý Kho (WMS). Từ lúc này, mỗi sản phẩm đã có một "danh tính số" để theo dõi trong toàn bộ quy trình.

2.2. Lưu trữ

Giai đoạn này tập trung vào việc sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để tối ưu không gian và thời gian lấy hàng sau này.

• Sắp xếp thông minh: Hàng hóa được phân loại (theo loại sản phẩm, tần suất bán, kích thước) và đưa vào các vị trí đã được tính toán sẵn trên sơ đồ kho. Ví dụ, hàng bán chạy sẽ được đặt ở khu vực dễ lấy nhất.
• Định vị chính xác: Hệ thống WMS ghi nhận chính xác vị trí của từng SKU (ví dụ: Dãy A, Kệ 03, Tầng 2). Nhân viên hoặc robot chỉ cần quét mã là hệ thống sẽ chỉ dẫn đến đúng nơi, loại bỏ hoàn toàn việc tìm kiếm thủ công.

2.3. Xử lý đơn hàng

Đây là hoạt động quyết định tốc độ và sự chính xác khi đơn hàng đến tay người mua.

• Tiếp nhận tự động: Ngay khi khách hàng đặt mua, đơn hàng từ nền tảng bán hàng (website, sàn TMĐT) sẽ được tự động đẩy về hệ thống WMS mà không cần nhập liệu thủ công.
• Lấy hàng & Đóng gói: Sau khi lấy đủ sản phẩm, hàng sẽ được chuyển đến khu vực đóng gói, kèm theo việc in phiếu giao hàng và tuân thủ các quy chuẩn (chọn đúng kích thước hộp, bọc lót chống sốc,...) để đảm bảo an toàn và chuyên nghiệp.

2.4. Xuất kho – Giao vận

Bước cuối cùng để đảm bảo đơn hàng rời kho một cách chính xác và được theo dõi chặt chẽ trên đường đi.

• Đối soát lần cuối: Trước khi bàn giao, mỗi gói hàng được quét mã lần cuối để hệ thống xác nhận sản phẩm bên trong và thông tin vận chuyển là hoàn toàn trùng khớp với đơn hàng. Đồng thời, số lượng tồn kho trên WMS được tự động trừ đi.
• Bàn giao và theo dõi: Đơn hàng được bàn giao cho bộ phận vận chuyển. Mã vận đơn được kích hoạt, cho phép cả người bán và người mua có thể theo dõi hành trình của gói hàng theo thời gian thực cho đến khi giao thành công.

3. Các loại chi phí lưu kho

1 - Phí nhập hàng vào kho/Đồng kiểm: Đơn vị tính là sản phẩm

• Tính trong trường hợp hàng nhập không phân loại sản phẩm chi tiết và không có số lượng cụ thể trên vỏ thùng
• Trường hợp hàng hóa nhập đã phân loại sản phẩm chi tiết (màu sắc, size) và có số lượng cụ thể mỗi thùng -> miễn phí nhập hàng
• Không bao gồm phí bốc xếp khi hàng không vận chuyển bằng pallet hoặc cần chuyển pallet

2 - Phí lưu kho: Đơn vị tính là m3/tháng, tính trên tổng kích thước thực tế của sản phẩm (tối thiểu 1m3).

3 - Phí hậu cần xử lý hàng hoá: Phụ thuộc vào trọng lượng của từng đơn hàng.

• Phí xử lý đơn hàng (xếp đặt, nhặt hàng, gia cố bubble/PE, in & dán chứng từ, dán label bill đơn hàng)
•  Phí bàn giao hàng hoá cho ĐVVC GHTK
• Đề xuất đối tác cung cấp 5% vỏ thùng/túi đề phòng hư hại tự nhiên (phồng túi, bục túi)

4 - Phí dịch vụ gia tăng: Bao gồm:

• Phí rút hàng: Tính theo sản phẩm
• Phí phân tuyến đơn hàng/bàn giao cho đơn vị vận chuyển khác: Tính theo sản phẩm
• Phí luân chuyển hàng tồn giữa các kho trong cùng 1 đơn vị vận chuyển: Tính theo trọng lượng của đơn hàng, bao gồm Phí vận chuyển và Phí rút hàng.

5 - Phí hộp và nguyên vật liệu: Tính theo kích thước, thể tích của từng loại hộp/nguyên vật liệu. Ví dụ:

• Với thùng carton: Loại 5 lớp sẽ có phí cao hơn loại 3 lớp, thể tích thùng càng to thì phí càng cao.
• Với xốp nổ bọc hàng: Phí sẽ phụ thuộc vào tổng kích thước 3 chiều của sản phẩm, kích thước càng to thì phí càng cao.

4. Lợi ích của việc sử dụng giải pháp quản lý kho hàng cho doanh nghiệp 

Để tối ưu quy trình lưu kho hàng hoá, thay vì phải tự đầu tư kho bãi, nhân lực và hệ thống quản lý phức tạp, doanh nghiệp có thể thuê các đơn vị cung cấp giải pháp quản lý kho hàng toàn diện, nhờ những lợi ích sau:

1 - Tối ưu chi phí vận hành toàn diện

• Loại bỏ gánh nặng đầu tư ban đầu: Thay vì tự đầu tư vào kho bãi, cơ sở hạ tầng, bạn có thể tận dụng ngay mạng lưới kho chuyên nghiệp của các đơn vị logistics như GHTK, được thiết kế tối ưu cho từng ngành hàng (thời trang, mỹ phẩm, điện tử...).
• Chuyển đổi chi phí cố định thành biến đổi: Không cần trả lương cho nhân sự kho hay lo khấu hao thiết bị. Bạn chỉ trả chi phí dựa trên số lượng đơn hàng thực tế, giúp kiểm soát ngân sách hiệu quả.
• Cải thiện dòng tiền ngay lập tức: Dịch vụ thu hộ COD miễn phí giúp bạn xoay vòng vốn nhanh hơn, cho phép bạn tập trung hoàn toàn nguồn lực vào marketing và tăng trưởng kinh doanh.

2 - Bứt phá tốc độ, nâng tầm trải nghiệm khách hàng

• Giao hàng nhanh hơn nhờ vị trí chiến lược: Hàng hóa được lưu trữ ngay tại các trung tâm xử lý, cho phép mọi đơn hàng được đóng gói và bàn giao vận chuyển gần như tức thì, rút ngắn đáng kể thời gian giao hàng.
• Mang đến trải nghiệm mua sắm vượt trội: Dễ dàng kết nối với các dịch vụ giao hàng tốc độ cao, bạn có thể tự tin cam kết tốc độ giao hàng nhanh như các sàn thương mại điện tử hàng đầu mà không cần tự xây dựng hệ thống phức tạp.

3 - Nền tảng cho tăng trưởng và mở rộng không giới hạn

• Chinh phục thị trường toàn quốc không cần đầu tư hạ tầng: Mạng lưới kho bãi rộng khắp cho phép bạn mở rộng kinh doanh ra nhiều tỉnh thành mới ngay lập tức mà không cần bỏ thêm chi phí xây dựng.
• Giải pháp lý tưởng để bứt phá quy mô: Đây là đòn bẩy hoàn hảo cho các thương hiệu đang trong giai đoạn scale-up, phát triển chuỗi cửa hàng hoặc triển khai mô hình nhượng quyền.

GHTK cung cấp dịch vụ lưu kho hiện đại, tối ưu hiệu quả quản lý và chi phí cho doanh nghiệp

Lưu kho là mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, hiệu quả vận hành và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ quy trình, cũng như các yếu tố quyết định hiệu quả và chi phí lưu kho sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quản lý. Sử dụng dịch vụ lưu kho chuyên nghiệp và áp dụng các giải pháp tối ưu quy trình lưu kho sẽ mang lại lợi ích lâu dài, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh và phát triển bền vững.